Vorgesetzter fordert ständig mehr: Arbeitsbelastung geschickt stoppen

Hohe Arbeitsbelastung: Grenzen setzen beim Vorgesetzten ist angesagt

Der Schreibtisch biegt sich bereits unter der hohen Arbeitsbelastung. Die Zwischenablagen sind voll. Als der Vorgesetzte zum wichtigen Mitarbeitergespräch bittet, lässt dies nichts Gutes verheißen. Und die Vorahnung wird bestätigt. Eine Stunde später hat der Vorgesetzte eine weitere dringende Aufgabe an den Mitarbeiter delegiert.

Geht es Ihnen ähnlich? Dann ziehen Sie die Notbremse – und zwar diplomatisch geschickt. Klagen und jammern als Strategie fällt damit definitiv weg. Vielmehr begegnen Sie Ihrem Vorgesetzten als „Partner“ auf Augenhöhe. Erkennen Sie seinen Arbeitsdruck. Beginnen Sie ihn zu entlasten, denn dann entlasten Sie sich selbst, d.h. fordern Sie Prioritäten mit der Knabber-Technik ein.

Hohe Arbeitsbelastung stoppen: Prioritäten setzen mit der Knabber-Technik

Tipp 1: Eigenen Aufgabenbereich begrenzen

Bereiten Sie sich auf das Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten gut vor. Da Ihr Vorgesetzter bisher schlecht Prioritäten setzen konnte, heißt es, dass Sie für sich selbst Ihren Aufgabenbereich definieren sollten. Fokussieren Sie dabei drei Aspekte:

1. Kernaufgaben bestimmen.
   Benennen Sie die drei aktuellen Aufgaben, die Ihrer Meinung den meisten Nutzen bringen.
   
   
2. Ressourcen abfragen.
   Für die erfolgreiche Bearbeitung einzelner Aufgaben benötigen Sie Ressourcen – beispielsweise Training, mehr Verantwortung, Budget, Werkzeuge. Wenden Sie die Frage der Ressourcen als Filter an, um zu erkennen, welche Aufgaben Sie unbedingt wieder abgeben sollten. Fragen Sie sich bei jeder Aufgabe, die auf Ihrem Schreibtisch liegt: Welche Aufgaben erhalten eine so geringe Unterstützung, dass das Risiko eines Misserfolgs besteht? Welche Aufgaben werden von den entscheidenden Personen im Unternehmen sträflich ausgebremst (Ressourcen werden boykottiert und nicht genehmigt)?
   
   
3. Informationen fordern.
   Bitten Sie Ihren Vorgesetzten um weitere Informationen. Seien es Unterlagen, Berichte und/oder Präsentationen, die er selbst für seine Vorgesetzten ausgearbeitet hat. Dadurch können Sie erkennen, welche Prioritäten Ihr Vorgesetzter für sich selbst setzt – und können so leichter Ihre eigenen darauf abstimmen.  
   
   
   
    

Tipp 2: Die erste Knabber-Runde beginnt: Prioritäten setzen

Bitten Sie Ihren Vorgesetzten um ein Gespräch. Gehen Sie kommunikativ geschickt vor. „Wir haben im letzten Meeting ja die Ziele und Vorgaben für unser Team besprochen. Und ich weiß, dass Sie für die Zielerreichung eine Unmenge an Aufgaben zu beachten und bearbeiten haben, deren Bedeutung mir durchaus bewusst ist. Deshalb habe ich mir überlegt, um einen wirklich effektiven Beitrag zur Zielerreichung beisteuern zu können, welche drei Aufgaben für mich in den nächsten zwei Wochen erste Priorität haben sollten. Diese Aufgaben haben meines Erachtens oberste Priorität. Sehen Sie dies auch so?!“

Tipp 3: Die zweite Knabber-Runde legt den Zeitrahmen fest  

Sie haben Ihren Vorgesetzten aufgefordert, Ihre Prioritäten zu bestätigen. Manches Mal klappt es auf Anhieb. Sollte er jedoch die Liste der Aufgaben mit oberster Prioritäten wieder aufstocken wollen – auf beispielsweise fünf, zehn, fünfzehn Aufgaben -, „knabbern“ Sie weiter. Fokussieren Sie den Zeitrahmen. „Gut, ich sehe, dass ich einige Aufgaben falsch eingestuft habe. Und ich insgesamt 20 Aufgaben der obersten Priorität zu bearbeiten habe. Welche davon sollen bis Montag nächster Woche erledigt sein?“ Oder alternativ: „Langfristig geplant, denke ich, sollten diese drei Aufgaben zuerst erledigt werden. Da sich etliche Aufgaben an diese anschließen. Meinen Sie dies nicht auch?“