Chaotischer Schreibtisch? Mit der Zwischenablage schaffen Sie Ordnung

Tagtäglich fallen in Ihrem Büro Dokumente an, die Sie noch weiter bearbeiten müssen. Statt diese nun einfach als Papierstapel auf dem Schreibtisch zu türmen, sollten Sie eine Zwischenablage einrichten: Mit der chaotischen Ablage gelingt dies mühelos.

Richten Sie eine chaotische (Zwischen-)Ablage ein: 5 Schritte

Schritt 1: Machen Sie sich mit dem Prinzip vertraut

Die chaotische (Zwischen-)Ablage erhält deshalb das Attribut chaotisch, weil Sie die Dokumente und Unterlagen nicht thematisch in einem Pultordner oder in einer Wiedervorlagenmappe ablegen, sondern

• chronologisch – also zeitlich der Reihenfolge nach einordnen, wie die Unterlagen bei Ihnen eintreffen. Dafür benötigen Sie eine Einteilung von 1 – 31.
• Alphabetisch – also nach dem Namen des Dokumentes oder dem Namen des Kunden. Dafür benötigen Sie eine Einteilung von A – Z.

Schritt 2: Wählen Sie die den Aufbewahrungsplatz Ihrer Zwischenablage aus

Abhängig von den täglich anfallenden Dokumenten reicht es in der Regel aus, mit einer Wiedervorlagenmappe zu arbeiten. Dennoch fallen auch Unterlagen an, die dicker und umfangreicher sind, als dass diese beispielsweise in einem Pultordner unterzubringen sind. Reservieren Sie für solche Fälle entweder eine oder mehrere Hängemappen oder Stehsammler. Diese erhalten dann zum Wiederfinden eine durchgehende Nummerierung.

Schritt 3: Legen Sie die Kürzel fest

Geben Sie jedem Aufbewahrungsort einen eigene Abkürzung:

• Wiedervorlagemappe – W
• Pultordner – P
• Hängemappe – H
• Stehsammler – S

Schritt 4: Vermerken Sie es auf Ihrer To-do-Liste

Damit Sie Ihre Unterlagen auch schnell in Ihrer chaotischen (Zwischen-)Ablage wiederfinden können, müssen Sie natürlich einen entsprechenden Vermerk in Ihrer Aktivitätenliste, Ihrem Zeitplaner oder Ihrem elektronischen Organizer machen:

• Korrespondenz Schmidt: P1 – Dies bedeutet, die Unterlagen für den Brief an Frau Schmidt befinden sich im Pultordner in Fach 1.
• Messeunterlagen: h2 – Dies bedeutet, die gesamten Messeunterlagen befinden sich in der Hängemappe Nr. 3.

Schritt 5: Unterlagen in die strukturierte Ablage einsortieren

Vergessen Sie nicht, sobald Sie die Bearbeitung erledigt haben, das jeweilige Dokument in Ihr Ablagesystem einzuordnen. Oder falls es gar nicht mehr benötigt wird, dieses zu entsorgen. Denn die chaotische (Zwischen-)Ablage ist wirklich nur eins: Ein temporärer Aufbewahrungsort für Ihre Unterlagen.