GTD: Mit dem Wochenplan behalten Sie den Überblick für sich und Ihre Mitarbeitern

Gibt es Tage, an denen sich plötzlich zu viele Tätigkeiten gefährlich häufen? Stöhnt Ihr Mitarbeiter über die zusätzliche Aufgabe, die Sie ihm delegierten? Lassen Sie solche zeitliche Engpässe gar nicht erst entstehen: Legen Sie einen Wochenplan an – für sich und für Ihre Mitarbeiter.

Ihre persönliche Wochenplanung

Abhängig von Ihrem Zeitmanagementsystem, das Sie nutzen, wird Ihnen die Wochenplanung vielleicht schon vertraut sein. Gerade als Führungskraft, die an größeren Projekten arbeitet, auf vielen Besprechungen, Geschäftsreisen und Kundenbesuchen ist, hilft die Wochenplanung, noch besser als die Tagesplanung, den Überblick über Ihre Zeit zu behalten. Denn in diese Wochenplanung tragen Sie all die Aktivitäten der Woche ein und vermerken die Zeit, die Sie dafür einplanen.

Schnell wird so deutlich, an welchen Tagen es keine freie Kapazität für weitere Aufgaben mehr gibt. Oder wann Sie dagegen über freie Zeit verfügen, um Aufgaben oder Terminanfragen, die neu hinzukommen, mit einzuplanen. Somit ein Planungsinstrument, dass Sie dabei unterstützt, alles zu erledigen, was Sie erledigen möchten und sollen.

Der Wochenplan für Ihre Mitarbeiter

Ein Wochenplan verschafft Ihnen jedoch nicht allein Überblick über Ihre eigenen Aufgaben, ein Wochenplan eignet sich auch bestens, Ihre Aufgaben-Delegation an Ihre Mitarbeiter zu optimieren. Legen Sie sich – am besten als Excel-Tabelle – einen Mitarbeiter-Wochenplan an, in dem Sie

• die Aufgaben eintragen, die Sie delegiert haben.
• vermerken, welchen Mitarbeiter Sie damit vertraut haben.
• eintragen, bis wann diese Aufgabe fertiggestellt sein soll.
• notieren, welche Priorität, – A-, B- oder C-Priorität –, die einzelne Aufgabe hat.
• aufschreiben, wie viele Stunden pro Tag Ihr Mitarbeiter für diese Aufgabe einplanen wird.

Durch diese Auflistung erkennen Sie mühelos, wie ausgelastet Ihr Mitarbeiter ist. Dies erleichtert Ihre Aufgaben-Delegation. Der Mitarbeiter-Wochenplan zeigt Ihnen,

• welcher Mitarbeiter über freie Kapazitäten verfügt.
• wer an welcher Aufgabe mit welcher Priorität arbeitet, so dass Sie sich auch entscheiden können, beispielsweise eine Aufgabe der B-Priorität erst einmal für einige Tage zurückzustellen, um eine neue A-Aufgabe an diesen Mitarbeiter zu delegieren.  

Sie sind so bestens für Ihre Delegation vorbereitet – auch um eventuelle Einwände Ihrer Mitarbeiter zu entschärfen. Gleichzeitig verbessert sich das GTD Ihrer Mitarbeiter, weil Aufgaben von Ihnen gleichmäßiger verteilt werden.