Erleichtern Sie sich die Arbeit: Setzen Sie Checklisten ein

Gibt es Aufgaben, die sich wiederholen? Prozesse, die dieselben Arbeitsschritte beinhalten? Wollen Sie Aufgaben an Ihren Mitarbeiter delegieren, deren Realisierungsschritte der Standardisierung entsprechen sollen? In all diesen Fällen lohnt sich der Einsatz einer Checkliste – Ihr GTD verläuft effizienter und Sie werden Ihre Aufgaben schneller erledigen können.

Denn die Vorteile einer Checkliste sind zahlreich:

• Sie sparen Zeit, weil Sie genau wissen, was Sie wann und in welcher Reihenfolge zu erledigen haben.
• Das Fehlerrisiko wird reduziert.
• Sie werden mühelos zur ständigen Optimierung angeregt.
• Bei der Aufgabendelegation an Ihre Mitarbeiter können Sie sich zeitaufwendige Erklärungen ersparen. Gleichzeitig gewährleisten Sie, dass gleiche Aufgaben von allen mit dem gleichen Standard erledigt werden.
• Sie behalten den Überblick.

Ihre Checkliste im täglichen Einsatz

Checklisten lassen sich für gleichartige Tätigkeiten, bei ähnlichen Prozessen, zur Planung komplizierterer Abläufe, zur Organisation von Meetings, Messen oder Konferenzen, als auch zur Unterstützung bei der Entscheidungsfindung einsetzen. Hier einige Beispiele:

• Zur Vertragsvorbereitung
• Zum Erstellen eines Arbeitszeugnisses
• Zur Vor- und Nachbereitung einer Telefonaktion
• Zur Durchführung eines jährlichen Mitarbeiterbewertungsgespräches
• Zur Führung eines Bewerbungsgespräches
• Zur Planung eines neues Projektes
• Zur Durchführung einer Reklamationsbehandlung
• Zur Anleitung eines Mitarbeiters an neue Aufgaben
• Zur Einweisung eines Azubis
• Zur Einführung eines neuen Mitarbeiters in die Abteilung
• Zur Durchführung eines Veränderungsprozesses
• Zur Organisation eines Vortrages
• Zur Vorbereitung und dem Erstellen Ihrer Reisekosten

Mein Tipp:

Überlegen Sie sich einmal, in welchen Bereichen es für Sie und die Führung Ihrer Mitarbeiter der Einsatz einer Checkliste sinnvoll wäre – und erstellen Sie sich dann eine für diese Tätigkeit.