Delegation: Nutzen Sie das Potenzial Ihres Sekretariats

Statt sich selbst um alles zu kümmern, befreien Sie sich von unnötigen Tätigkeiten und Aufgaben. Schöpfen Sie endlich das Potenzial Ihrer Sekretärin voll aus – und gewinnen Sie so Zeit für Ihre eigentlichen Führungsaufgaben.

Leistungsfähig, flexibel und vielseitig: 5 Tipps, wie Sie das ganze Spektrum Ihres Sekretariats nutzen

Tipp 1: Machen Sie eine Bestandsaufnahme

Um eine wirkliche Arbeitsentlastung zu erreichen, müssen Sie zwei Bereiche analysieren:

1. Eine Selbstanalyse, d.h. eine Auflistung aller Aufgaben und Tätigkeiten, die Sie tagtäglich, wöchentlich und monatlich erledigen. Vergleichen Sie diese Liste mit Ihren Führungsaufgaben. Dies wird Ihnen erste Erkenntnisse bescheren, welche Aufgaben Sie eigentlich delegieren sollten. Kontrollieren Sie auch mit Hilfe unseres Aufgabenblatts: Delegation - Aufgaben Ihres Sekretariats, welche Aufgaben Sie an Ihre Assistentin übergeben sollten.
2. Eine Analyse des Sekretariats, d.h. erstellen Sie ein Anforderungsprofil. Zu Ihrer Arbeitsentlastung steht Ihnen unsere Checkliste: Das Anforderungsprofil Sekretärin als Download zur Verfügung.

Die Auswertungen der Checklisten zeigen Ihnen auf, in welchen Bereichen Sie Ihre Sekretärin nicht wirklich fordern. Im Klartext: Überlegen Sie sich, welche Aufgaben Sie zukünftig an Ihre Assistentin delegieren werden. Erstellen Sie am besten einen Plan, der Sie an das Abgeben von Tätigkeiten erinnert.

Tipp 2: Sorgen Sie für optimale Voraussetzungen

Sie und Ihre Sekretärin bilden ein Team. Im Klartext: Ihre Sekretärin kann Sie nur soweit entlasten,

1. wie Sie dies zulassen
2. und Sie für beste Arbeitsbedingungen sorgen.

Oft gibt es allerdings in dem ersten oder zweiten Bereich Blockaden, die Ihrer Sekretärin die Arbeit erschweren und so leider zu keiner Entlastung für Sie als Vorgesetzten führen. Fragen Sie sich:

• Gibt es Aufgabenkomplexe, an denen Sie eher festhalten, als sie abzugeben?
• Erschweren Sie Ihrer Sekretärin Sie zu entlasten, weil Sie beispielsweise Termine nicht richtig absprechen oder Sie nicht über selbst vereinbarte Termine informieren?
• Blocken Sie Absprachen ab?
• Geben Sie stets klare Anweisungen?
• Weiß Ihre Sekretärin, was Sie von Ihr erwarten?
• Haben Sie Ziele - Unternehmensziele, Ziele des Teams, und auch persönliche – mit ihr abgesprochen?
• Haben Sie klare Richtlinien gesetzt, an denen sich Ihre Assistentin orientieren kann?
• Überlasten Sie Ihre Sekretärin durch ständige Delegation von dringenden Aufgaben?
• Beachten Sie die Zeitplanung Ihrer Sekretärin?
• Kommunizieren Sie täglich miteinander – beispielsweise Termine, Telefonate, Post, Aufgaben, Besuche?

Überlegen Sie schließlich, in welchen Bereichen eine Optimierung unbedingt erforderlich ist. Sehen Sie sich darüber hinaus auch als Teampartner, die beide an einem Strang ziehen.

Tipp 3: Treffen Sie Absprachen – und halten Sie sich daran

Regeln Sie Ihre Arbeitsentlastung. Vereinbaren Sie,

• in welchen Tätigkeitsbereichen Ihre Sekretärin Sie komplett entlasten soll.
• wie die Zusammenarbeit in diesen Bereichen geregelt wird.
• an welche Abmachungen Sie sich selbst halten müssen.
• welche Vollmachten Sie an Ihre Assistentin übertragen.
• welches eigenständige Handeln Sie in welchen Tätigkeitsbereichen erwarten.
• welche Aufgaben Sie zukünftig regelmäßig an Sie übergeben werden.

Als Anreiz für solche Absprachen sind im Folgenden einige Aufgabenbereiche genannt:

• Terminverwaltung. Die Terminhoheit liegt immer bei Ihrer Sekretärin, d.h. sie allein koordiniert Ihre Termine. Dafür müssen im Vorfeld Regeln getroffen werden. Beispielsweise Zeitblöcke abzusprechen, in die Sie selbst Termine legen können, wenn Sie auf einer Messe sind. Oder über den Windows-Kalender bzw. Outlook Termine sofort an Ihre Sekretärin weiterzuleiten.
• Ablage. Auch diese liegt komplett in der Hand Ihrer Assistentin. Lassen Sie sich das Ablage-System erklären, um in Abwesenheit Ihrer Sekretärin auch schnell eine Unterlage finden zu können. Ansonsten sollten Sie vereinbaren, dass sie die Dokumente sucht und wieder einsortiert.
• Telefonate und Besucher. Legen Sie – am besten täglich – fest, wann Sie für wen zu sprechen sind. Geben Sie Ihrer Sekretärin die Macht, Telefonate und Besucher zeitlich zu steuern, um Ihnen so den Rücken frei zu halten.

Tipp 4: Bauen Sie die Potenziale aus

Sowohl das Anforderungsprofil, das Sie erstellt haben, als auch Ihre Liste der Delegation ans Sekretariat haben Ihnen aufgezeigt, in welchen Aufgabenbereichen Ihnen Ihre Sekretärin bereits entlastend zur Hand geht und in welchen es leider noch nicht so klappt, wie es sollte. Überlegen Sie:

• Auf welche Art und Weise wollen Sie Ihr ein Mehr an Verantwortung übergeben? Welche Aufgaben soll sie zukünftig erledigen? In welchen Bereichen wollen Sie von Ihrer Sekretärin entlastet werden?
• Besitzt Sie die Kenntnisse, um die jeweilige Aufgabe übernehmen zu können? Ist sie auf dem neusten Kenntnisstand? Wie kann und soll sie diese Kenntnisse erwerben?
• Welche Interessen und Fähigkeiten hat Ihre Sekretärin, die Sie gezielt fördern sollten, um so Ihre eigene Arbeitsentlastung zu steigern? Vielleicht kann Ihre Assistentin gut mit Menschen umgehen. Dann wäre es beispielsweise sinnvoll, sie in der Moderation von kurzen Meetings zu schulen.

Tipp 5: Lassen Sie sich zeitlich organisieren

Ihre Sekretärin sollte nicht nur Ihre Termine, sondern auch Ihre Zeit (mit-)verwalten. Legen Sie dazu auch Ihre eigene Zeitplanung offen und übergeben Sie Ihrer Sekretärin die sehr wichtige Funktion der zeitlichen Erinnerung. Sei es,

• Sie daran zu erinnern, dass Sie in 15 Minuten zum Kundenbesuch aufbrechen müssen.
• darauf zu achten – so wie es im Vorfeld abgesprochen wurde -, dass ein Mitarbeitergespräch auch rechtzeitig beendet wird.
• Ihnen 10 Minuten vor Ende des Zeitblocks Ihres konzentrierten Arbeitens zu signalisieren, dass die Zeit bald abgelaufen ist.