Arbeitszeugnis: Die Rechte Ihrer Mitarbeiter

3. Januar 2012

Was für eine Bedeutung hat eigentlich das Arbeitszeugnis? Das Zeugnis soll zum einen dem beruflichen Fortkommen des Arbeitnehmers dienen. Daher muss es wohlwollend formuliert werden. Zum anderen soll es dem neuen Arbeitgeber bei der Stellenbesetzung mit geeigneten Bewerbern helfen. Das Zeugnis hat daher inhaltlich wahr zu sein.

Arbeitszeugnis

Formalien: Was für alle Zeugnisse gilt

Bei der äußeren Form eines jeden Zeugnisses kommt es darauf an, dass

es auf dem DIN-A4-Geschäftspapier des Unternehmens steht, der für die Korrespondenz üblichen ist, wobei ausnahmsweise auch ein weißer DIN-A4-Bogen zulässig ist
die volle Firmenbezeichnung, die Rechtsform und die Geschäftsadresse des Arbeitgebers angegeben sind
im Adressfeld nicht die Anschrift des Arbeitnehmers aufgeführt ist, es sei denn, er ist damit einverstanden
aus der zentriert oder linksbündig - auch in Fettschrift - gesetzten Überschrift hervorgeht, was für ein Zeugnis vorliegt (etwa „Zeugnis", „Zwischenzeugnis" o. Ä.)
das Zeugnis in Maschinenschrift gehalten ist
die deutsche Sprache verwendet wird, sofern der Arbeitnehmer nicht etwas anderes möchte

Expertenrat

Wird das Zeugnis per Post versendet, darf es zwar gefaltet werden. Die Kopierfähigkeit muss aber erhalten bleiben. Das bedeutet, beim Kopieren dürfen die sich beim Falten entstandene Knicke nicht durch schwarze Färbungen abzeichnen. Dagegen ist das Versenden des Zeugnisses per E-Mail nicht erlaubt, § 109 Abs. 3 GewO.

Diese verschiedenen Zeugnisse gibt es

Generell unterscheidet man zwischen drei Arten des Zeugnisses:

einfaches Zeugnis
qualifiziertes Zeugnis
Zwischenzeugnis

Im einfachen Zeugnis sind die Personaldaten des Arbeitnehmers sowie die Art und Dauer seiner Beschäftigung im Unternehmen aufzunehmen. Im qualifizierten Zeugnis werden zusätzlich die Leistung und das Verhalten des Arbeitnehmers durch eine spezielle Zeugnissprache bewertet.

Ein einfaches Zeugnis bzw. ein qualifiziertes Zeugnis wird bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses erteilt, während das Zwischenzeugnis während des laufenden Arbeitsverhältnisses ausgestellt wird. Das Zwischenzeugnis ist sowohl in einfacher als auch in qualifizierter Form möglich.

Zudem kommen sämtliche verschiedene Zeugnisformen in folgenden Bereichen vor:

Einfaches Arbeitszeugnis oder qualifiziertes Arbeitszeugnis für Arbeitnehmer, § 109 Gewerbeordnung (GewO)
Einfaches Dienstzeugnis oder qualifiziertes Dienstzeugnis für Nichtarbeitnehmer (etwa Heimarbeiter), § 630 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)
Ausbildungszeugnis für Auszubildende, § 16 Berufsbildungsgesetz (BBiG)
Praktikumszeugnis für Praktikanten, § 26 in Verbindung mit (i. V. m.) § 16 BBiG
Volontariatszeugnis für Volontäre, § 26 i. V. m. § 16 BBiG

Qualifizierte Arbeits- und Dienstzeugnisse sind nur auf Verlangen des Arbeitnehmers auszustellen. Alle anderen Zeugnisse müssen dagegen unaufgefordert vom Arbeitgeber erteilt werden.

Expertenrat

Der Arbeitnehmer kann die Erteilung des Zeugnisses mit Ablauf der Kündigungsfrist bzw. dem tatsächlichen Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis fordern, § 109 Abs. 1 GewO. Bei fristlosen Kündigungen ist das Zeugnis innerhalb von drei bis vier Tagen zu erteilen.

Qualifiziertes Arbeitszeugnis: Aufbau und Inhalt

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis enthält folgende Angaben:

Zeugnisüberschrift
Personaldaten des Arbeitnehmers
genaue Dauer des Arbeitsverhältnisses
konkrete Beschreibung der ausgeübten Tätigkeit (bei unterschiedlichen Einsätzen bzw. Tätigkeiten in chronologischer Reihenfolge)
besondere Kenntnisse, Fertigkeiten oder Erfahrungen
zusammenfassende Leistungsbeurteilung
Führungsbeurteilung, also Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Arbeitskollegen und Dritten wie etwa Kunden
ggf. Führungsverhalten von Mitarbeitern
ggf. Schlussformel
Ausstellungsort und Datum
Unterschrift des Arbeitgebers, seines Vertreters oder eines ranghöheren Vorgesetzten des Arbeitnehmers

Da das Zeugnis wohlwollend formuliert sein muss, um den Arbeitnehmer nicht in seinem beruflichen Fortkommen zu hindern, werden ganz spezielle Zeugnisformulierungen verwendet. Positives wird durch Zeitpronomen wie etwa „stets", „jederzeit" oder „immer" oder aber Superlativen hervorgehoben. Negatives wird durch die Betonung von Selbstverständlichkeiten oder Verwendung passiver Verben („hatte erledigt" statt „erledigt") verdeutlicht.

Praxis-Tipp

Möchte der Arbeitnehmer in seinem Arbeitszeugnis eine Bewertung besser als ein „befriedigend", ist er für die Gründe im Streitfall darlegungs- und beweispflichtig. Will der Arbeitgeber eine schlechtere Note als „befriedigend" geben, muss er dies darlegen und beweisen. Im Übrigen ist der Arbeitgeber nicht zu einer Schlussformel verpflichtet.

Arbeitszeugnis: Formulierungen und Zeugnissprache

Bei der (zusammenfassenden) Leistungsbeurteilung haben sich in der Praxis bestimmte standardisierte Notenschlüssel hinsichtlich der Zeugnissprache entwickelt.

Sehr gute Leistungen

„...hat die übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt ..."

„... im Ergebnis werden die Leistungen mit sehr gut beurteilt ..."

Gute Leistungen

„...hat die übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt ..."

„... im Ergebnis werden die Leistungen mit gut beurteilt ..."

Befriedigende Leistungen

„...hat die übertragenen Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt ..."

„... im Ergebnis werden die Leistungen mit befriedigend beurteilt ..."

Ausreichende Leistungen

„...hat die übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit erledigt ..."

„... im Ergebnis werden die Leistungen mit ausreichend beurteilt ..."

Mangelhafte Leistungen

„...hat die übertragenen Aufgaben im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit erledigt ..."

„... im Ergebnis entsprachen die Leistungen nicht unseren Anforderungen, werden aber nicht als unzureichend beurteilt ..."

Ungenügende Leistungen

„...hat sich bemüht, die übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit zu erledigen ..."

„... im Ergebnis werden die Leistungen als unzureichend beurteilt ..."

Hier kann der Arbeitnehmer ein Zwischenzeugnis verlangen

Hat der Mitarbeiter ein berechtigtes Interesse oder - wie in machen Tarifverträgen formuliert „triftige Gründe" - für die Erteilung eines Zwischenzeugnisses, muss der Arbeitgeber ein solches ausstellen. Typische Fälle für den Anspruch auf ein Zwischenzeugnis sind etwa

Arbeitsunterbrechung aufgrund von Erziehungsurlaub, Wehr- oder Zivildienst
Ausweitung oder Verringerung der bisherigen Tätigkeit
bevorstehende Kündigung, ggf. nach vorheriger Abmahnung
bevorstehender Betriebsübergang
Bewerbung um eine neue Stelle
Fort- und Weiterbildung
Stellung eines Darlehensantrags durch den Arbeitnehmer
Übernahme eines neuen Aufgabenfelds
Versetzung
Wechsel des Vorgesetzten

Praxis-Tipp

Kein Anspruch auf die Erteilung eines Zwischenzeugnisses besteht, wenn der Arbeitnehmer erst kürzlich ein solches erhalten hat oder regelmäßig fordert.

Wie Arbeitnehmer bei Zeugnissen klagen können

Wird das Zeugnis nicht erteilt, kann der Arbeitnehmer dessen Ausstellung - notfalls im Wege einer einstweiligen Verfügung - beim Arbeitgeber einklagen. Dasselbe gilt, wenn der Mitarbeiter mit seiner Beurteilung im qualifizierten Zeugnis nicht einverstanden ist. In all diesen Fällen kann der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber sogar Schadensersatz fordern, wobei der Schaden vom Mitarbeiter aber konkret dargelegt und bewiesen werden muss.