Neugier begründet kein Einsichtsrecht in die Personalakte

Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, jederzeit Einsicht in seine Personalakte zu nehmen. Ist das Arbeitsverhältnis jedoch beendet, besteht für den Arbeitgeber keine Pflicht mehr, einem Mitarbeiter einen Blick in die Personalakte zu gestatten.

Der Fall aus der Praxis

Ein Bürovorsteher war bei seinem Arbeitgeber bis Ende Juni 2007 beschäftigt. Im Betrieb wurden Personalakten über jeden Mitarbeiter geführt. Nachdem das Arbeitsverhältnis beendet war und der ehemalige Mitarbeiter ein sehr gutes Arbeitszeugnis erhalten hatte, begehrte er trotzdem Einsicht in seine Personalakte. Begründet hatte er sein Verlangen mit eventuell existierenden Zweifeln des Chefs an seiner Loyalität, da eine Kollegin aus der Rechtsabteilung entsprechende Vorwürfe vorgebracht hatte. Er müsse deshalb in Erfahrung bringen, welche Sachverhalte damit gemeint seien, um gegebenenfalls rechtliche Schritte einleiten zu können. Der Arbeitgeber lehnte ab.

Das sagt der Richter

Zu Recht, meinte das Gericht. Grundsätzlich existiere ein solcher Anspruch nur bei bestehenden Arbeitsverhältnissen. Werde ein Arbeitsverhältnis beendet, so führe die Abwägung der beiderseitigen Interessen üblicherweise dazu, dass dem Arbeitnehmer ein Anspruch auf Einsicht in die Personalakte bzw. die Entfernung einer zu Unrecht erteilten Abmahnung nicht mehr zustehe. Ausnahmsweise könne sich etwas anderes ergeben, wenn unrichtige Darstellungen dem Mitarbeiter noch schaden könnten, etwa, wenn ein Zeugnis auf Basis einer unrichtigen Darstellung gefertigt werde oder der Arbeitgeber Dritten Auskünfte erteile. Vorliegend habe der Arbeitnehmer bereits ein wohlwollendes Zeugnis erhalten, mit dessen Inhalt er einverstanden war (LAG München, Urteil vom 14.01.2009, Az: 11 Sa 460/08).

Das bedeutet die Entscheidung

Ehemalige Mitarbeiter sind raus aus dem Spiel, es sei denn, das Arbeitszeugnis wurde erst nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses übergeben und enthält Feststellungen, die der Betroffene für unrichtig hält. In diesem Fall hat der Betroffene ein Einsichtsrecht, obwohl sein Arbeitsverhältnis beendet ist.

Wie sieht es aus für „Mitarbeiter in spe“

Stellenbewerber, die bei Ihnen keinen Erfolg hatten, können die Vernichtung eines Personalfragebogens verlangen, es sei denn, Sie haben ein berechtigtes Interesse an der Aufbewahrung.

Praxistipp

Die Absicht, den Fragebogen bei einer nochmaligen Bewerbung heranzuziehen, reicht nicht aus!

Das Recht, in die Personalakten Einsicht zu nehmen, bezieht sich auf alle Unterlagen, die über den Mitarbeiter im Betrieb vorhanden sind. Es kommt nicht darauf an, dass diese Unterlagen in Form herkömmlicher Akten angelegt sind. Deshalb gehören neben den eigentlichen Personalakten auch eingeholte Auskünfte, Vornotizen über Beurteilungen, sowie Werkschutzberichte dazu.

Haben sie Angaben kodiert oder mittels elektronischer Datenverarbeitung gespeichert, müssen Sie diese entschlüsseln und in allgemein verständlicher Form erläutern.

Der Arbeitnehmer kann von Ihnen verlangen, dass eine missbilligende Äußerung aus den Personalakten entfernt wird, wenn diese unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält, die ihn in seiner Rechtsstellung und seinem beruflichen Fortkommen beeinträchtigen können.

Vorsicht

Ein Überkleben der strittigen Passage reicht nicht aus!

Darüber hinaus kann er auch Schadenersatz verlangen, sofern er die Ursächlichkeit der Unrichtigkeit für den Schaden beweisen kann. Dies könnte beispielsweise bei einer unterbliebenen Beförderung der Fall sein.

Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag: Personalakte - Das müssen Sie über die wichtigste Datensammlung Ihrer Personalabteilung wissen.