Effektivere Kommunikation: Organisieren Sie Sperrzeiten für sich und Ihr Team

Schaffen Sie Kommunikationszeiten

...und die Produktivität steigt! Ständige Unterbrechungen wichtiger Arbeiten durch Störungen von außen, behindern Ihren Arbeitsfluss. Dadurch entsteht häufig Zeitdruck.

Den Segen der modernen Technologie wie Blackberry, E-Mails, Internet und Telefon nutzen Sie und Ihre Mitarbeiter täglich. Sie sind rund um die Uhr erreichbar.

Um erfolgreich zu kommunizieren, benötigen Sie Konzentration, Aufmerksamkeit und Zeit. Wer ständig erreichbar ist und so in Gesprächen durch Telefonate unterbrochen wird, dem fehlt diese Konzentration. Wer durch Gesprächsanfragen seiner Mitarbeiter aus dem eigenen Arbeitsfluss gerissen wird, der wird zwar schnell auf das Gesagte umschalten, doch die Gesprächsqualität ist in diesem Moment herabgesetzt.

Führen Sie Sperrzeiten ein

Orientieren Sie sich zuerst an den äußeren Rahmenbedingungen, die Ihnen das Unternehmen vorgibt: den Arbeitszeiten. Ob Sie nun das Gleitzeitmodell nutzen, über ein Jahresarbeitszeitkonto verfügen oder an starre Arbeitsfixzeiten gebunden sind, in allen Fällen wird erwartet, dass Sie im Rahmen dieser Arbeitszeiten erreichbar sind – für Ihre Mitarbeiter, für Ihr Team, für Ihren Vorgesetzten und für externe Ansprechpartner.

Die Erwartung der ständigen Erreichbarkeit bildet vielleicht im ersten Moment eine Hürde, die es erschwert die vorgegebenen Arbeitszeitbedingungen einzuteilen. Das Ziel dieser Erreichbarkeit ist jedoch, die Kommunikation zu den einzelnen Personen zu erleichtern und zu verbessern. Sie sollen also nicht nur kommunizieren, um des Kommunizierens willen, sondern Effektivität und Produktivität der Gespräche wird auch gewünscht.

Die Sicherstellung dieser Kommunikations-Effektivität erreichen Sie, indem Sie für sich und Ihr Team

• Sprechzeiten, in denen Sie und/oder Ihr Team erreichbar sind und
• Sperrzeiten, in denen Sie und/oder Ihr Team an wichtigen Aufgaben arbeiten können, ohne von außen gestört zu werden,

einführen. Diese Bündelung Ihrer Zeit verbessert nicht nur Ihre Kommunikation, es stärkt auch die Motivation. Die Qualität der Arbeitsprozesse und –ergebnisse wird erhöht. Die übliche Hektik und Unruhe, die durch die ständige Erreichbarkeit erzeugt wird, sinkt.

Hinweis:

Sollten Sie weitere Zweifel gegen das Einführen von Sprech- und Sperrzeiten hegen, überlegen Sie einmal, wie oft Sie in der Woche in Meetings, Besprechungen oder auf Kundenbesuchen sind. In solchen Fällen sind Sie persönlich unerreichbar. Ihre Sekretärin nimmt die Anrufe entgegen oder Gesprächspartner hinterlassen Nachrichten auf Ihrer Mailbox.

Tipp:

Sie und Ihr Team haben innerhalb der vorgegebenen Arbeitszeiten viel Spielraum, um Sprechzeiten und Sperrzeiten für alle optimal einzusetzen – und gleichzeitig bleiben Sie dabei für ihre Kunden voll erreichbar. Die Möglichkeiten variieren für Sie und Ihre Mitarbeiter. Doch mit entsprechender Koordination steht dem Gelingen nichts im Wege.

Checkliste zum Download

Prüfen Sie anhand unserer Checkliste: Sperrzeiten für Ihre Kommunikation, wo Sie für Ihren Arbeitsbereich etwas verbessern können.

Legen Sie Sperrzeiten fest

Für Sie als Führungskraft

• Sperrzeit: Überlegen Sie, wann Ihre besten Zeiten für konzentriertes Arbeiten sind. Legen Sie in solche Phasen Ihre Sperrzeit. Dies können ein oder zwei Stunden am Tag sein. Ihr Telefon stellen Sie dann auf Ihre Sekretärin um. Ihr Handy wird auf Mailbox geschaltet. Und eingehende Mails rufen Sie am besten nur drei Mal am Tag ab, also außerhalb Ihrer Sperrzeit. In dieser Zeit bleibt Ihre Tür geschlossen.
• Sprechzeit: In der verbleibenden Zeit, außer es gibt Meetings oder Kundenbesuche, sind Sie wie gewohnt für Ihre Mitarbeiter und externe Personen persönlich erreichbar.

Für Ihr Team/Ihre Mitarbeiter

• Sperrzeit: Selbstverständlich kann und soll nicht das gesamte Team in eine abgeschottete Arbeitsphase treten. Dies ist nicht möglich und auch nicht sinnvoll. Deshalb beantworten innerhalb des Teams ein oder mehrere Mitarbeiter die Telefonanrufe. Diese Aufgabe sollte umschichtig (ganztägig, halbtags oder auch nur für einige Stunden) erledigt werden. So können die anderen in der für Sie entstehenden Sperrzeit in Ruhe ihre Aufgaben erledigen
• Sprechzeit: Diese sollte so koordiniert sein, dass wirklich jeder zu unterschiedlichen Zeiten an die Reihe kommt. Eine vollständige Rücksichtnahme auf die Hoch- und Tiefphasen innerhalb des persönlichen Arbeitsrhythmus der einzelnen Mitarbeiter kann dabei nicht genommen werden. Sonst besteht die Gefahr, dass sich einzelne Mitarbeiter benachteiligt fühlen.

Besprechen Sie mit Ihrem Team, wie diese Sperrzeiten am besten koordiniert werden. Sinnvoll ist es, dass sich die einzelnen Mitarbeiter, die das Telefon beantworten, in einen Plan eintragen. Dies klärt die Verantwortung und dient der Kontrolle, wer wann eine Sperrzeit beantragen darf.