Meeting: Teilnahme diplomatisch absagen

Meetings sind eine wichtige Kommunikationsform. Ihre persönliche Teilnahme an jedem Meeting, das angesetzt wird, sollten Sie jedoch überdenken. Schließlich stehen Ihnen nur 1.440 Minuten pro Tag zur Verfügung.

Es ist überlegenswert, Ihre kostbare Zeit nicht automatisch auf die Teilnahme an Meetings zu verteilen, nur weil Sie vielleicht meinen, die Teilnahme werde von Ihnen erwartet. Im Klartext: Sie investieren 30, 60 oder 90 Minuten Ihrer Zeit, weil Sie keine eigene Entscheidung treffen, sondern in puncto Meetings fremdbestimmt handeln – Sie folgen dem Erwartungsdruck. Die wichtigere Frage lautet ab heute:

Was können Sie in der Zeit, die Sie auf dem Meeting verbringen würden, nutzvolleres und intelligenteres tun?

Verabschieden Sie sich deshalb vom blinden Gehorsam, teilnehmen zu müssen. Und lassen Sie falsche Glaubenssätze los, die Ihnen einreden wollen „Wenn ich nicht teilnehme, wirkt sich dies negativ auf meine Karriere aus.“ Ersetzen Sie diesen veralteten Glaubenssatz durch „Ich fördere meine Karriere, indem ich mich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentriere – dies ist meine Wertschöpfung.“

Sagen Sie ab heute überflüssige Meetings diplomatisch ab: 4 Schritte

Eigene Aufgaben im Blickfeld behalten

Sie haben einen Job zu erledigen, bei dem Sie Ihre Aufgaben gut und pünktlich erledigen sollen. So rückt automatisch die Qualität Ihrer Leistung in den Vordergrund. Nur um Qualität zu liefern, benötigen Sie Zeit. Und Sie entscheiden, wie Sie Ihre Zeit (qualitätsbewusst) einsetzen.

Meetings gehören nicht immer zu dem Zeiteinsatz, der Ihnen Qualität beschert. Falls Sie weiterhin unsicher sind, sollten Sie öfters in Ruhe Ihre Stellenbeschreibung lesen. Die Teilnahme an Meetings wird dort kaum explizit aufgeführt, denn diese sollen im Grunde der Aufgabenerfüllung dienen (was sie manches Mal tun und oft genug leider nicht).

Ihre Priorität liegt bei Ihren Aufgaben und der Zeit, die Sie dafür zur Verfügung haben. Ohne einen Überblick über Ihre jeweiligen Aufgaben und der Zeit, die Sie dafür einplanen, laufen Sie Gefahr, Ihre Teilnahme an einem Meeting zuzusagen, obwohl es Ihnen überhaupt nicht von Nutzen ist.

Agenda abgleichen – unbedingt erforderlich

Studieren Sie ab heute jede Agenda für eine Besprechung, bevor Sie sich entscheiden, daran teilzunehmen. Wenn Ihnen keine Agenda vorliegt, fordern Sie eine an. Erhalten Sie als Antwort „Es gibt keine, denn es geht um die Klärung von XY“ können Sie Ihre Teilnahme an diesem Meeting sofort streichen. Denn wer schon so unvorbereitet ein Meeting ansetzt, wird in der Regel auch ein unstrukturiertes Meeting moderieren – der Nutzen ist für Sie gleich Null und Sie verlieren wertvolle Zeit.

Liegt Ihnen eine Agenda vor, einige Punkte auf dieser sind für Sie jedoch unklar, fragen Sie konkret nach. Stellen Sie so bereits im Vorfeld sicher, dass wirklich neue Informationen und nicht wieder vertraute Wiederholungen ausgetauscht werden. Bewerten Sie schließlich auf einer Skala von 1 bis 5 (1 = unwichtig, 5 = Teilnahme von Nutzen) die Wichtigkeit der Besprechung. Und stehen Sie zu Ihrer Bewertung.

Erleichtern Sie sich Ihre Auswahl

Sollte Ihnen der Abgleich zwischen Ihren Aufgaben und der Agenda schwerfallen, richten Sie Ihren Fokus auf das Logik-Prinzip. Nutzen Sie auch den Fragebogen: Entscheiden Sie über Ihre Meeting-Teilnahme, um die letzte Unsicherheit, die in Ihnen herrscht, zu beseitigen.

Das Logik-Prinzip im Überblick:

Diplomatisch absagen

Nicht jede Einladung zu einem Meeting fordert eine Bestätigung bzw. eine Absage. Oft erhalten Sie bloß die Info per E-Mail, die Sie über das Meeting in Kenntnis setzt, ohne dass eine Rückantwort erwünscht wird. Ein anderes Mal werden Sie per Telefon zum Meeting gebeten oder vielleicht wird auch am Ende eines Meetings schon das nächste einberufen. Bevor Sie zusagen, reflektieren Sie und analysieren Sie den Nutzen. Falls Sie keinen für sich entdecken können, gibt es viele Möglichkeiten, die Teilnahme mit Diplomatie zu verneinen:

• „Ich habe bereits einen Termin oder eine Telefonkonferenz oder ein Kundengespräch.“
• „Wir stecken mitten in der Entwicklung von …“
• „In zwei Tagen ist Projektabschluss, jede Minute ist bis dahin verplant.“
• „Dieser Zeitpunkt bietet die einzige Gelegenheit sich mit dem Kollegen Jones für die UK-Präsentation per Videokonferenz vorzubereiten.“
• „Die Besprechungspunkte betreffen den weiteren Verlauf des Projektes/der Aufgaben nicht.“
• „Sicher stimmen Sie mit mir überein, dass die Agenda, die besprochen werden soll, keinen Einfluss auf meine Aufgaben hat und mir auch keine weiteren Informationen liefert, die ich benötige, so dass mein Erscheinen ja nicht erforderlich ist.“
• „Wie ich aus der Agenda entnehmen kann, geht es einzig und allein um das Projekt FZG, zu dem ich keine Aufgaben liefere. Ich könnte somit nichts zu der Arbeit der Kollegen beisteuern, noch können diese zu meinen Aufgaben etwas sagen. Ich werde deshalb an dem Meeting nicht teilnehmen.“
• „Ich komme zu Punkt 3“ oder „Ich gehe nach Punkt 3 der Agenda.“