Zeitmanagement: Zeitnot war gestern!

Haben Sie trotz bester Zeitplanung Ihre Aufgabe nicht fertigstellen können? Lief Ihnen bei der Erstellung des Berichts plötzlich die Zeit davon? Dann unterteilen Sie zukünftig bei bestimmten Aufgaben Ihr Zeitmanagement in ein noch feineres Zeit-Raster.

Die typische Stunden-Einteilung eines Terminkalenders verführt leider dazu, die eigene Aufgabenplanung in entsprechende Stundenraster einzuteilen. In Ihrem Zeitplanbuch vermerken Sie beispielsweise für den Zeitraum von 9.00 bis 12.30 Uhr das Stichwort Quartalsbericht. Welche einzelnen Arbeitsschritte sich hinter diesem Stichwort Quartalsbericht verbergen, wissen Sie zweifelsfrei. Ob Sie diese auch aufgelistet haben, ist – leider – nicht immer so selbstverständlich.

Und genau darin liegt die Ursache für so manche Verzögerung bei der Fertigstellung Ihrer Aufgabe. Sie haben zu grob geplant, d.h. Sie haben sich eine Aufgabe gestellt, ohne wirklich jeden Arbeitsschritt aufzulisten und vor allem zeitlich einzugrenzen. Dadurch geraten Sie in Verzug. Denn Sie haben kein zeitliches Raster, an dem Sie überprüfen können, ob Sie Ihre Planung einhalten oder nicht.

Verfeinern Sie Ihr zeitliches Planungs-Raster.

• Untergliedern Sie Ihre einzelnen Arbeitsschritte in kleinere Zwischenschritte wie  „Sammeln von Information für den Bericht“. 
• Verschaffen Sie sich so einen konkreten Überblick, was Sie für diese Aufgabe wirklich alles erledigen müssen.
• Vermerken Sie bei jedem Arbeitsschritt, die Zeit, die Sie dafür einkalkulieren.
• Addieren Sie jetzt die Zeitangaben zusammen. Sie wissen nun wirklich, wie viel Zeit Sie für die Aufgabe benötigen werden.
• Stellen Sie sich einen Kurzzeitwecker. Gerade für konzentriertes Arbeiten, bei der Ihr Gefühl für die Zeit verloren geht, hilft es Ihnen, Ihre Zeiteinteilung einzuhalten. Bei einer Stunde stellen Sie den Kurzzeitwecker auf 30 Minuten – also auf die Halbzeit. Lassen Sie es klingeln. Dann sehen Sie, ob Sie gut in der Zeit liegen oder sich eher spurten sollten.

Mein Tipp:

Falls Ihr Terminplaner bei der Tagesplanung keinen Platz für eine feine Rasterplanung zulässt, erstellen Sie sich selbst ein zusätzliches Formular, das Sie in Ihrem Terminplaner einheften. Bedenken Sie: Die übliche Tageseinteilung von 7.00 bis 21.00 Uhr ist nur zum Eintrag von Terminen konzipiert und nicht für die Organisation Ihrer Aufgaben.