Zeitfresser im Zeitmanagement: Halbfertige Arbeiten sind aufgeschobene Arbeiten

Zeitfresser im Büro: Lassen Sie nichts halbfertig liegen

Ein Zeitfresser par excellence ist: Aufgaben, die Sie beenden könnten, unvollendet auf dem Schreibtisch liegen zu lassen. Denn es kostet Zeit,

• sich später – ob in einer Stunde, einem Tag oder einer Woche – wieder in die Aufgabe einzuarbeiten.
• weil Sie oftmals vergessen zu vermerken, warum Sie das Arbeiten an dieser Aufgabe überhaupt unterbrochen haben. Wurden Sie von einem Telefonanruf gestört? Hatten Sie Konzentrationsschwierigkeiten? Oder haben Ihnen wichtige Informationen gefehlt? So müssen Sie bei der Wiedereinarbeitung auch noch die Unterbrechung rekonstruieren.
• weil Sie diese unvollendete Aufgabe auf Ihrem Schreibtisch oft genug in die Hände nehmen werden, um sie dann doch keiner Ablage zuzuordnen.
• weil Ihre Aufmerksamkeit immer wieder zu dieser halbfertigen Aufgabe zurückkehrt.

Lassen Sie deshalb nicht länger etwas halbfertig und unvollendet liegen. Ändern Sie diese schlechte Angewohnheit.

Ab heute gibt es keine Zeitdiebe im Zeitmanagement: Bringen Sie Ihre Arbeiten zu Ende

Tipp 1: Setzen Sie sich verbindliche Termine

Manches Mal ist die Ursache für die Unterbrechung schnell gefunden: Die Deadline liegt noch in weiter Ferne. Sie können sich ruhig erst anderen Arbeiten widmen. Mit diesem Gedanken tappen Sie in die Falle des Zeitdiebes. Deshalb fixieren Sie in Ihrer Zeitplanung persönliche Termine, an denen Sie verbindlich die Arbeit oder den Zwischenschritt erledigt haben wollen. Halten Sie sich daran. Denn dies schafft Disziplin im Handeln.

Tipp 2: Legen Sie Zeiten fürs ungestörte Arbeiten fest

Wenn Sie dauernd von außen gestört werden, ist das Risiko groß, dass Aufgaben halbfertig auf Ihrem Schreibtisch liegen bleiben. Planen Sie deshalb feste Zeiten ein, in denen Sie konzentriert – und ohne Störungen – arbeiten können. Stellen Sie dann auch Ihr Telefon auf Ihre Sekretärin um. Oder falls dies möglich ist, bitten Sie Ihren Kollegen für Sie in dieser Zeit, das Telefon zu beantworten. Sie werden sich schließlich zeitlich bei ihm revanchieren.

Tipp 3: Zeigen Sie Ausdauer

Hören Sie mit der Bearbeitung der Aufgabe immer wieder kurz vor dem Ende auf, sollten Sie sich drei Fragen stellen:

• Haben Sie den Umfang der Aufgabe unterschätzt? Listen Sie zukünftig erst einmal auf, was Sie für das Bearbeiten alles tun müssen. Planen Sie entsprechende Zwischenschritte.
• Wollten Sie zu viel auf einmal erledigen? Statt sich mit der Erledigung eines Zwischenschrittes zufrieden zu geben, haben Sie gleich mit dem nächsten angefangen. Halten Sie sich an Ihre Planung.
• Sind Sie in ein Konzentrationstief geraten? Beachten Sie bei der Planung der einzelnen Schritte Ihren Biorhythmus und Ihre Leistungskurve.