Schlechter Tagesplan wird zum Zeitfresser

Schlechte Tagesplanung wird zum Zeitfresser im Büro

Viele Zeitdiebe werden schnell erkannt: Ablenkungen, Unterbrechungen, zu viel Kommunikation, Small-Talk oder Aufgaben aufschieben, um nur einige zu nennen. Denn diese unterbrechen – und durchbrechen – somit den persönlichen Arbeitsrhythmus. Und durch diesen Stillstand wird leichter erfasst: „Dies kostet mich Zeit.“
 

Doch so mancher Zeitfresser bleibt unerkannt, weil Sie Ihren Arbeitsrhythmus nicht unterbrechen. Solch ein Zeitfresser ist ein schlechter Tagesplan. Außer Ihren Terminen haben Sie – wenn überhaupt - nur grob notiert, was Sie zu erledigen haben. Diese ungenaue, vage Planung führt zu wiederkehrenden, ungewollten Pausen, in denen Sie nach Beendigung einer Aufgabe erst einmal überlegen müssen „Was kann ich jetzt tun?“

Allerdings sind diese Pausen nur die Spitze dieses Zeitfressers:

• Sie arbeiten in solchen Augenblicken spontan, d.h. ohne Überlegung und Weitsicht.
• Sie bündeln keine Aufgaben und benötigen deshalb ein Mehr an Zeit.
• Sie riskieren sich zu verzetteln.
• Sie riskieren Aufgaben bzw. Deadlines zu vergessen.
• Sie beginnen Arbeiten, die zu lange dauern, kurz vor Feierabend, weil Sie für diese kurze Zeitspanne nichts Geeigneteres finden.
• Sie unterschätzen die Arbeitsdauer so mancher Aufgabe und geraten dadurch unter Zeitdruck.
• Sie beginnen Aufgaben, hören dann mittendrin auf, weil Ihnen einfällt, Sie müssen noch einen Kunden anrufen.
• Sie geraten unter Stress.
• Sie haben viel zu oft das Gefühl, die Arbeit nicht unter Kontrolle zu haben.
• Sie sind unzufrieden, weil Sie zu wenige Erfolgserlebnisse – durch das bewusste Beenden einer Aufgabe –erleben.

Zeitfresser beseitigen: Erstellen Sie einen genauen Tagesplan

Optimieren Sie Ihr Zeitmanagement. Geben Sie Ihrem Tagesplan die oberste Priorität. Fixieren Sie auf Ihrem Tagesplan

• Termine,
• wiederkehrende Termine wie Reisekostenabrechnung abzugeben,
• die Arbeiten, die Sie an diesem Tag abschließen möchten,
• die Aufgaben, die Sie beginnen werden,
• Zeitblöcke für Telefonate und das Bearbeiten Ihrer E-Mails,
• Pausen
• und – ganz wichtig – Pufferzeiten.

Sie erhöhen dadurch Ihre Zeiteffizienz.