Produktivität: E-Mail vs. Telefon

Die E-Mail-Organisation kostet Zeit – lesen, sichten, beantworten, weiterleiten. Bei der wachsenden E-Mail-Flut, auch dank der Werbe-Mails, sind Zweifel an dem Nutzen dieses Kommunikationstool am wachsen. Oft ist die Verlockung groß, mal schnell zum Hörer zu greifen.

Doch bevor Sie sich entscheiden, welches Hilfsmittel Sie einsetzen, prüfen Sie erst einmal anhand der folgenden Kriterien, wann sich welches Medium besser eignen würde. Denn Ihr Ziel lautet: Bessere Produktivität bei Ihrer Kommunikation.

Verdeutlichen Sie sich, wo die Schwächen und auch Stärken Ihres Gesprächspartners liegen.

• Erreichbarkeit. Ist er per Telefon gut erreichbar? Oder ist er viel geschäftlich unterwegs? Ständig in Meetings? Blockt gar die Sekretärin Anrufe ab?
• Kommunikation. Ist er ein Dauerredner? Wird aus einem 10-Minuten-Gespräch leicht eine halbe Stunde? Schweift er bei Fragen und Besprechungspunkten ab? Oder können Anliegen konkret und schnell geklärt werden? Wie rasch lassen sich per Telefon Ergebnisse erlangen?
• E-Mail. Antwortet er rasch und präzise auf die angefragten Punkte? Oder vergisst er die Hälfte? Häufen sich die Missverständnisse, so dass weitere E-Mails zur Klärung notwendig sind?

Erstellen Sie so ruhig ein kleines Kommunikations-Profil Ihres Gesprächspartners, das Sie selbstverständlich stets ergänzen und abändern dürfen. Anhand dieses Profils können Sie zukünftig einfach entscheiden, ob es nicht sinnvoller ist, zum Telefonhörer zu greifen, statt eine E-Mail zu schreiben. Denn weder das eine, noch das andere Kommunikationsmedium ist effektiver. Es kommt stets darauf an, mit wem Sie wie in Verbindung treten.

Mein Tipp:

Bevor Sie zum Hörer greifen, notieren Sie sich erst einmal einige Stichwörter, was Sie in diesem Telefonat auch klären möchten. Ansonsten laufen Sie Gefahr, im Gespräch schnell den Faden zu verlieren und vieles zu besprechen – nur nicht dies, weswegen Sie eigentlich angerufen haben.