Produktives Zeitmanagement: Mit der Not-to-do-Liste machbar

Zeitmanagement: Stress abbauen mit der Not-to-do-Liste

Bei all den vielen Arbeiten, Aufgaben und Anforderungen, die Sie täglich, wöchentlich und monatlich erledigen müssen, schleichen sich immer wieder Tätigkeiten ein, die im Grunde unergiebig waren oder sind – und sich als Zeitfresser entpuppen. Solche Zeitfresser verursachen Mehrfach-Stress, weil

• diese Aufgaben Sie Zeit kosten, die Sie für anderes besser eingesetzt hätten.
• Sie kein Erfolgserlebnis mit diesen Aufgaben erzielten.
• Sie sich vielleicht sogar darüber ärgern, dass Sie dafür Ihre Zeit investiert haben.

Optimieren Sie deshalb Ihr Arbeitsverhalten. Sorgen Sie für ein produktives Zeitmanagement. Dadurch reduzieren Sie auch automatisch Ihren Stress.

Produktives Zeitmanagement: Unergiebige Arbeiten kommen auf die Not-to-do-Liste

Schritt 1: Hinterfragen Sie Ihre Tätigkeiten

Geben Sie sich einmal im Monat eine Stunde Zeit, um Ihre Tätigkeiten selbstkritisch zu prüfen. Ziehen Sie dafür Ihre To-do-Liste, Ihren Terminplaner und Ihr Zeitmanagementsystem zu Rate. Fragen Sie sich bei jeder Aufgabe:

• Hat diese Aufgabe etwas gebracht?
• Welchen Gewinn haben Sie durch diese Aufgabe erzielt?
• Hat Sie diese Aufgabe Ihren Zielen nähergebracht?
• Empfanden Sie diese Aufgabe als effizient – in ihrer Ausführung, in ihrer Kosten-Nutzen- Bilanz (oder Aufwand-Nutzen-Bilanz)?
• Welche Aufgaben haben Sie nur deshalb erledigt, weil Sie diese schon immer gemacht haben?

Schritt 2: Ihre Not-to-do-Liste erstellen

Tragen Sie alle Aufgaben, die Sie als ineffizient und unergiebig fanden, auf Ihre neue Not-to-do-Liste. Diese Liste wird in drei Spalten aufgeteilt:

1. Stichworte, die die Aufgabe benennen.
2. Vermerk darüber, ob Sie diese Aufgabe nicht mehr tun oder zukünftig effizienter bearbeiten werden.
3. Ideen, wie Sie diese effizienter erledigen möchten.
   
    

Schritt 3: Ihre Not-to-do-Liste im Einsatz

Um neue Arbeitsweisen zu etablieren, müssen Sie diese in Ihrem Denken und Ihrem Tun verankern. Dabei unterstützt Sie Ihre Not-to-do-Liste:

• Kontrollieren Sie jeden Morgen, dass sich keine unergiebige Aufgabe auf Ihren Tagesplan geschlichen hat.
• Beginnen Sie, Aufgaben, die auf Ihrer Not-to-do-Liste stehen und den Vermerk „Effizienter“ haben, zu optimieren.
• Ergänzen Sie permanent diese Not-to-do-Liste, d.h. notieren Sie Aufgaben oder Tätigkeiten, die sich im Arbeitsalltag als verzichtenswert herauskristallisieren. 

Geben Sie Ihrem Zeitmanagement einen Anstupser und vergessen Sie mal Ihre To-Do-Liste. Dies rät auch die Respektspezialistin Bettina Schöbitz.