Entspannt in den Feierabend – So optimieren Sie Ihre Zeit!

Arbeit, Arbeit, Arbeit – wer erfolgreich sein will, muss auch etwas dafür tun. Führungskräfte wissen das. Denn nach der Arbeit ist für immer mehr Verantwortliche nur noch vor der Arbeit. Dabei ist die Freizeitgestaltung wichtig – für die Psyche und den Körper. Nur lästig, wenn in den wenigen freien Abendstunden Einkäufe, Haushalt und Co. mehr Zeit als gewünscht vereinnahmen. Mit unseren vier Tipps optimieren Sie Ihr Zeitmanagement und haben mehr Raum für die wirklich wichtigen Dinge im Leben. 

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In kaum einem anderen Land lässt es sich so gut leben wie in Deutschland. Soziale Absicherung, ein ausgereiftes Rechtssystem und eine florierende Wirtschaft tragen dazu bei, dass das Leben in Deutschland nicht nur ertragreich, sondern auch sicher ist. Doch dies hat eben auch seinen Preis. Und in diesem Fall lautet dieser: Zeit.

Laut einer Studie des Statistischen Bundesamtes, das von 2012 bis 2013 circa 5.000 deutsche Haushalte und 11.000 Menschen zu ihrer täglichen Zeiteinteilung befragte, beträgt die durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeit von über 18-Jährigen hierzulande 45 Stunden. Dabei stellte sich heraus, dass die durchschnittliche Arbeitszeit im Vergleich zur letzten Studie von vor 14 Jahren um zwei Stunden gestiegen ist.

Insbesondere Frauen betrifft diese Entwicklung. Diese arbeiten nämlich sogar ganze drei Stunden mehr als noch 2001/2002. Der Grund hierfür: Noch immer herrscht in vielen Familien eine strikte Rollenverteilung vor. Frauen übernehmen häufig einen Großteil der Haushaltsarbeit und versorgen zusätzlich auch noch Verwandte oder Kinder.

Logisch, dass da kaum Zeit für andere Tätigkeiten und Erholung bleibt. Denn nicht nur Kinder und Verwandte wollen versorgt, auch der Haushalt will instandgehalten werden, Einkäufe müssen getätigt werden und auch der Hund fordert seine abendlichen Runden im Freien.

Während im Schnitt 20,5 Stunden in der Woche für die Erwerbstätigkeit anfallen, macht die unbezahlte Arbeit sogar 24,5 Stunden aus – ein ausreichender Grund, sich mit Möglichkeiten zu befassen, mehr Stunden aus dem Tag für die wichtigen Dinge im Leben herausholen zu können.

Tipp 1: Einkaufen war gestern – Getränke online bestellen

Essen und Trinken muss jeder – und das täglich. Wer alleine wohnt, dem fällt es womöglich noch leicht, jeden Abend nach der Arbeit zum nächsten Supermarkt zu fahren und sich mit Getränken für die nächsten zwei bis drei Tage einzudecken. Wer allerdings eine ganze Familie mit Wasser, Saft und Schorle zu versorgen hat, für den ist der Getränkekauf auch mit jeder Menge Zeitaufwand verbunden.

Doch glücklicherweise gibt es ja das Internet. Ob nun das Bier für die nächste Grillparty oder Wasserflaschen für den täglichen Bedarf, Getränke können heutzutage bequem über das Internet bestellt werden und lassen sich sogar zu einem gewünschten Zeitpunkt nach Hause liefern – Shoppen einmal anders sozusagen.

Der Trinkkiste Getränke Lieferservice beispielsweise agiert in weiten Teilen Deutschlands, beliefert neben den Großstädten Berlin oder Hamburg auch Postdam, Freiburg oder Düsseldorf, trägt einem die schweren Getränkekisten praktischerweise bis vor die Haustür und nimmt sogar das Leergut wieder mit.

Das Beste dabei: Die Gebühren für den Bringdienst fallen bescheiden aus. Und wer das Spritgeld mit einberechnet, das für die Fahrt zum nächsten Einkaufscenter angefallen wäre, der spart insgesamt neben einer Menge Zeit womöglich sogar den einen oder anderen Euro.

Tipp 2: Klar und präzise – Kommunikation verbessern

Wer kennt sie nicht, diese wenig freundlichen Ansagen der Mailbox, wenn ein wichtiger Kollege einmal wieder nicht erreicht werden kann. Noch schlimmer ist es, wenn typische Floskeln zu hören sind: „Ich rufe zurück, sobald es geht.“

Schlussendlich bleibt es bei einem Versprechen und ein an und für sich kurzer Dialog zieht sich in die Länge. Dies kostet natürlich Zeit und mitunter sogar bares Geld, wenn es sich um wichtige Geschäftsgespräche handelt. Daher der Tipp: Mailboxansagen optimieren!

Dabei sollten Sie nicht vergessen, dass die Mailboxansage Ihre persönliche Visitenkarte ist. Ansagen für das Diensttelefon wie für das private Handy sollten unterschiedlich gestaltet werden, wobei sowohl im privaten wie auch im beruflichen Bereich ähnliche Regel für die optimale Mailboxansage gelten. Aber wie sieht die perfekte Mailboxansage aus? Folgend einige Grundregeln:

• Kurz und knapp: Auch bei der Mailboxansage ist Zeit gleich Geld. Am besten sollten alle wichtigen Informationen kurz und knapp zu Anfang erwähnt werden. Zumeist hilft es, die Ansage vor der Aufnahme kurz zu verschriftlichen. So weiß man, was man sagen möchte und verspricht sich nicht. 
  
  

• Sachlich bleiben: Ein kurzer Gruß, der eigene Name und das war es schon. Mehr braucht es als Einleitung nicht, immerhin weiß der Anrufer ja, wen er angewählt hat. Beim beruflichen Telefon dürfen die Position im Unternehmen und der Name der Firma gern hinzugefügt werden. 
  
  

• Floskeln vermeiden: „Sprechen Sie nach dem Piepton!“ oder „Ich bin zurzeit nicht im Büro“ sind Floskeln und gehören nicht in die Mailboxansage. Denn mal ehrlich: Wenn der Anrufer nicht auf den Kopf gefallen ist, kann dieser sich bereits denken, dass die Aufnahme nach dem klassischen Pfeifton startet. Wer verspricht, zurückzurufen, sollte dies auch einhalten. Optional bietet es sich an, alternative Kommunikationswege zu nennen, beispielsweise die E-Mail-Adresse.

Das Gute an einer optimierten Mailboxansage ist übrigens auch, dass das Geschäftstelefon auch einmal ausgeschaltet werden kann. Letztendlich darf man sich sicher sein, dass der Anrufer alle wichtigen Informationen erhält, wann und wie man wieder erreichbar sein wird.

Tipp 3: Perfektes Zeitmanagement – Wenig Zeit perfekt einteilen

Meistens stehen wir uns selbst im Wege. Die meisten Personen werden es gewiss kennen, dass ihr Terminplan auch nach der Arbeit noch derartig voll ist, dass sie im Grunde gar nicht wissen, was sie zuerst erledigen sollen. Das Resultat: Am Ende wird gar nichts geschafft.

Daher ist Planung das A und O im persönlichen Zeitmanagement. Auf der Arbeit ist die „Pomodoro-Technik“ ein Hilfsmittel, um Arbeitsabläufe zu optimieren und auch mit wenig Zeit viel Arbeit erledigen zu können. Gleiches kann aber auch für die Freizeit angewandt werden.

Dabei hilft es, sich der sogenannten Eisenhower-Methode zu bedienen, die, auf den Punkt gebracht, meint: „Wichtig sind alle Tätigkeiten, die mich meinen kurzfristigen und langfristigen Zielen näherbringen. Dringend sind alle Aufgaben, die meine unmittelbare Aufmerksamkeit einfordern: Termingeschäfte, Deadlines, Krisen.“

Dabei sollte man festsetzen, dass auch Hobbies, Freunde, Familie und Erholung als „dringende Tätigkeiten“ gelten, die man eben nicht verschieben kann. Vorausplanung ist hierbei wichtig. Wer sich einen Wochen- oder gar einen Monatsplan erstellt, in dem auch der persönlichen Freizeit ihr berechtigter Platz geschaffen wird, der kann sich sicher sein, dass nicht nur die Arbeit nicht zu kurz kommt, sondern auch der Freizeit genügend Raum eingeräumt wird.

Tipp 4: Smartphone, PC, Gadgets und Google – Technik optimal nutzen

Ein Leben ohne Technik ist kaum noch vorstellbar. Gerade in der Geschäftswelt ist es undenkbar, auch nur eine Stunde ohne Notebook, Desktop-PC, Smartphone oder die Suchmaschine Google zu überstehen. Doch obwohl jeder diese Dinge täglich gebraucht, wissen die wenigsten Menschen, diese Dinge optimal zu nutzen und verlieren dadurch Zeit.

Ein New-York-Times-Journalist hat sich die Mühe gemacht, zehn einfache Tipps zusammenzustellen, die viele nicht kennen, mit denen sich kumuliert jedoch Stunden an wertvoller Zeit sparen lassen. Wer es nicht glaubt, schaut sich das Video selbst an oder liest sich die folgende gekürzte Zusammenfassung durch:

• Formulare schneller ausfüllen: Mit Drücken von „D“ oder „G“ auf der Tastatur für „Deutschland“ bzw. „Germany“ ist das Heimatland schnell gefunden, wenn es wieder einmal heißt, ein Formular im Internet ausfüllen zu müssen. Dies spart zwar nur Sekunden, da aber häufig Formulare auszufüllen sind, werden auch hier garantiert einige Minuten an wertvoller Lebenszeit zusammenkommen. 
  
  

• Wörter nachschlagen: Wer ein Wort nicht kennt, muss bei Google ganz einfach „define“ und dann das gesuchte Wort eingeben. Schon erhält man die gewünschte Definition. Dies klappt übrigens auch mit Flügen. Einfach „define“ sowie Flugnummer in die Suchmaske eintippen und Abflugzeit, Gate und Co. werden aufgelistet. Auf diese Weise können langwierige Recherche-Arbeiten im Internet auf die Schnelle erledigt werden. 
  
  

• Text vergrößern: Kleine Schrift zu lesen, das schmerzt nicht nur den Augen, sondern kostet auch Zeit. Wussten Sie, dass mit der Tastenkombination „Strg +“ Text vergrößert und mit „Strg -“ Schrift verkleinert wird? Auf diese Weise überfliegt man einen Artikel garantiert rascher. 
  
  

• Wahlwiederholung auf dem Smartphone: Bei den meisten modernen Smartphones muss zur Wahlwiederholung ganz einfach nur der grüne Anruf-Button erneut gedrückt werden. Das zeitaufwendige Suchen nach Kontaktdaten im persönlichen Kontaktbuch entfällt somit.

Wie zu sehen ist, sind es insbesondere die kleinen Dinge, mit denen sich sehr viel Zeit sparen lässt – privat wie auch im beruflichen Leben.