Im Homeoffice arbeiten: 3 Tipps für die Kommunikation im Beruf

16. April 2020

Analoge und digitale Kommunikation im Homeoffice einsetzen

Die Corona-Pandemie hat das Arbeiten verlagert: Ins Home-Office. Dort heißt es, sich auf neue Herausforderungen einzustellen – wie beispielsweise Ihr Homeoffice soweit es geht als ergonomischen Arbeitsplatz zu gestalten. Aber auch der Kommunikationsfluss ist betroffen. Denn das Arbeiten von Zuhause von Ihrem Homeoffice aus, macht „plötzlich“ alle anderen Kollegen zu Kollegen eines virtuellen Teams. So stellt sich eine entscheidende Frage: Wie Sie den Wissenstransfer zu Ihren Kollegen aufrechterhalten können?

Home Office

Antworten und somit Lösungen werden Sie, Ihre Teamkollegen und Ihr Vorgesetzter zweifelsfrei schon gefunden haben und/oder weiterhin ausprobieren. Ein Chat im Home-Office ist eine Lösung. Weitere sind, verstärkt die digitalen Kommunikationskanäle zu nutzen – wie beispielweise:

Skypen
für Sologespräche und/oder Videokonferenzen. Dafür benötigen Sie ein Konto.
Hangouts
von Google+ für den PC, Android-Smartphone oder Apple-Geräte für Textnachrichten, Sprachanrufe und Videokonferenzen. Funktioniert gut für Nutzer eines Google-Kontos.
WhatsApp-Gruppen-Messaging
Bis zu vier Teilnehmer können sich über die grünen „Sprechblasen“ zusammenschalten. Aber auch Telefonkonferenzen sind machbar.
Jitsi ermöglicht die Verschlüsselung der Nachrichten. Ob für Textnachrichten, um den Bildschirm zu teilen oder für Videokonferenzen. Es wird kein Nutzerkonto benötigt. Es wird, wie bei Skype, einfach über einen Link eingeladen.
E-Mails nutzen
Die Bearbeitung im Homeoffice unterliegt selbstverständlich den Sicherheitsstandards. Stellen Sie sicher, einen funktionierenden Viren-und Sicherheitsschutz installiert zu haben. Klären Sie den Zugriff auf das Intranet des Unternehmens ab, d.h. IP-Adresse, Einwahl-Code. Über Outlook können Sie dann bequem „Team-E-Mails“ versenden.
Vorsicht vor Phishing-Mails
Beim Phishing versuchen Cyberkriminelle Ihre Kennungen und Passwörter zu stehlen. Mittels täuschend echt nachgemachter E-Mails wird versucht Sie auf gefälschte Internetseiten von Banken, Online-Shops oder anderen Onlinediensten zu locken. Deshalb klicken Sie nicht einfach solche E-Mails an. Bewegen Sie Ihren Cursor über die E-Mail-Adresse. Oft zeigt sich dann schon, dass es sich um einen Betrug handelt. Falls Sie weiterhin unsicher sind, kontaktieren Sie per Telefon Ihre Bank oder den jeweiligen Online-Shop.

Aber sicherlich setzen Sie in Zeiten der Corona-Epidemie auf die digitale und auch (!) auf die analoge Kommunikation: Das Telefon bzw. das Telefonieren mit dem Smartphone wird zu einem wichtigen Kommunikationskanal, um erfolgreich mit Kollegen und/oder dem Vorgesetzten zu kommunizieren. Die fehlende direkte (Mitarbeiter-)Kommunikation kann so ein wenig auch am Telefon aufgefangen werden.

Arbeiten im Homeoffice: 3 Tipps sorgen für eine gute Kommunikation am virtuellen Arbeitsplatz

Die Kommunikation im Team muss (!) auch in Zeiten, in denen das Büro ausgelagert wurde und Heimarbeit durchgeführt wird, funktionieren. Dank der digitalen Kommunikation verfügen Sie über einige neue Kommunikationsformen und Kommunikationsmethoden. Wunderbar. Nutzen Sie diese jetzt geschickt. Mit den folgenden Tipps minimieren Sie die „Schwachstellen“ der einzelnen Kommunikationsprozesse.

Tipp 1: Sich klug entscheiden

Videokonferenz, Telefonkonferenz oder der Chat im Home-Office sind Optionen der digitalen Kommunikation. Welches wann zum Einsatz kommt, sollte klug entschieden werden. Denn es muss nicht immer gleich eine Videoschalte sein.

Manches Mal sind Telefonkonferenzen effektiver. Gerade, wenn der Teamkollege vielleicht in einem Gebiet wohnt, in dem es noch keinen DSL-Anschluss gibt. Oder, weil die Datennetze nicht immer stabil sind. Vielleicht nehmen auch nur wenige Teilnehmer am Meeting teil, bei dem auch keine Unterlagen gezeigt und besprochen werden müssen. Dann empfiehlt es sich eher, kostenlose Telefonkonferenzen einzusetzen.

Tipp 2: Online-Meeting spielerisch testen

Es empfiehlt sich, ein Online-Meeting mal zu testen. Denn es ist etwas Anderes, innerhalb einer Videokonferenz zu kommunizieren. Damit der Wissenstransfer für die virtuelle Zusammenarbeit gut funktioniert, heißt es, sich mit der eingesetzten Technik vertraut zu machen – und diese zu testen:

wer ist wann zu sehen.
wie funktioniert der Chat?
wie wird vom Präsentationsmodus zurück auf den Videomodus geschaltet?
wer übernimmt dabei welche „Technik-Aufgaben“?
wer ist der Konferenzleiter bzw. übernimmt die Funktion des virtuellen Moderators?

Tipp 3: Ein virtuelles Team benötigt Kommunikationsregeln

Ein virtuelles Meeting sichert die Kommunikation im Meeting. Dennoch verläuft eine Videokonferenz ein wenig anders als ein Meeting, eine Besprechung oder eine Konferenz im Unternehmen. Jede Videokonferenz fordert ein Umdenken der Teilnehmer – und somit andere Kommunikationsregeln:

Stumm schalten
Wer nur mithört, schaltet sich stumm. So vermeiden Sie störende Rückkoppelungen und auch ein Chaos der Wortmeldungen.
Nonverbale-Kommunikation
Ein Teil der nonverbalen Signale geht verloren, weil die Übertragung zeitversetzt geschieht und/oder weil der Ausschnitt der teilnehmenden Personen manches Mal zu klein ist. Geben Sie also den Teilnehmern auch die Gelegenheit, Gefühle anzusprechen, die ansonsten meist eher nonverbal gezeigt werden.
Deutlich und langsam sprechen
Damit alle alle verstehen, darf auch in der Kommunikation entschleunigt werden.
Nachfragen
Dem Konferenzleiter obliegt die Aufgabe zu prüfen, ob alle alles richtig verstanden haben. Fragen Sie also nach. Bitten Sie die Teilnehmer, Ihnen Rückmeldung zu geben.
Klare Vorgaben für die Wortmeldungen
In Meetings, in denen alle persönlich anwesend sind, ist es einfacher Wortmeldungen wahrzunehmen. Deshalb treffen Sie bei Videokonferenzen eindeutige Vereinbarungen – wie beispielsweise die Hand oder einen Zettel mit der Aufschrift „Will etwas sagen“ in den Bildschirm zu halten.
Nicht zu lang
Maximal 60 bis 90 Minuten sollten Videokonferenzen dauern.
Teilnehmerzahl begrenzen
Eine Videokonferenz lässt sich mit wenigen Personen am einfachsten durchführen. Maximal acht Personen sind sinnvoll. Zum einen wird dann die Verbindung nicht zu langsam. Zum anderen verhindert es, dass ein Chaos bei den Wortmeldungen entsteht.
Protokoll führen
Auch – oder vielleicht gerade – bei Videokonferenzen ist das Führen eines Protokolls wichtig. Damit wirklich jeder im Homeoffice die besprochenen Daten und Fakten nachlesen kann.