Tagungsräume mieten: Darauf sollten Sie achten

Tipps für Ihren Tagungserfolg

Der erfolgreiche Verlauf einer Tagung hängt nicht nur vom geballten Expertenwissen, einer klugen Themenregie und geschickter Moderation ab.

Wie motiviert die Tagungsteilnehmer sich in die Themen hineinbegeben - das ist auch eine Frage des Gefühls. Je besser Ratio und Emotio zusammengehen, desto größer sind auch die Chancen auf den Tagungserfolg.

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Das "gute Gefühl" der Tagungsteilnehmer stellt sich vor allen Dingen über die Harmonie des Ablaufs ein. Es ist daher sinnvoll, eine professionelle Infrastruktur für die Tagung zu wählen, die keinen Aspekt des Ablaufs dem Zufall überlässt und darüber hinaus auch noch atmosphärische Impulse gibt.

Wie lassen sich solche Bedingungen herstellen?

Tagungsräume mieten - der Ort des Geschehens

Die Location, in der eine Tagung stattfindet, sagt bereits viel über die Bedeutung der Zusammenkunft aus. Eine zentrale Lage erleichtert den Teilnehmern nicht nur die Anfahrt, sondern erzeugt bei ihnen auch das Gefühl, sich in einen Focus zu begeben. Die Einstellung, die daraus entsteht, ähnelt der von Profisportlern: es ist einfach ein Unterschied, ob sie im Wembley-Stadion oder auf der Spielwiese eines Regionalvereins antreten.

Damit eng verbunden ist die Reputation, über die der Ort des Geschehens verfügt. Attraktivität und Professionalität sind weitere Parameter, die der Leistungsbereitschaft zuträglich sind. In einer repräsentativen Umgebung ist jeder automatisch bemüht, höhere Ansprüche zu erfüllen. Die Bedeutung der Location färbt unweigerlich auf die Haltung der Tagungsteilnehmer ab.
Jeder Service, den eine solche Location bietet, ist ein Gewinn. Alles, worum sich ein Tagungsteilnehmer nicht kümmern muss, hilft ihm, sich auf seine Beiträge zu konzentrieren.

Tagungsräume - was gehört zum Standard?

Die positive Einstellung zur Location muss selbstverständlich auch durch den Raum gestützt werden, in dem die Tagung stattfindet. Das beginnt mit der passenden Größe in Bezug auf die Anzahl der Teilnehmer. Nichts ist lähmender als ein spärlich besetzter Saal oder ein überfüllter Seminarraum.

Die Ausstattung sollte neutral und gediegen sein, insbesondere keine ablenkenden Elemente beinhalten. Der einzige Blickpunkt ist das Podium mit dem Thema der Tagung im Hintergrund. Achten Sie auf eine gute Akustik und angenehme klimatische Bedingungen.
Der individuelle Komfort besteht in einer großzügig bemessenen Bewegungsfreiheit am Platz, bequemen Sitzen und sinnvollen Ablagemöglichkeiten für die eigenen Unterlagen und den Laptop.

Moderne Konferenztechnik ist heute wichtiger denn je. Die vielfältigen Möglichkeiten, Beiträge vorzubereiten, müssen in den vorhandenen audiovisuellen Medien am Tagungsort ihre Entsprechung finden. Bilder, Töne, Grafiken ergänzen Vorträge wirkungsvoll - und drücken so manchen Sachverhalt besser aus, als es der Redner vermag.
Die Teilnehmer danken die Abwechslung in der Präsentation mit erhöhter Aufmerksamkeit. Nach einer Stunde puren Sprachvortrags spürt auch der Gutwilligste Müdigkeit im Kopf.

Last but not least - die Tagungsversorgung

Essen und Trinken gehören zu den unmittelbarsten Sinneseindrücken. An einem Tag, der sich eng ortsgebunden abspielt, erhöht sich deren Bedeutung enorm.
Die Tagungsversorgung sollte deshalb vielfältig und im pragmatischen Sinne reichhaltig sein. Sie stellt ein Element der Abwechslung im Tagesablauf dar. Viele Wahlmöglichkeiten beim Essen und Trinken gleichen monotone Eindrücke aus. Leichte Kost ist zu bevorzugen, aber selbstverständlich werden auch mehrheitliche Geschmacksorientierungen bedient.

Wichtig ist vor allem der leichte und schnelle Zugriff auf die Speisen und Getränke. Jede Minute Wartezeit am Kaffeeautomaten werten die Teilnehmer als Verlust. Die Pausenräume sollten eine großzügige und entspannende Atmosphäre bieten sowie viele Abstellmöglichkeiten für Gläser und Geschirr. So gut sich die Teilnehmer in der Pause erholen, so wertvoll ist ihre Tagungsteilnahme.

Bleibt eigentlich nur eine Frage:

Wo finden sich diese optimalen Bedingungen zum Mieten von Tagesräumen?

Unser Tipp: Werfen Sie doch Mal einen Blick auf die Website von COLLECTION Business Center.