Business-Netz Logo
Meetings meistern: Sieben geheime Zutaten für erfolgreiche Besprechungen Business-Netz Logo

Registrieren
Passwort vergessen?
Startseite » Management & Unternehmensführung » Personalmanagement » Teamarbeit » Meetings meistern: Sieben geheime Zutaten für erfolgreiche Besprechungen
  • Anzeigen
  • What links here

Meetings meistern: Sieben geheime Zutaten für erfolgreiche Besprechungen

17. März 2015

Kopfhörer als Icon für PodcastDiesen Artikel gibt es übrigens auch als Podcast. Klicken Sie einfach auf den Kopfhörer.

 

Sieben Regeln für erfolgreiche Meetings

Viele Meetings enden ergebnislos in Dauerdiskussionen. Ist Ihnen das auch schon begegnet?

 

Da wird geredet auf Teufel komm raus. Um Zustimmung gefeilscht. Nach möglichen Aufgabenverteilungen gesucht. Und seien wir mal ehrlich, die meiste Zeit sitzen die Anwesenden unbeteiligt herum. Ich nenne Meetings auch gerne „Schäfchen zählen“. Warum? Zum einen weil die meisten Zuhörer krampfhaft versuchen, wach zu bleiben, aber von den vorbeihuschenden Schäfchen magisch angezogen werden. Zum anderen, weil es ein absolutes Machtgefühl ist, wenn man seine Schäfchen zählen kann, sprich der Raum so richtig voll ist. Da fühlen sich Führungskräfte erst richtig wohl. Dumm nur, dass durch solches Gehabe wertvolle Ressourcen verschwendet werden. Deshalb stelle ich Ihnen kurz die sieben wichtigsten Regeln für erfolgreiche Meetings vor.

 Meetings erfolgreich meistern mit diesen 7 Zutaten © Bianca Fuhrmann © Bianca Fuhrmann 

 

1. Die Agenda – der Dreh- und Angelpunkt eines gut organisierten Meetings

Gleich der erste Punkt der Meetingregeln bringt viele Organisatoren ins Schwitzen. Eine Agenda erstellen und die im Vorfeld auch noch zur Abstimmung versenden? Nein, das ist in unserem schnelllebigen Unternehmen unmöglich, so die einhellige Meinung. Und wenn ich dann genauer nachfrage, kommt oft raus, dass genau die fehlende Agenda ein Grund ist, warum Meetings aus dem Ruder laufen.
Deshalb mein Tipp:

  • Erstellen Sie im Vorfeld eine Agenda.
  • Fragen Sie jeden Teilnehmer, ob er ein Thema für das Meeting hat.
  • Geben Sie jedem Agendapunkt ein definiertes Zeitfenster und teilen Sie dieses dem Themeninhaber mit, damit er sich auf seinen Zeitrahmen einstellen kann.
  • Reservieren Sie einen Puffer von ca. 20 Prozent der gesamten Meetingzeit für Unvorhergesehenes.

 

2. Der Zeitnehmer – die Notfallroutine, falls der Redefluss doch gebremst werden muss

Der Zeitnehmer hat die Aufgabe, die Zeit im Auge zu behalten. Und wenn doch ein Teilnehmer länger redet, als in der Agenda veranschlagt wurde, dann gibt er ein Zeichen. Greifen Sie dieses Zeichen auf und stoppen Sie den Sprecher oder die gerade stattfindende Diskussion. Entscheiden Sie anschließend, ob zugunsten dieses Themas ein anderer Agendapunkt gestrichen oder verschoben werden soll oder ob das Thema bilateral nach dem Meeting weiterdiskutiert werden soll. Egal wie Sie sich entscheiden, mit dieser Methode haben Dauerdiskussionen keine Chance mehr.
Der Zeitnehmer ist Ihr Erfolgsgarant, dass kein Agendapunkt zeitlich überschritten wird. Somit können Sie sich voll und ganz auf den Inhalt und die Moderation konzentrieren.



 

3. Der eingeschränkte Personenkreis – hilft gegen Ressourcenverschwendung und zu viele Meinungen

Laden Sie nur die Personen ein, die Sie auch wirklich für Ihre Agenda benötigen, denn zu viele Köche verderben den Brei. Oder anders ausgedrückt: Zu viele Meinungen bringen Diskussionen oft zum Überkochen. Stellen Sie sich deshalb im Vorfeld die Frage: Wer kann ernsthaft etwas zu dem Thema beitragen und wer muss nur informiert werden? Diejenigen, die nur die Information brauchen, können diese auch nach dem Meeting erhalten.

 

4. Die themen- und zeitspezifische Einladung – Fordern Sie Teilnehmer auf, das Meeting nach ihrem Agendapunkt wieder zu verlassen.

Nicht für jeden Teilnehmer ist das gesamte Meeting spannend. Meistens ist die weitere Anwesenheit dann weder für die Betreffenden selbst noch für andere von Nutzen. Laden Sie deshalb die entsprechenden Teilnehmer nur für ihren jeweiligen Agendapunkt ein. Das heißt, diese kommen nur zu diesem einen Agendapunkt und verlassen danach wieder das Meeting. Geben Sie aber diese Vorgehensweise im Vorfeld bekannt, damit sich die Teilnehmer nicht wie Ausgeladene vorkommen. Wichtig dabei ist, dass Sie ein gutes Zeitmanagement, einen peniblen Zeitnehmer, aber auch verlässliche Teilnehmer haben, die zur abgestimmten Zeit verfügbar sind.

 

5. Das Protokoll und ein Aktionsplan – sorgen für Klarheit und dafür, dass das Meeting nicht für die Katz war

Ohne ein stichpunktartiges Protokoll und einen detaillierten Aktionsplan geht es nicht. Denn sonst fehlt Ihnen die Grundlage dafür, dass sich zum einen die nicht anwesenden Personen selbständig informieren können und dass zum anderen die festgelegten Aktionen nachhaltig umgesetzt werden. Ein ordentlicher Aktionsplan sollte mindestens die folgenden Punkte festlegen: WER tut WAS, mit WEM, bis WANN, und WER kontrolliert den ERFOLG?

Erfolgsgarant Themenparkplatz © Bianca Fuhrmann© Bianca Fuhrmann 

 

6. Der Themenparkplatz – der Erfolgsgarant, dass Ihre Agenda den roten Faden behält

Sie kennen das sicherlich: Kaum haben Sie das Meeting begonnen, da fordert Sie ein Teilnehmer auf, noch ein weiteres Thema in die Agenda aufzunehmen. Bitten Sie den Teilnehmer, sein Thema in maximal drei Sätzen oder insgesamt einer Minute kurz vorzustellen und zu begründen, warum dieser Punkt wichtiger ist als die anderen Agendapunkte. Entscheiden Sie anschließend, wie Sie weiter vorgehen. Wenn Sie zu dem Entschluss gekommen sind, dass dieser Punkt nicht für dieses Meeting wichtig ist, dann nehmen Sie das Thema stichpunktartig auf ein Flipchart mit dem Namen „Themenparkplatz“ auf. Parken Sie dort das Thema für ein anderes Meeting. So sorgen Sie dafür, dass Sie im Meeting den roten Faden nicht verlieren.


7. Die Konditionierung – Erziehen Sie Ihre Teilnehmer zu mehr Produktivität

In Summe sind das alles einfache Tipps, aber Vorsicht: Der Teufel steckt im Detail und vor allem in der Konditionierung. Ja, Sie haben richtig gelesen. Der Moderator und der Organisator sind diejenigen, die die größte Chance haben, nachhaltig alle Beteiligten zu produktiven und aktiven Teilnehmern zu erziehen. Der größte Fehler, den Sie dabei machen können, ist, Ihren einmal eingeschlagenen Weg immer wieder zu verlassen, sodass kein eindeutiger Führungsstil erkennbar ist. Lernen aber die Teilnehmer, nach einer kurzen Eingewöhnungsphase, dass Ihre Meetings immer den gleichen Ablauf haben und zielführend organisiert sind, so werden sie sich an Ihre Meetingrituale halten.

 


Sieben Meetingtipps, die es in sich haben. Jeder für sich alleine ist schon hilfreich, aber alle zusammen machen aus Ihren Besprechungen einen Produktivitätsgaranten. Wenn Sie diese Tipps sukzessive in Ihren Meetings umsetzen, verspreche ich Ihnen, dass Sie auf dem besten Weg sind, eine strukturierte, effiziente und Erfolg versprechende Meetingkultur in Ihrem Unternehmen zu etablieren.

 

In diesem Sinne viel Erfolg für Ihre Meetings!

 

Hier finden Sie weitere Beiträge zu unserem diesjährigen Projekt Erfolgsrezepte.  

 

Das Buch zum Thema:

Projekt-Voodoo®: Wie Sie die Tücken des Projektalltags meistern und selbst verfahrene Projekte in Erfolge verwandeln. Es ist der Krisen- und Konfliktmanagement-Ratgeber für Projektleiter und Führungskräfte.

 

Autor: Bianca Fuhrmann
Stichworte: erfolgreiche Meetings, Meetings, Meeting Regeln, Meetingkultur, Besprechungen, Meetingtipps, erfolgreiche Besprechungen, Bianca Fuhrmann, Projekt-Voodoo, Buchtipp, Projektleiter, Projekt-Coaching, Führungskräfte-Coaching, Erfolgsrezepte
Diesen Artikel:
  • Kommentieren
  • 13342 Aufrufe
Twittern
Average: 5 (2 votes)
Auf anderen Social Networks posten:
  • del.icio.us logo
  • Facebook logo
  • Linkarena logo
  • Webnews logo
  • Xing logo
Meetings: Schwierige Teilnehmer gezielt ausbremsen
Wenn der Verlauf des Meetings durch Dauerredner blockiert wird, einzelne Teilnehmer unvorbereitet erscheinen oder ein Mitarbeiter versucht von der Agenda abzulenken, indem er neue Tagesordnungspunkte anschneidet, müssen Sie tätig werden. Lernen Sie... mehr
Meeting: Eine gut strukturierte Agenda erhöht die Effektivität
Strukturieren Sie gezielt die Agenda für Ihr Meeting und erhöhen Sie so die Aufmerksamkeit Ihrer Mitarbeiter. Planen Sie für alle zeitlich effektiver und gestalten Sie Routine-Meetings spannender. mehr
Podcast: Meetings meistern: Sieben geheime Zutaten für erfolgreiche...
Sieben Meetingtipps, die es in sich haben. Jeder für sich alleine ist schon hilfreich, aber alle zusammen machen aus Ihren Besprechungen einen Produktivitätsgaranten, verspricht Bianca Fuhrmann. Hören Sie doch mal rein in ihren Podcast. mehr
10 Gründe, warum Ihr Meeting ein Desaster wurde
Wenn Ihr Meeting ein Desaster war, sollten Sie schnellstmöglich nach den Gründen forschen. Prüfen Sie, ob einer der 10 typischsten Gründe dafür verantwortlich ist. mehr
Effiziente Meetings: 7 Regeln für Ihre Besprechung
Effiziente Meetings sind keine Zauberei. Vielmehr gibt es Regeln, mit denen jede Besprechung optimal durchgeführt werden kann. mehr

News

  • Personal
  • Wirtschaft
  • Steuern
  • Recht

Management & Unternehmensführung

  • Existenzgründung
  • Unternehmensführung
  • Marketing
  • Personalmanagement
    • Personal-Praxis
    • Mitarbeiterführung
    • Konfliktmanagement
    • Teamarbeit
  • Controlling
  • Projektmanagement
  • Einkauf & Vertrieb
  • Qualitätsmanagement
  • Arbeitsschutz & Arbeitssicherheit

Recht & Urteile

  • Arbeitsrecht
  • Wirtschaftsrecht
  • Verbraucher
  • Betriebsrat
  • Altersvorsorge & Sozialversicherungen

Job & Karriere

  • Karriereentwicklung
  • Karrierefrauen
  • Kommunikation
  • Selbstmanagement
  • Zeitmanagement
  • Work-Life Balance
  • Büromanagement & IT
    • Internet
    • Tech Tricks
    • Organisation
    • Getting Things Done

Steuern & Finanzen

  • Umsatzsteuer
  • Einkommensteuer
  • Sonstige Steuern & Abgaben
  • Lohn & Gehalt
  • Geld & Kredit

Themen & Tools

  • Themen von A-Z
  • Checklisten
  • Zeugnisse
  • Abmahnungen
  • Kündigungen
  • Arbeitsverträge
  • Betriebsvereinbarungen
  • Musterschreiben
  • Muster
  • Formulare & Anträge
  • Fragebögen
  • Arbeitsblätter
  • Übersichten
  • Selbsttests
  • Podcasts & Videos

jede Woche neu

Business-Netz Newsletter bestellen

Neue Impulse für Ihren beruflichen Alltag - kostenlos und aktuell!

 

Registrieren
 

Tags Management

Kundenbindung Unternehmen Kunden Kommunikation Marketingstrategie Mitarbeiterführung Marketing Kunde Buchtipp Führungskraft infografik Motivation Weihnachten Führung Mitarbeiter Existenzgründer Mitarbeitermotivation Führungsstil Existenzgründung Anne Schüller Marke Team

Meist Gelesen

Von Anfang an erfolgreich: Die ultimative Anleitung für ein perfektes...
  • Weihnachtsfeier-Fehler: Organisation ohne Projektteam
  • Weihnachten naht: Affiliate-Marketing in letzter Minute
  • 5 Ziele für Ihr Zielvereinbarungsgespräch

Erstgespräch

 

Infografiken

8 Vorteile einer regelmäßigen Wertschätzung der Mitarbeiter
  • Mitarbeiterleistung: 9 Anzeichen für ein niedriges Engagement
  • Karriereplan: Mit 5 Schritten in eine erfolgreiche Zukunft
  • Hohe Kundenzufriedenheit erzeugen - von Generation zu Generation

Buchtipp

Sinn und Unsinn guter Vorsätze
  • Online kreativ sein – so geht’s!
  • Storytelling: Die Macht, die gute Geschichten haben
  • An und mit sich selbst wachsen: Mehr Erfolg durch Persönlichkeit und...

KNIPS DEIN LICHT AN

Podcast: Und täglich grüßt das Murmeltier
  • Sinn und Unsinn guter Vorsätze
  • Podcast: Glückspilzbewusstsein
  • Podcast: Sind Sie eher Adler oder Ente?

Zitate & Weisheiten

Es kommt nicht darauf an, dem Leben mehr Jahre zu geben...
  • Gehe nicht, wohin der Weg führen mag...
  • You can’t discover NEW land with OLD maps
  • Nutze die Talente, die Du hast.

Tech Tricks

3 Tipps, wie Sie Ihren Mac wieder schneller machen
  • Excel Tabelle erstellen: Datum im Diagramm korrekt darstellen
  • Datenschutz und Datensicherheit im Privatbereich: 10 Tipps
  • Outlook, Word und Excel verknüpfen - so nutzen Sie Microsoft Office...

Projektmanagement

Projektmanagement: Die 5 bedeutendsten Agile-Methoden
  • SaaS für das Projektmanagement
  • So halten Sie die Kosten für Ihr Projekt im Griff
  • Projektzeiterfassung: So optimieren Sie Ihr Projektmanagement

Akquise to go

Podcast: So bleibt der Kunde bei uns... und nicht bei der Konkurrenz
  • Podcast: So gehst du wirkungsvoll mit Einwänden im Kundengespräch um
  • Podcast: Was Akquise und Marathonläufe gemeinsam haben
  • Podcast: Der erste Schritt, damit Kunden dir vertrauen

Lohn & Gehalt

Entgeltumwandlung – die richtige Vorsorge durch das Bruttogehalt
  • Gehaltsverhandlung: Wie Frauen richtig verhandeln
  • Lohnbuchhaltung 2018: Diese Steueränderungen sollten Sie kennen
  • Verpflegungs-Mehraufwand: Diese Beträge können Sie 2016 geltend machen

Karrierefrauen

Karrierekiller Körpersignale: Falsche Körpersignale bremsen Ihre Karriere
  • Internationaler Frauentag – auch für Unternehmen wichtig
  • Karriere ab 50: So meistern Sie die Herausforderungen
  • Jobwechsel – Warum Frauen jetzt eine berufliche Veränderung ins Auge...

Karriereentwicklung

Die gläserne Decke durchbrechen: 5 Tipps für die Karriereplanung
  • Beamtenstatus: Profitieren Sie von diesen Vorteilen
  • Wie Uhren Ihren Auftritt und Ihre Ausstrahlung beeinflussen können
  • Wie persönliche Weiterentwicklung den eigenen Vertrieb stärken kann

Betriebsrat

Betriebsratsarbeit während der Corona-Krise
  • Arbeitgeber scheitert bei Manipulation der Betriebsratswahl
  • Schulungskosten des Betriebsrats: Oft, aber nicht immer muss der...
  • Massenentlassung ist für den Betriebsrat kein Geschäftsgeheimnis

Selbstmanagement

Arbeitsplatzbrille entlastet die Augen im Büroalltag
  • Ohne Angst durch die MPU – Mit der richtigen Vorbereitung klappt es
  • Selbstmanagement: Mit diesen Methoden gelingt es
  • Podcast: Und täglich grüßt das Murmeltier

Personal Praxis

Optimierung der Personalverwaltung durch softwareunterstütztes Zeitmanagement
  • Von Anfang an erfolgreich: Die ultimative Anleitung für ein perfektes...
  • Lohnfortzahlungsbetrug: Was Führungskräfte tun können
  • Wenn Mitarbeiter unter Verdacht stehen – Was können und dürfen...

Altersvorsorge

Privat versichert: Darauf müssen Sie achten
  • Zusätzliche Altersvorsorge mit einem Fondssparplan: Tipps für Anfänger
  • Die betriebliche Altersvorsorge: cleveres Sparen für den Ruhestand
  • Höheres Gehalt nach der Trennung bleibt für Trennungsunterhalt...

Arbeitsrecht

Lohnfortzahlungsbetrug: Was Führungskräfte tun können
  • Wenn Mitarbeiter unter Verdacht stehen – Was können und dürfen...
  • Warum Sie dem Brandschutz am Arbeitsplatz höchste Priorität einräumen...
  • Missbrauch von Firmenwagen: Kündigung ja oder nein?

Kommunikation

7 Weihnachtspost-Knigge-Tipps für Ihre geschäftlichen Weihnachtskarten
  • Quiz: Fehlerfalle englische Grammatik - Testen Sie Ihre Kenntnisse!
  • Karrierekiller Körpersignale: Falsche Körpersignale bremsen Ihre...
  • Die Kunst der überzeugenden Kommunikation: Wie Sie mit präzisen...

Work-Life-Balance

Richtig sitzen: zu Hause, unterwegs, im Büro
  • Eine rundrum positive Unternehmenskultur dank hybridem Arbeiten
  • Arbeiten von zu Hause aus - den Arbeitsalltag im Homeoffice gestalten
  • Gute Vorsätze fürs neue Jahr umsetzen: Vermeiden Sie 3 Fehler
  • News
    • Personal
    • Wirtschaft
    • Steuern
    • Recht
  • Management & Unternehmensführung
    • Existenzgründung
    • Unternehmensführung
    • Marketing
    • Personalmanagement
      • Personal-Praxis
      • Mitarbeiterführung
      • Konfliktmanagement
      • Teamarbeit
    • Controlling
    • Projektmanagement
    • Einkauf & Vertrieb
    • Qualitätsmanagement
    • Arbeitsschutz & Arbeitssicherheit
  • Recht & Urteile
    • Arbeitsrecht
    • Wirtschaftsrecht
    • Verbraucher
    • Betriebsrat
    • Altersvorsorge & Sozialversicherungen
  • Job & Karriere
    • Karriereentwicklung
    • Karrierefrauen
    • Kommunikation
    • Selbstmanagement
    • Zeitmanagement
    • Work-Life Balance
    • Büromanagement & IT
      • Internet
      • Tech Tricks
      • Organisation
      • Getting Things Done
  • Steuern & Finanzen
    • Umsatzsteuer
    • Einkommensteuer
    • Sonstige Steuern & Abgaben
    • Lohn & Gehalt
    • Geld & Kredit
  • Themen & Tools
    • Themen von A-Z
    • Checklisten
    • Zeugnisse
    • Abmahnungen
    • Kündigungen
    • Arbeitsverträge
    • Betriebsvereinbarungen
    • Musterschreiben
    • Muster
    • Formulare & Anträge
    • Fragebögen
    • Arbeitsblätter
    • Übersichten
    • Selbsttests
    • Podcasts & Videos
Busienss netz logo
  • Impressum
  • Kontakt
  • Datenschutz
  • Nutzungsbedingungen
  • Mediadaten
  • Partner
  • RSS-Feeds
Copyright Webmedia4business GmbH, alle Rechte vorbehalten