Meetings meistern: Sieben geheime Zutaten für erfolgreiche Besprechungen

Diesen Artikel gibt es übrigens auch als Podcast. Klicken Sie einfach auf den Kopfhörer.

Sieben Regeln für erfolgreiche Meetings

Viele Meetings enden ergebnislos in Dauerdiskussionen. Ist Ihnen das auch schon begegnet?

Da wird geredet auf Teufel komm raus. Um Zustimmung gefeilscht. Nach möglichen Aufgabenverteilungen gesucht. Und seien wir mal ehrlich, die meiste Zeit sitzen die Anwesenden unbeteiligt herum. Ich nenne Meetings auch gerne „Schäfchen zählen“. Warum? Zum einen weil die meisten Zuhörer krampfhaft versuchen, wach zu bleiben, aber von den vorbeihuschenden Schäfchen magisch angezogen werden. Zum anderen, weil es ein absolutes Machtgefühl ist, wenn man seine Schäfchen zählen kann, sprich der Raum so richtig voll ist. Da fühlen sich Führungskräfte erst richtig wohl. Dumm nur, dass durch solches Gehabe wertvolle Ressourcen verschwendet werden. Deshalb stelle ich Ihnen kurz die sieben wichtigsten Regeln für erfolgreiche Meetings vor.

 © Bianca Fuhrmann 

1. Die Agenda – der Dreh- und Angelpunkt eines gut organisierten Meetings

Gleich der erste Punkt der Meetingregeln bringt viele Organisatoren ins Schwitzen. Eine Agenda erstellen und die im Vorfeld auch noch zur Abstimmung versenden? Nein, das ist in unserem schnelllebigen Unternehmen unmöglich, so die einhellige Meinung. Und wenn ich dann genauer nachfrage, kommt oft raus, dass genau die fehlende Agenda ein Grund ist, warum Meetings aus dem Ruder laufen.
Deshalb mein Tipp:

• Erstellen Sie im Vorfeld eine Agenda.
• Fragen Sie jeden Teilnehmer, ob er ein Thema für das Meeting hat.
• Geben Sie jedem Agendapunkt ein definiertes Zeitfenster und teilen Sie dieses dem Themeninhaber mit, damit er sich auf seinen Zeitrahmen einstellen kann.
• Reservieren Sie einen Puffer von ca. 20 Prozent der gesamten Meetingzeit für Unvorhergesehenes.

2. Der Zeitnehmer – die Notfallroutine, falls der Redefluss doch gebremst werden muss

Der Zeitnehmer hat die Aufgabe, die Zeit im Auge zu behalten. Und wenn doch ein Teilnehmer länger redet, als in der Agenda veranschlagt wurde, dann gibt er ein Zeichen. Greifen Sie dieses Zeichen auf und stoppen Sie den Sprecher oder die gerade stattfindende Diskussion. Entscheiden Sie anschließend, ob zugunsten dieses Themas ein anderer Agendapunkt gestrichen oder verschoben werden soll oder ob das Thema bilateral nach dem Meeting weiterdiskutiert werden soll. Egal wie Sie sich entscheiden, mit dieser Methode haben Dauerdiskussionen keine Chance mehr.
Der Zeitnehmer ist Ihr Erfolgsgarant, dass kein Agendapunkt zeitlich überschritten wird. Somit können Sie sich voll und ganz auf den Inhalt und die Moderation konzentrieren.

3. Der eingeschränkte Personenkreis – hilft gegen Ressourcenverschwendung und zu viele Meinungen

Laden Sie nur die Personen ein, die Sie auch wirklich für Ihre Agenda benötigen, denn zu viele Köche verderben den Brei. Oder anders ausgedrückt: Zu viele Meinungen bringen Diskussionen oft zum Überkochen. Stellen Sie sich deshalb im Vorfeld die Frage: Wer kann ernsthaft etwas zu dem Thema beitragen und wer muss nur informiert werden? Diejenigen, die nur die Information brauchen, können diese auch nach dem Meeting erhalten.

4. Die themen- und zeitspezifische Einladung – Fordern Sie Teilnehmer auf, das Meeting nach ihrem Agendapunkt wieder zu verlassen.

Nicht für jeden Teilnehmer ist das gesamte Meeting spannend. Meistens ist die weitere Anwesenheit dann weder für die Betreffenden selbst noch für andere von Nutzen. Laden Sie deshalb die entsprechenden Teilnehmer nur für ihren jeweiligen Agendapunkt ein. Das heißt, diese kommen nur zu diesem einen Agendapunkt und verlassen danach wieder das Meeting. Geben Sie aber diese Vorgehensweise im Vorfeld bekannt, damit sich die Teilnehmer nicht wie Ausgeladene vorkommen. Wichtig dabei ist, dass Sie ein gutes Zeitmanagement, einen peniblen Zeitnehmer, aber auch verlässliche Teilnehmer haben, die zur abgestimmten Zeit verfügbar sind.

5. Das Protokoll und ein Aktionsplan – sorgen für Klarheit und dafür, dass das Meeting nicht für die Katz war

Ohne ein stichpunktartiges Protokoll und einen detaillierten Aktionsplan geht es nicht. Denn sonst fehlt Ihnen die Grundlage dafür, dass sich zum einen die nicht anwesenden Personen selbständig informieren können und dass zum anderen die festgelegten Aktionen nachhaltig umgesetzt werden. Ein ordentlicher Aktionsplan sollte mindestens die folgenden Punkte festlegen: WER tut WAS, mit WEM, bis WANN, und WER kontrolliert den ERFOLG?

© Bianca Fuhrmann 

6. Der Themenparkplatz – der Erfolgsgarant, dass Ihre Agenda den roten Faden behält

Sie kennen das sicherlich: Kaum haben Sie das Meeting begonnen, da fordert Sie ein Teilnehmer auf, noch ein weiteres Thema in die Agenda aufzunehmen. Bitten Sie den Teilnehmer, sein Thema in maximal drei Sätzen oder insgesamt einer Minute kurz vorzustellen und zu begründen, warum dieser Punkt wichtiger ist als die anderen Agendapunkte. Entscheiden Sie anschließend, wie Sie weiter vorgehen. Wenn Sie zu dem Entschluss gekommen sind, dass dieser Punkt nicht für dieses Meeting wichtig ist, dann nehmen Sie das Thema stichpunktartig auf ein Flipchart mit dem Namen „Themenparkplatz“ auf. Parken Sie dort das Thema für ein anderes Meeting. So sorgen Sie dafür, dass Sie im Meeting den roten Faden nicht verlieren.

7. Die Konditionierung – Erziehen Sie Ihre Teilnehmer zu mehr Produktivität

In Summe sind das alles einfache Tipps, aber Vorsicht: Der Teufel steckt im Detail und vor allem in der Konditionierung. Ja, Sie haben richtig gelesen. Der Moderator und der Organisator sind diejenigen, die die größte Chance haben, nachhaltig alle Beteiligten zu produktiven und aktiven Teilnehmern zu erziehen. Der größte Fehler, den Sie dabei machen können, ist, Ihren einmal eingeschlagenen Weg immer wieder zu verlassen, sodass kein eindeutiger Führungsstil erkennbar ist. Lernen aber die Teilnehmer, nach einer kurzen Eingewöhnungsphase, dass Ihre Meetings immer den gleichen Ablauf haben und zielführend organisiert sind, so werden sie sich an Ihre Meetingrituale halten.

Sieben Meetingtipps, die es in sich haben. Jeder für sich alleine ist schon hilfreich, aber alle zusammen machen aus Ihren Besprechungen einen Produktivitätsgaranten. Wenn Sie diese Tipps sukzessive in Ihren Meetings umsetzen, verspreche ich Ihnen, dass Sie auf dem besten Weg sind, eine strukturierte, effiziente und Erfolg versprechende Meetingkultur in Ihrem Unternehmen zu etablieren.

In diesem Sinne viel Erfolg für Ihre Meetings!

Hier finden Sie weitere Beiträge zu unserem diesjährigen Projekt Erfolgsrezepte.  

Das Buch zum Thema:

Projekt-Voodoo®: Wie Sie die Tücken des Projektalltags meistern und selbst verfahrene Projekte in Erfolge verwandeln. Es ist der Krisen- und Konfliktmanagement-Ratgeber für Projektleiter und Führungskräfte.