Erfolgsrezepte für Ihre Prozessoptimierung

„Prozessoptimierung“ oder „Erarbeiten ergebnisorientierter Abläufe“?

Vielleicht ist ja die Namensgebung schuld daran, dass ich immer wieder auf ganz toll optimierte Prozesse verwiesen werde, die gut dokumentiert in Regalen lagern anstatt im Unternehmen gelebt zu werden. Vielleicht sorgt das Wort „Prozessoptimierung“ gleich zu Beginn eines Optimierungsprojekts für einen ungünstigen Betrachtungswinkel. Eigentlich soll ja nicht losgelöst der Prozess optimiert werden, sondern vielmehr die Arbeitsschritte der beteiligten Menschen in einen ergebnisorientierten und auf Effizienz optimierten Ablauf gebracht werden.

Arbeitsschritte, die bestimmte Menschen in einem bestimmten Unternehmen unter bestimmten Rahmenbedingungen zur Erreichung bestimmter Ziele unternehmen. Und leider glücklicherweise „funktionieren“ diese Menschen nicht nur im Sinne der gewünschten Tätigkeit. Sie agieren als selbständig denkende Menschen, die auf ihre Umwelt reagieren und mit ihren Mitmenschen interagieren. Zudem orientieren sie ihren Einsatz an der vorherrschenden Unternehmenskultur und sie bringen ihre eigenen Stärken und Nachlässigkeiten ein. Anders als bei Maschinen kann es durchaus passieren, dass sie ihre Prioritäten und ihr Hauptaugenmerk im Verlauf eines Arbeitstages schon einmal verändern.

Prozesse, die für Maschinen entworfen wurden, können von Menschen nicht gelebt werden

Der Blickwinkel darf also, vor allem zu Beginn der Prozessoptimierung, etwas weiter sein. In welche Prozesslandschaft bettet sich der Prozess ein? Welchen Einflussfaktoren ist der Prozess bzw. die Prozessleistung unterworfen? Wie lassen sich die beteiligten Personen charakterisieren? Was ist das wirkliche Ziel der Optimierung?

Zeichnen Sie zur Visualisierung und zur Abstimmung eine Landkarte. Bedenken Sie dabei: die Landkarte ist nie die Wirklichkeit. Ihre Karte wird immer vereinfachen und sie wird zudem gewisse Aspekte verzerren, so, wie es jede Wander-, See- oder Luftfahrtkarte tut. Die genannten Karten werden alle, zum Wohle gewisser Darstellungsmerkmale, mittels unterschiedlicher Projektionsverfahren erstellt. 

Gehen Sie bei der Optimierung der Abläufe auf die ermittelten Aspekte ein und bewahren Sie sich auch jetzt noch einen weiteren Betrachtungswinkel. Wann ist eine Optimierung für die beteiligten Personen in diesem Umfeld eine wirkliche Verbesserung? Welche Freiräume brauchen diese Menschen, um sich in einem gesunden Rahmen einbringen und entfalten zu können? Welche Unterstützung benötigen sie, um „auf dem Pfad der Tugend“ zu bleiben?

Zutaten für die gelingende Prozessoptimierung 

Für die Zubereitung der optimierten Abläufe sollten Sie folgende Zutaten auf jeden Fall bereithalten:

1. Sich wiederholende Arbeitsschritte herausfiltern und in einen optimalen Ablauf bringen
2. Wahrscheinliche Abweichungen von diesem Normal bzw. den kreativen Anteil des Prozesses ermitteln
3. Maßnahmen definieren, die für eine regelmäßige Bereinigung und eine Rückkehr zum Planablauf sorgen
4. Aufwandsarmes Generieren von Prozessdaten ermöglichen 

Zubereitung

1. Wiederholbare Arbeitsschritte 
   Auch ein noch so kreativer und unplanbarer Ablauf beinhaltet Schritte, die bei jedem Durchlauf regelmäßig wiederkehren.
 So mag der Entwurf eines neuen Werbe-Flyers ein hochkreativer Prozess sein. Die Schritte zur Freigabe der Inhalte, die Bearbeitung der zu verwendenden Bilder, die Vorbereitung der Daten für den Druck usw. sind bei jedem Flyer gleich.
 Diese Schritte gilt es herauszufinden und bezüglich ihrer Sinnhaftigkeit, der Art der Ausführung und ihrer Reihenfolge auf Optimierungspotenzial zu untersuchen. 
   
   
2. Abweichungen vom Normal
   Genauso, wie es keine Regel ohne Ausnahme gibt, hat auch jeder noch so klar strukturierte Ablauf seine besonderen Varianten. Ebenso lassen sich in manchen Prozessen nicht alle Schritte klar im voraus definieren.
 Ist es in einem metallbearbeitenden Unternehmen beispielsweise üblich, das Bearbeitungsprogramm an die Maschine zu senden, den Werker zu beauftragen, die Rohlinge einzulegen und anschliessend die Fertigung zu überwachen, so wird dies bei einem komplizierten Werkstück, welches aus einem anspruchsvollen Material gefertigt wird, anders sein. In diesem Fall wird der Prozess sicherlich vorsehen, dass ein Spezialist anwesend ist, der auf Basis seines Wissens und seiner Erfahrung bei Bedarf spontan Änderungen des Fertigungsablaufs vornehmen kann. 
   
   
3. Rückfallebene/Müllabfuhr
   Auch der noch so disziplinierte Mensch wird nicht jeden Tag exakt nach Plan arbeiten. Gerade in unserem, heutzutage typischerweise dynamischen Arbeitsumfeld, sind kurzfristige Änderungen an der Tagesordnung.
 Wenn beispielsweise ein Vertriebsmitarbeiter gleich nach dem Kundenbesuch seinen Besuchsbericht verfassen soll, so schafft er dies bei guter Strukturierung seines Tagesablaufs vielleicht an 80% seiner Arbeitstage. Muss er allerdings seinen Tag ad-hoc umplanen, weil er beispielsweise zum Wohle des Unternehmens noch einen weiteren Kundentermin annimmt, dann funktioniert dieses sofortige Verfassen des Berichts sehr wahrscheinlich nicht. Wenn mit ziemlicher Regelmäßigkeit von diesen „Ausnahmetagen“ auszugehen ist, sollte gleich definiert werden, wann die noch nicht verfassten Berichte geschrieben werden. Diese Regelung sorgt dafür, dass der gesteckte Zeitrahmen für die Verfügbarkeit der Berichte eingehalten wird.
 Ähnliches funktioniert übrigens auch bei Ihrem vielleicht vorhandenen Vorhaben, Ihr eMail-Eingangsfach jeden Tag auf Null herunter zu bringen. 
   
   
4. Datensammlung 
   Controlling ist eine schöne und hilfreiche Sache. Wenn aber mehr Zeit für das Generieren der Prozessdaten gebraucht wird, als für die Ausführung der eigentlichen Prozessschritte, dann wird dies auf wenig Gegenliebe der Beteiligten treffen. Daher ist es sinnvoll, bei der Definition der Kennzahlen auch mal um die Ecke zu denken und zu fragen: „Wie können Informationen eventuell abgeleitet werden?“
 Ein Beispiel hierfür sind die Geschwindigkeitskontrollen in manchen Tunneln. Mittlerweile werden keine Überwachungsgeräte mehr im Tunnel installiert, welche die aktuelle Geschwindigkeit messen. Statt dessen wird das einfahrende Fahrzeug erfasst und anschliessend seine Fahrzeit bis zum Verlassen des Tunnels gestoppt. Kommt das Fahrzeug schneller aus dem Tunnel, als auf Basis der vorgeschriebenen Geschwindigkeit zu erwarten wäre, ist das Fahrzeug, da die Länge des Tunnels konstant ist, zu schnell unterwegs gewesen. 

Geben Sie die aufgeführten Zutaten in der genannten Reihenfolge in Ihr Optimierungsprojekt. Definieren Sie die jeweils benötigte Menge entsprechend der individuellen Anforderungen. Binden Sie die beteiligten Menschen als Experten in die Optimierung ein und schaffen Sie sich auch für Ihr Optimierungsprojekt die bereits beschriebenen Rückfallebenen. Diese ermöglichen Ihnen ein Innehalten, Bereinigen, Nachjustieren sowie das Planen der nächsten Schritte.

Hier finden Sie weitere Beiträge zu unserem diesjährigen Projekt Erfolgsrezepte.