Buchhaltung im Daily Business - Optimierungstipps für Unternehmer

In Deutschland gehen circa 43 Millionen Personen einer Erwerbstätigkeit nach. Es sind aber längst nicht alle Personen in der Bundesrepublik Angestellte. Wie das IfM Bonn für den Zeitraum 2012 ermittelt hat, liegt die Zahl der Selbständigen in Deutschland bei über vier Millionen. Laut Bundeswirtschaftsministerium kommen jedes Jahr mehr als 300.000 Existenzgründungen dazu. Und jeder, der als Unternehmer tätig ist, hat Pflichten. Dazu gehört auch eine mehr oder minder komplexe Buchführung.

Wie umfangreich die Buchhaltung in Ihrem unternehmerischen Alltag ausfällt, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Maßgeblichen Einfluss haben beispielsweise:

• Handelsrecht und
• Steuerrecht.

Buchführungspflichten können sich aus letztgenanntem Rechtskreis unter anderem beim Überschreiten gewisser Umsatz- und Erlösgrenzen ergeben. Beispiel: Ein Unternehmer erzielt einen Jahresgewinn von 55.000 Euro. Damit lebt die Buchführungspflicht auf.

Ganz ohne Buchhaltung kommt man dennoch nicht aus. Auch wer zu keiner ordentlichen Buchführung verpflichtet ist, muss zumindest eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) anfertigen.

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Unterstützung durch passende Software

Überblick zu Einnahmen und Ausgaben ist eine der Mindestanforderung, die Sie an sich als Unternehmer stellen sollten. Schließlich hängt von der EÜR ab, wie erfolgreich Ihr Unternehmen letztlich unterm Strich ist – und wie viel Ihnen als Unternehmer zum Leben bleibt. Buchführung – zumindest eine Buchhaltung mit System – verfolgt aber noch ganz andere Ziele.

Es geht hier auch darum, mit wenig Aufwand den vorgeschriebenen Steuererklärungspflichten nachzukommen. Hier geht es nicht nur um das Thema Einkommenssteuer, welches jedes Jahr Ende Mai wieder an Aktualität gewinnt. Sie als Unternehmer müssen beispielsweise:

• Umsatzsteuervoranmeldungen
• Umsatzsteuererklärungen
• Gewerbesteuererklärung usw.

einreichen. Wo im 21. Jahrhundert ausschließlich nach dem Prinzip „Buchführung aus dem Schuhkarton“ gearbeitet wird, sind die Erklärungen und Voranmeldungen ein erheblicher Kraftakt.

Eine Lösung ist die Abwicklung der Buchhaltung mithilfe von Software. Hier haben sich inzwischen ganz unterschiedliche Produkte am Markt etabliert. Als Unternehmer können Sie auf Software für wenige Euro zurückgreifen, die sich auf das Wesentliche beschränkt. Oder Sie nutzen professionelle Lösungen. Letztere kosten heute zwar schnell mehrere hundert Euro. Der Vorteil: Hier ist nicht nur die EÜR als Modul enthalten. Es lassen sich:

• Bilanzen
• BWA
• GuV
• Kontenübersichten
• Angebote und Mahnungen

ausfertigen. Zudem verfügen die Softwarelösungen oft über diverse Schnittstellen, etwa im Zusammenhang mit den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) oder DATEV.

Stand-alone-Software oder SaaS-Lösung

Buchhaltungssoftware ist ein etabliertes Hilfsmittel, um Ihnen die Rechnungslegung oder monatliche Abrechnung der Zahlungseingänge zu vereinfachen. Das Problem: Ist ein Steuermodul angeschlossen, ist die Software nach 12 Monaten meist nicht mehr auf dem aktuellen Stand.

Oft muss die neue Jahreslizenz jedes Jahr neu erworben werden. Stand-alone-Software kostet Geld und Sie dürfen das Programm unter Umständen immer wieder neu anpassen. Inzwischen erobern zunehmend Alternativen Marktanteile. Die Rede ist hier von sogenannten SaaS-Lösung. Hier wird die Buchhaltungssoftware quasi als Onlineservice angeboten.

Der Clou: Als Unternehmer lassen sich aus den Verwaltungsbildschirmen Rechnungen erstellen. Und die SaaS-Lösung übernimmt teils sogar das Einpflegen und Ablegen der Zahlungsbewegungen im richtigen Buchhaltungskonto. Je nach Abrechnungsmodell haben Sie hier sogar die Möglichkeit, Dokumente für Ihren Steuerberater erstellen zu lassen.

Steuerberater für die tägliche Buchhaltung - die sichere Lösung

Neben den bis hier hin genannten Möglichkeiten können Sie sich als Unternehmer die Buchhaltung noch einfacher machen. Heute bieten Steuerberater nicht nur die Anfertigung der nötigen Voranmeldungen und Steuererklärungen an. In aller Regel übernehmen sie auch Serviceleistungen rund um das Thema Buchhaltung – wie die Erfassung der Belege und Zuweisung der Beträge auf die einzelnen Finanzkonten.

Der Vorteil, den diese Alternative für Sie als Unternehmer hat, liegt auf der Hand: Steuerberater kennen die Vorschriften sehr genau. Zudem wird der Steuerberater sehr oft auch Hinweise zur Umsatzsteuerung mit auf den Weg geben können. So ist gerade Gründern häufig nicht bekannt, dass sich Investitionen im Steuerrecht anteilig um bis zu drei Jahre vorziehen lassen.

Der Nachteil, den ein Steuerberater hat, ist natürlich auch offensichtlich. Die Rede ist von den Kosten. Sofern Sie sich für diesen Weg entscheiden, müssen Sie als Unternehmer mehrere hundert Euro je Geschäftsjahr bereit sein, in die Hand zu nehmen. Allerdings ist diese Lösung technisch sauber und einfach. Gute Steuerberater in Ihrer Nähe finden Sie entweder klassisch auf Empfehlung durch vertraute Personen oder aber auch online auf Portalen wie Firma.de, wo sich auch Bewertungen anschauen lassen und ein individuell passenden Berater gefunden werden kann.

Weitere Optimierungstipps: Wo hat Digitalisierung Grenzen

Einfach alle Rechnungen einscannen – sprich digitalisieren – und schon kann man die Papierrechnung vernichten. Prinzipiell ist der „Papierkrieg“ für viele Unternehmer antiquiert. Zumal heute große Datenmengen auf einen USB-Stick passen. Aber: Den Digitalisierungswahn sollten Sie in geordnete Bahnen lenken.

Hintergrund: Belege müssen über zehn Jahre aufbewahrt werden. Diese Tatsache wird ergänzt durch immer wieder auftretende Probleme – etwa beim Vorsteuerabzug – wenn es um die papierlose Archivierung geht. Generell ist anzuraten, sich hier an einige Regulierungen zu halten. So sollte:

• nach § 14 Abs. 4 UStG geforderten Rechnungsangaben weiterhin enthalten sein
• die Rechnung nicht veränderbar sein
• alles an Vermerken oder Eingangsnachweisen enthalten sein.
• Prinzipiell ist vor der ersten Digitalisierung ein Gespräch mit dem Steuerberater zu empfehlen, um dessen Meinung und Sachkenntnis für die richtige Archivierung einzuholen.

Fazit: Buchführung bleibt Unternehmern erhalten

Egal, ob papierlose Rechnung oder DIN-A4 Dokument – um die Buchhaltung kommt heute kein Unternehmer herum und auch in Zukunft wird Ihnen diese Pflicht erhalten bleiben. Allerdings können Sie inzwischen Unterstützung in Anspruch nehmen. Heute stehen Selbständigen ganz unterschiedliche Softwarelösungen zur Verfügung – vom recht einfachen Programm bis zur kompletten Buchhaltung-Suite für alle Aspekte des unternehmerischen Alltags. Und auch online werden entsprechenden Serviceleistungen mittlerweile angeboten. Letztlich kommt es aber nicht nur darauf an, es sich schön einfach zu machen. Bei der Buchhaltung ist auch eine gewisse Rechtskonformität gefragt. Andernfalls klopft Ihnen das zuständige Finanzamt recht schnell auf die Finger.