Excel-Tabellen mit Word-Dokumenten verknüpfen – Sichern Sie dabei automatisch Tabellen-Aktualisierungen

12. Juli 2011

Excel-Tabellen mit Word-Dokumenten verknüpfen - So gehts

Sie möchten Daten aus einer Excel-Tabelle in ein Word-Dokument integrieren. Die folgenden Schritte zeigen Ihnen, wie mühelos ein Kopieren zwischen zwei Programmen zu bewerkstelligen ist.

 Excel-Tabellen mit Word-Dokumenten verknüpfen

Fügen Sie Daten aus einer Excel-Tabelle in Ihr Word-Dokument ein 

  • Starten Sie beide Programme: Word 2010 und Excel 2010.
  • Öffnen Sie in Excel 2010 die Arbeitsmappe, in der sich die Tabelle mit den gewünschten Daten befindet.
  • Markieren Sie den Bereich – die gesamte Tabelle oder die einzelnen Spalten -, die Sie in Ihr Word-Dokument einfügen möchten. Der markierte Bereich wird dabei mit einem schwarzen Rahmen komplett umrandet und blau hinterlegt.
  • Klicken Sie anschließend in der Registerkarte Start in der ersten Gruppe Zwischenablage auf die mittlere Schaltfläche Kopieren. Sofort ändert sich der schwarze Rahmen: Ein Band aus schwarz-weißen Strichen bewegt sich um den markierten Bereich. Oder für ganz Eilige: Drücken Sie die Tastenkombination Strg + C.
  • Wechseln Sie nun zu Word 2010, indem Sie in der Taskleiste auf die entsprechende Schaltfläche klicken.
  • Setzen Sie den Cursor in Ihrem Word-Dokument an die Stelle, an der Sie die Daten aus Ihrer Excel-Tabelle einfügen möchten.
  • Klicken Sie bei Word 2010 in der Registerkarte Start in der ersten Gruppe Zwischenablage auf die große Schaltfläche Einfügen. Word 2010 fügt sofort die Tabelle ein.
  • Neben der eingefügten Tabelle zeigt Word 2010 die Smarttag-Schaltfläche Einfügeoptionen an. Klicken Sie diese an. Denn nur so können Sie festlegen, wie die Daten in Ihrem Dokument eingefügt werden sollen.
  • Im geöffneten Kontextmenü werden Ihnen einzelne Schaltflächen angezeigt: Von links nach rechts haben diese folgende Funktionen:

    • Ursprüngliche Formatierung beibehalten: Mit diesem Befehl werden die Daten der Excel-Tabelle statisch eingefügt und die Formatierungen der Excel-Tabelle übernommen. Nachdem die Tabelle eingefügt wurde, können Sie selbstverständlich die Formatierungsbefehle von Word 2010 nutzen, um eventuelle visuelle Änderungen vorzunehmen.
    • Zielformatvorlagen verwenden: Auch bei diesem Befehl werden die Daten der Excel-Tabelle statisch eingefügt. Allerdings wird sie dabei als einfache Word-Tabelle formatiert, d.h. sie erhält einen Rahmen. Auch bei diesem Befehl können Sie nach dem Einfügen, innerhalb von Word 2010 eigene Formatierungen vornehmen.



    • Verknüpfen und ursprüngliche Formatierung beibehalten: Durch diesen Befehl übernimmt die Excel-Tabelle, die Formatierungsmerkmale, die Sie ihr in Excel zugewiesen haben. Gleichzeitig wird bei diesem Befehl im Word-Dokument gespeichert, aus welcher Excel-Tabelle die verwendeten Daten stammen. Dies ist wichtig: Denn nur so kann die Tabelle in Word aktualisiert werden, wenn Sie die Daten in Excel ändern.
    • Verknüpfen und Zielformatvorlagen verwenden: Dieser Befehl entspricht der vorherigen Option – mit einem kleinen Unterschied: Sie können das Layout der Tabelle Ihrem Word-Dokument anpassen. Denn die Tabelle wird als Word-Tabelle mit Rahmen dargestellt. Da Word auch hierbei speichert, aus welcher Tabelle Sie die Daten entnommen haben, werden diese aufgrund der Verknüpfung auch aktualisiert.
    • Grafik: Die Daten werden als Grafik eingefügt, d.h. Sie können zwar deren Größe ändern, aber nicht mehr die Tabellendaten selbst.
    • Nur den Text übernehmen: Bei diesem Befehl werden die Daten nicht länger als Tabelle dargestellt, d.h. die Inhalte der einzelnen Excel-Zellen werden durch Tabstopps voneinander getrennt.
    • Bewegen Sie am besten den Mauszeiger über die einzelnen Schaltflächen. Dadurch wird die Livevorschau aktiviert und Sie sehen, wie sich das Layout ändert.
    • Wählen Sie schließlich die Einfüge-Option aus, die Sie benötigen. Im Klartext: Sie müssen jetzt wissen und entscheiden, ob die Daten, die Sie eingefügt haben, später aktualisiert werden oder nicht. Falls diese aktualisiert werden sollen, müssen Sie eine der beiden Befehle auswählen, die eine Verknüpfung zwischen der Excel-Tabelle und dem Word-Dokument herstellt.

 

Aktualisieren Sie Ihre Verknüpfung mühelos 

  • Wichtig: Eine Aktualisierung zu aktivieren, gelingt nur, wenn Sie als Einfügeoption: Verknüpfen und ursprüngliche Formatierung beibehalten und Verknüpfen und Zielformatvorlagen verwenden gewählt haben.
  • Klicken Sie die eingefügte Tabelle mit der rechten Maustaste an.
  • Es öffnet sich ein Kontextmenü, auf dem verschiedene Befehle angezeigt werden. Zur Aktualisierung der Verknüpfung sind zwei Schaltflächen für Sie interessant:
  • Verknüpfungen aktualisieren: Haben Sie die Daten in der Excel-Tabelle geändert oder wurden diese von einem Mitarbeiter aktualisiert, klicken Sie diesen Befehl an. Dadurch wird die in Word 2010 eingefügte Excel-Tabelle aktualisiert. Wollen Sie es ganz schnell haben: Markieren Sie die Tabelle in Word und drücken die F9-Taste.

    • Hinweis: Standardmäßig aktualisiert Word 2010 die Daten – also die Verknüpfung -, sobald Sie das Dokument öffnen. Dabei zeigt Word 2010 ein Dialogfenster an: Das Dokument enthält Verknüpfungen, die möglicherweise auf andere Dateien verweisen. Möchten Sie das Dokument mit den Daten aus den verknüpften Dateien aktualisieren? Klicken Sie dann entweder auf die Schaltfläche Ja oder auf die Schaltfläche Nein.

  • Verknüpftes Arbeitsblatt-Objekt. Bei dieser Schaltfläche ist vor allem der folgende Kontextbefehl wichtig: Bearbeiten-Verknüpfung:Stellen Sie bei der Bearbeitung Ihres Word-Dokumentes fest, dass Sie neue Daten in Ihre Excel-Tabelle eintragen müssen, klicken Sie auf diesen Befehl. Sofort öffnet Office 2010 in Excel die Arbeitsmappe, aus der die eingefügte Tabelle stammt.

    • Haben Sie alle Daten eingetragen, klicken Sie auf Datei im Menüband, speichern Sie die Änderung ab und klicken dann auf Beenden.
    • Dadurch kehren Sie automatisch wieder zu Ihrem Word-Dokument zurück, das bereits aktualisiert wurde.

 

Kommentare

Lieber Gast

Bitte seien Sie doch so gut und schicken Ihre Zwei Dokumente (das von Ihnen verwendete XLS sowie das DOC) an meine Email Adresse: ulla.schneider(ad)business-netz.com. Ich versuche dann, Ihnen zu helfen.
Herzliche Grüße
Ulla Schneider

Einzelnen Wert aus EXCEL in ein WORD Dokument einfügen

Hallo,

soweit funktioniert alles wundervoll. Ich kann den Wert einer einzelnen Zelle mit einer Stelle im Word Dokument verknüpfen und er lässt sich auch aktualisieren.
Mein Problem ist, dass der Wert immer mit zusätzlichen Zeilenumbrüchen eingefügt wird. Die kann ich zwar löschen, nach dem Aktualisieren sind sie aber wieder da.
Beispiel:
Stück: 46 (so hätte ich es gerne)
Stück:
46
(so erscheint es leider)
Ich habe bisher keinen Weg gefunden den Zeilenumbruch zu entfernen.

Funktioniert so nicht

Habe gerade getestet den Inhalt einer Zelle aus Excel in Word "verknüpft als Unformatierter Unicode Text".
Sobald sich der Inhalt der Excel Zelle deutlich verkürzt...aktualisiert und anschließend wieder verlängert ist Word nicht in der Lage ein "fett" auf den ganzen Inhalt zu übertragen.

weiß jemand ein work-around?
Danke

Word 2010 > EXCEL Verknüpfungen

Das gewählte Vorgehen kann dazu führen, dass die Formatierung in WORD bei jeder Aktualisierung wieder verändert wird. Es gibt ein Vorgehen, dass dies vermeidet:

Nachdem die Quelle aus EXCEL zum Kopieren bezeichnet wurde, wechselt man zu WORD und wählt hier den Befehl "Einfügen" mit dem Pfeil nach unten. Im erscheinenden Menü wählt man "Inhalte einfügen" und danach auf der linken Seite "Verknüfung einfügen". Bei "als" wählt man "unformatierten Unicode-Text". Damit ist eine Verknüpfung erstellt, welche in WORD nicht bei jeder Aktualisierung das Format verändert.

Nachvollziehbarkeit der Aktualisierung

Hallo zusammen,

ich habe eine Frage. Wie ist es denn möglich nachzuvollziehen, wann eine Verknüpfung das letzte mal aktualisiert wurde. Lässt sich dies über ein Anzeigeformat einrichten, (ähnlich wie Print date, oder save date) so dass es bspw. auf dem Ausdruck eines Dokumentes steht oder in einen Prüffeld das nicht auf dem Dokument sichtbar ist, wann dieses das letzte mal aktualisiert wurde???

Vielen Dank schon mal im voraus :-)

Lösung auf welche Frage

Lieber Gast,
auf welche der beiden Fragen hätten Sie gerne eine Antwort?
Freue mich auf Ihre Rückmeldung,
herzliche Grüße
Ulla Schneider für die Business-Netz Redaktion

Hat jemand schon eine Lösung

Hat jemand schon eine Lösung für die oben gestelle Frage gefunden????

zu "einzelne Zeilen markieren"

Hallo Gast,

vielen Dank für Ihre Frage, wir haben diese aufgegriffen und einen neuen Beitrag geschrieben, der sich mit der Excel-Problematik: einzelne Zeilen oder Spalten kopieren und einfügen in Word befasst. Sie finden ihn hier:
http://www.business-netz.com/Tech-Tricks/Zeilen-und-Spalten-aus-Excel-Tabelle-in-Word-einfuegen

Wir hoffen, damit Ihre Frage beantwortet zu haben. Herzliche Grüße, Ihre Business-Netz Redaktion

Dialogfenster erscheint nicht - Word Optionen prüfen

Überprüfen Sie bitte einmal, ob bei Ihren Word Optionen dieser Befehl aktiviert ist: Öffnen Sie die Backstage Ansicht. Wählen Sie "Optionen". Klicken Sie im Kontextmenü "Word Optionen" den Befehl "Erweitert". Scrollen Sie schließlich bis zur Rubrik "Allgemein". Prüfen Sie, ob vor dem Befehl "Automatische Verknüpfung beim Öffnen aktualisieren" ein Häkchen steht. Falls nein, setzen Sie bitte eins. Dann wird das entsprechende Dialogfenster bei jedem Öffnen Ihres Word Dokumentes angezeigt. Gruß, Brigitte Miller

zu "einzelne Zeilen kopieren"

Haben Sie mal versucht, die nicht benötigten Zeilen in der Ursprungstabelle auszublenden, bevor Sie den Kopiervorgang starten?
Bei mir hat das funktioniert.

Herzliche Grüße

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