Excel-Tabellen mit Word-Dokumenten verknüpfen – Sichern Sie dabei automatisch Tabellen-Aktualisierungen

Excel-Tabellen mit Word-Dokumenten verknüpfen - So gehts

Sie möchten Daten aus einer Excel-Tabelle in ein Word-Dokument integrieren. Die folgenden Schritte zeigen Ihnen, wie mühelos ein Kopieren zwischen zwei Programmen zu bewerkstelligen ist.

Fügen Sie Daten aus einer Excel-Tabelle in Ihr Word-Dokument ein 

• Starten Sie beide Programme: Word 2010 und Excel 2010.
• Öffnen Sie in Excel 2010 die Arbeitsmappe, in der sich die Tabelle mit den gewünschten Daten befindet.
• Markieren Sie den Bereich – die gesamte Tabelle oder die einzelnen Spalten -, die Sie in Ihr Word-Dokument einfügen möchten. Der markierte Bereich wird dabei mit einem schwarzen Rahmen komplett umrandet und blau hinterlegt.
• Klicken Sie anschließend in der Registerkarte Start in der ersten Gruppe Zwischenablage auf die mittlere Schaltfläche Kopieren. Sofort ändert sich der schwarze Rahmen: Ein Band aus schwarz-weißen Strichen bewegt sich um den markierten Bereich. Oder für ganz Eilige: Drücken Sie die Tastenkombination Strg + C.
• Wechseln Sie nun zu Word 2010, indem Sie in der Taskleiste auf die entsprechende Schaltfläche klicken.
• Setzen Sie den Cursor in Ihrem Word-Dokument an die Stelle, an der Sie die Daten aus Ihrer Excel-Tabelle einfügen möchten.
• Klicken Sie bei Word 2010 in der Registerkarte Start in der ersten Gruppe Zwischenablage auf die große Schaltfläche Einfügen. Word 2010 fügt sofort die Tabelle ein.
• Neben der eingefügten Tabelle zeigt Word 2010 die Smarttag-Schaltfläche Einfügeoptionen an. Klicken Sie diese an. Denn nur so können Sie festlegen, wie die Daten in Ihrem Dokument eingefügt werden sollen.
• Im geöffneten Kontextmenü werden Ihnen einzelne Schaltflächen angezeigt: Von links nach rechts haben diese folgende Funktionen:
  
  
• Ursprüngliche Formatierung beibehalten: Mit diesem Befehl werden die Daten der Excel-Tabelle statisch eingefügt und die Formatierungen der Excel-Tabelle übernommen. Nachdem die Tabelle eingefügt wurde, können Sie selbstverständlich die Formatierungsbefehle von Word 2010 nutzen, um eventuelle visuelle Änderungen vorzunehmen.
• Zielformatvorlagen verwenden: Auch bei diesem Befehl werden die Daten der Excel-Tabelle statisch eingefügt. Allerdings wird sie dabei als einfache Word-Tabelle formatiert, d.h. sie erhält einen Rahmen. Auch bei diesem Befehl können Sie nach dem Einfügen, innerhalb von Word 2010 eigene Formatierungen vornehmen.

• Verknüpfen und ursprüngliche Formatierung beibehalten: Durch diesen Befehl übernimmt die Excel-Tabelle, die Formatierungsmerkmale, die Sie ihr in Excel zugewiesen haben. Gleichzeitig wird bei diesem Befehl im Word-Dokument gespeichert, aus welcher Excel-Tabelle die verwendeten Daten stammen. Dies ist wichtig: Denn nur so kann die Tabelle in Word aktualisiert werden, wenn Sie die Daten in Excel ändern.
• Verknüpfen und Zielformatvorlagen verwenden: Dieser Befehl entspricht der vorherigen Option – mit einem kleinen Unterschied: Sie können das Layout der Tabelle Ihrem Word-Dokument anpassen. Denn die Tabelle wird als Word-Tabelle mit Rahmen dargestellt. Da Word auch hierbei speichert, aus welcher Tabelle Sie die Daten entnommen haben, werden diese aufgrund der Verknüpfung auch aktualisiert.
• Grafik: Die Daten werden als Grafik eingefügt, d.h. Sie können zwar deren Größe ändern, aber nicht mehr die Tabellendaten selbst.
• Nur den Text übernehmen: Bei diesem Befehl werden die Daten nicht länger als Tabelle dargestellt, d.h. die Inhalte der einzelnen Excel-Zellen werden durch Tabstopps voneinander getrennt.
• Bewegen Sie am besten den Mauszeiger über die einzelnen Schaltflächen. Dadurch wird die Livevorschau aktiviert und Sie sehen, wie sich das Layout ändert.
• Wählen Sie schließlich die Einfüge-Option aus, die Sie benötigen. Im Klartext: Sie müssen jetzt wissen und entscheiden, ob die Daten, die Sie eingefügt haben, später aktualisiert werden oder nicht. Falls diese aktualisiert werden sollen, müssen Sie eine der beiden Befehle auswählen, die eine Verknüpfung zwischen der Excel-Tabelle und dem Word-Dokument herstellt.

Aktualisieren Sie Ihre Verknüpfung mühelos 

• Wichtig: Eine Aktualisierung zu aktivieren, gelingt nur, wenn Sie als Einfügeoption: Verknüpfen und ursprüngliche Formatierung beibehalten und Verknüpfen und Zielformatvorlagen verwenden gewählt haben.
• Klicken Sie die eingefügte Tabelle mit der rechten Maustaste an.
• Es öffnet sich ein Kontextmenü, auf dem verschiedene Befehle angezeigt werden. Zur Aktualisierung der Verknüpfung sind zwei Schaltflächen für Sie interessant:
• Verknüpfungen aktualisieren: Haben Sie die Daten in der Excel-Tabelle geändert oder wurden diese von einem Mitarbeiter aktualisiert, klicken Sie diesen Befehl an. Dadurch wird die in Word 2010 eingefügte Excel-Tabelle aktualisiert. Wollen Sie es ganz schnell haben: Markieren Sie die Tabelle in Word und drücken die F9-Taste.
  
  
  • Hinweis: Standardmäßig aktualisiert Word 2010 die Daten – also die Verknüpfung -, sobald Sie das Dokument öffnen. Dabei zeigt Word 2010 ein Dialogfenster an: Das Dokument enthält Verknüpfungen, die möglicherweise auf andere Dateien verweisen. Möchten Sie das Dokument mit den Daten aus den verknüpften Dateien aktualisieren? Klicken Sie dann entweder auf die Schaltfläche Ja oder auf die Schaltfläche Nein.
    
    
• Verknüpftes Arbeitsblatt-Objekt. Bei dieser Schaltfläche ist vor allem der folgende Kontextbefehl wichtig: Bearbeiten-Verknüpfung:Stellen Sie bei der Bearbeitung Ihres Word-Dokumentes fest, dass Sie neue Daten in Ihre Excel-Tabelle eintragen müssen, klicken Sie auf diesen Befehl. Sofort öffnet Office 2010 in Excel die Arbeitsmappe, aus der die eingefügte Tabelle stammt.
  
  
  • Haben Sie alle Daten eingetragen, klicken Sie auf Datei im Menüband, speichern Sie die Änderung ab und klicken dann auf Beenden.
  • Dadurch kehren Sie automatisch wieder zu Ihrem Word-Dokument zurück, das bereits aktualisiert wurde.