Excel Spezialfilter aktivieren – Teil 2: Daten filtern

Excel Spezialfilter erstellen – in 3 Phasen

Nachdem Sie in Teil 1: Excel Spezialfilter die einzelne Bereiche – u.a. den Kriterienbereich – erstellt haben, beginnen Sie nun den Spezialfilter zu aktivieren.

Die Phase 1: Der Excel Spezialfilter-Listenbereich

• Wenden Sie sich dem ersten Bereich zu – dem Excel Listenbereich. Klicken Sie wahllos in eine der Zellen, die schwarz umrandet erscheint.
• Öffnen Sie schließlich die Registerkarte Daten.
• In der dritten Gruppe Sortieren und Filtern klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitert.
• Excel öffnet das Dialogfenster Spezialfilter.
• Wie Sie sehen, hat Excel bereits in das Feld Listenbereich eine Eingabe eingetragen. Kontrollieren Sie bitte, ob Excel Ihre Liste korrekt erkannt hat, d.h. der Bezug zur Liste sollte ein absoluter Bezug sein und die Anfangszelle – meist A1 – als auch die Endzelle – beispielsweise F10 – benennen.
• Bevor Sie zur Phase 2 – dem Kriterienbereich – gehen, müssen Sie noch die Schaltfläche An eine andere Stelle kopieren aktivieren. Klicken Sie dafür in den kleinen Kreis vor der Schaltfläche, der dann blau erscheint.
  
  

  
  

Phase 2: Der Excel Spezialfilter Kriterienbereich

• Bei der Vorbereitung haben Sie bereits Ihre Kriterien in diesen Bereich eingegeben. Damit geben Sie in Excel an, welche Daten Sie filtern lassen wollen.
• Klicken Sie nun in das leere Feld Kriterienbereich im Dialogfenster Spezialfilter. Ihr Cursor sollte sichtbar blinken.
• Markieren Sie anschließend im Excel Spezialfilter-Kriterienbereich in Ihrer Excel Tabellen-Liste, die Zellen – und zwar Ihre gesamte kopierte Überschriftenzeile, als auch die Zeilen, in denen Sie Kriterien eingetragen haben. Sollten Sie also nur in eine Zeile Kriterien notiert haben, markieren Sie insgesamt 2 Zeilen (Überschriften und Kriterienzeile). Sollten Sie eine ODER-Verknüpfung erstellt haben, müssen Sie alle folgenden Zeilen, in denen Sie Kriterien aufgeschrieben haben, auch markieren.
• Kontrollieren Sie bitte, ob Excel Ihre Markierung korrekt übernommen hat.

Phase 3: Der Excel Spezialfilter-Zielbereich

• Wenden Sie sich nun dem letzten Feld Kopieren nach im Dialogfenster Spezialfilter zu. Setzen Sie Ihren Cursor in dieses leere Feld.
• Anschließend markieren Sie Ihren erstellten Zielbereich auf dem Tabellenblatt. Bei UND-Verknüpfungen reicht es in der Regel aus, wenn Sie nur die kopierte Überschriftenzeile markieren. Bei ODER-Verknüpfungen empfiehlt es sich, so viele Zeilen zu markieren, wie Sie Datensätze kopieren wollen – lieber mehr, als weniger.
• Kontrollieren Sie auch hier, ob Excel Ihre Markierung als korrekten Bezug eingetragen hat.
• Excel Tipps und Tricks: Wollen Sie sichergehen, dass der Excel Spezialfilter keine doppelten Einträge mitkopiert, aktivieren Sie den Befehl Keine Duplikate.
• Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf OK. Der Spezialfilter in Excel 2010 wird Ihre Daten wie gewünscht filtern und in Ihrem Zielbereich einfügen. So können Sie bequem die gefilterten Daten per Ausschneiden/Einfügen oder Kopieren/Einfügen auf ein leeres Tabellenblatt verschieben.