Excel Spezialfilter – Teil 1: Kriterienbereich erstellen

Excel Spezialfilter – und Sie erhalten den gewünschten Auszug Ihrer Daten

Sie benötigen einen konkreten Auszug aus Ihrer Excel Tabelle. Und obwohl Sie in Excel mit Hilfe der Funktion Autofilter Ihre Daten haben filtern lassen, druckt Excel alle Datensätze aus. Ihre gefilterte Datenquelle wurde ignoriert. Die Ursache hierfür ist: Der Excel 2010 Autofilter ist nur temporär wirksam, so dass Ihre Daten ungefiltert übernommen werden. Deshalb sollten Sie, um Ihre Daten zu filtern, in Excel nicht den Autofilter einsetzen, sondern den Spezialfilter in Excel 2010.

Zur besseren Veranschaulichung hier ein Video von learningbyviewing. 

Excel Spezialfilter – und seine 3 Bereiche

Beim Einsatz Ihres Excel Spezialfilters kopieren Sie ausgewählten Daten in einen erstellten Zielbereich. Deshalb arbeiten Sie mit 3 Bereichen:

1. Excel Spezialfilter-Listenbereich. In Ihrem Listenbereich haben Sie Ihre Daten eingetragen – beispielsweise Ihre Adressen für den Serienbrief.
2. Excel Spezialfilter-Kriterienbereich. In diesem Bereich bestimmen Sie, nach welchen Kriterien Excel Ihre Daten filtern soll.
3. Excel Spezialfilter-Zielbereich. In diesen Bereich werden die von Ihnen ausgewählten Daten kopiert. Achten Sie deshalb darauf, dass Ihr Zielbereich über ausreichend Platz verfügt, um all Ihre Daten aufzunehmen.

Den Excel Spezialfilter vorbereiten: Die Bereiche erstellen  

• Öffnen Sie gewünschte Excel Tabelle, auf der sich die Liste befindet, die Sie filtern lassen möchten.
• Kopieren Sie die Überschriftenzeile, indem Sie diese markieren und auf der Registerkarte Start in der ersten Gruppe Zwischenablage die Schaltfläche Kopieren aktivieren. Wichtig: Bitte wirklich kopieren und nicht erneut schreiben, da Excel sonst den Bereich nicht anerkennt.
• Setzen Sie Ihren Cursor zwei bis drei Zeilen unter die eigentliche Liste – dies ist Ihr zukünftiger Excel Spezialfilter Kriterienbereich –, klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Einfügen, um dort die kopierte Überschriftenzeile einzusetzen.
• Wiederholen Sie diesen Vorgang erneut einige Zeilen unterhalb Ihres Excel Spezialfilter Kriterienbereiches. Fügen Sie dort die Überschriftenzeile ein, um nun den Excel Spezialfilter Zielbereich zu kreieren.

Sie haben anschließend drei Überschriftenzeilen.

Den Excel Spezialfilter vorbereiten: Die Kriterien festlegen   

• Wenden Sie sich dem Excel Spezialfilter Kriterienbereich zu. Hier müssen Sie nun eingeben, nach welchen Kriterien Excel Ihre Daten filtern soll.
• Wichtige Excel Tipps und Tricks:
  • Stehen Ihre Kriterien in einer Zeile, so werden diese von Excel mit einem UND verknüpft, d.h. Excel filtert diese beiden Kriterien aus Ihrer Liste heraus. Wollen Sie beispielsweise aus Ihrer Adressliste nur die Stadt „Berlin“ und gleichzeitig nur „Herren“ aus Berlin herausfiltern, geben Sie dies unter der Überschriftenzeile Ihres Excel Spezialfilters Kriterienbereiches in einer Zeile ein. Notieren Sie z.B. unter der Überschriftenspalte Anrede das Wort „Herr“ und unter der Überschriftenspalte Ort das Wort „Berlin“ – also z.B. A10: Anrede und in A11: Herr bzw. F10: Ort und in F11: Berlin. (Alle Kriterien stehen in einer Zeile!)
  • Stehen Ihre Kriterien jedoch untereinander – also auf zwei Zeilen verteilt - so werden diese von Excel mit einem ODER verknüpft. Wollen Sie beispielsweise aus Ihrer Adressliste die Stadt „Berlin“, aber grundsätzlich ais allen Orten alle Personen mit dem Nachnamen „Müller“ herausfiltern, geben Sie diese beiden Kriterien untereinander an. Notieren Sie z.B. unter der Überschriftenspalte Ort das Wort „Berlin“ und in der nächsten Zeile unter der Überschriftenspalte Nachname das Wort „Müller“ – also z.B. F10: Ort und in F11: Berlin und C10: Nachname und in C12: Müller (Der Name Müller steht somit eine Zeile unter dem Ort Berlin!).

Sie haben jetzt die Vorarbeiten für den Excel Spezialfilter geleistet. Im Teil 2 erfahren Sie, wie Sie den Excel Spezialfilter aktivieren.