Adressliste in Excel erstellen: 3 Tricks für Ihre Excel Adressen

In Excel eine Adressliste erstellen: Schnell, mühelos und einfach

Wollen Sie Adressen in Excel einfügen, empfiehlt es sich, entsprechende Tabellen zu erstellen, die als Adresslisten fungieren. Aber Achtung: Vergessen Sie die übliche Vorgehensweise, die Sie anwenden würden, um eine Adressliste in Excel zu erstellen.

Statt

• Ihre Adressdaten in alphabetischer Reihenfolge zu erstellen
• und spätere Adressdaten an der korrekten Stelle in der Excel Tabelle einzufügen,

wenden Sie ab heute eine zentrale Funktion in Excel an: Sie lassen Excel Ihre Tabelle und Dateien automatisch sortieren. Damit wird Ihre Adressverwaltung mit Excel zum Kinderspiel – und Sie sparen sich viel Zeit und Mühe.

Adressliste in Excel erstellen: 3 Tricks, wie Sie Ihre Adressen in Excel eingeben – und verwalten

Trick 1: Die Arbeitsliste erstellen

• Öffnen Sie in Excel eine neue Arbeitsmappe.
• Legen Sie Ihre Spaltenüberschriften fest. Um anschließend das automatische Sortieren in Excel aktivieren zu können, empfiehlt es sich, für jeden Datensatz eine Spalte vorzusehen – also Anrede, Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort, Telefon, E-Mail.
• Geben Sie diese Überschriften ein.
• Tippen Sie anschließend Ihre Adressen entsprechend Ihrer Spalteneinteilung in Ihre Excel Adressliste ein – und zwar ohne, dass Sie diese alphabetisch sortieren.
• Lassen Sie anschließend Ihre Tabelle und Dateien von Excel automatisch sortieren:
  • Öffnen Sie die Registerkarte Start.
  • Setzen Sie den Cursor in die Tabellenspalte, nach der Ihre Adressliste sortiert werden soll – beispielsweise der Nachname.
  • Klicken Sie der siebten und letzten Gruppe Bearbeiten auf die Schaltfläche Sortieren und Filtern.
  • Im Drop-down-Menüfenster wählen Sie den Befehl Von A bis Z sortieren (oder alternativ Von Z bis A sortieren).
  • Excel sortiert sofort alle Ihre Daten – und Ihre Adressliste liegt Ihnen in korrekter alphabetischer Reihenfolge vor.

Trick 2: Neue Adressen in Excel einfügen

• Statt nun mühselig Ihre Excel Adressliste zu durchsuchen, um die passende Spalte zu finden, in der Sie Ihre neue Adresse alphabetisch einfügen, scrollen Sie ab heute nur noch ans Ende Ihrer bereits erstellten Adressliste.
• Geben Sie dort in die Zeilen und Spalten die Daten Ihrer neuen Adressen ein.
• Führen Sie anschließend wie oben beschrieben das automatische Sortieren durch.

Trick 3: In Excel Ihre Adressen verwalten

Nutzen Sie diese Funktion, um in Excel Ihre Adressverwaltung durchzuführen. So könnten Sie Excel anweisen, Ihre Liste automatisch zu sortieren – und zwar nach

• den Straßennamen
• oder den Orten.

Klicken Sie dafür in die entsprechende Tabellenspalte und aktivieren Sie die automatische Sortierfunktion. Ihnen liegt dann eine sortierte Adressliste vor, die Sie beispielsweise dabei unterstützt Ihre Telefonakquise durchzuführen oder ein Direktmailing zu starten.