Nervige Meetings? Hier sind die Alternativen: Dailys und Retrospektiven

In ein Meeting gehen viele rein - doch es kommt wenig dabei heraus. Das klingt vielleicht zynisch, ist in so manchen Unternehmen aber immer noch Usus. Das muss nicht so sein. Längst gibt es erprobte Alternativen.

Stundenlange Schwafel-Meetings, die es zuhauf immer noch gibt, sind reinste Verschwendung. Rechthaberei, politische Spielchen, Endlosdebatten und Ergebnisarmut sind dabei die Norm. Das kostet unnötig Geld, bringt aber rein gar nichts. Dafür hat heute niemand mehr Zeit. Meetings sollen vielmehr Ergebnisse bringen. Schnelle und zugleich gute Entscheidungen, damit es zügig weitergeht, sind dabei elementar.

So haben New Work und die zunehmend virtuelle Zusammenarbeit auch neue Besprechungsformate hervorgebracht. Relativ bekannt sind die durchstrukturierten Dailys bei Scrum. Sie passen vielfach auch für die Zusammenarbeit in klassischen Teams und Projekten, können sogar Abteilungsmeetings ersetzen.

Zügig und knapp: Wie Dailys ablaufen können

Bei Dailys handelt es sich um kurze morgendliche Zusammenkünfte, die Online oder Offline stattfinden können. Letztere macht man am besten im Stehen vor einer Aufgabentafel wie etwa dem Kanban-Board, idealerweise zur gleichen Zeit und am gleichen Ort. Jeder Teilnehmer hat etwa zwei Minuten Redezeit und beantwortet vorbereitet und konzentriert folgende Fragen: 

• Was habe ich seit gestern/dem letzten Mal geschafft?
• Was werde ich heute/bis zum nächsten Mal tun?
• Was hindert mich bei der Arbeit, wo brauche ich Hilfe?

Dinge, die die Arbeit behindern, müssen radikal offengelegt und schnell aus dem Weg geräumt werden. Nötige Entscheidungen sind gleich vor Ort zu fällen, damit die Arbeit rasch voranschreiten kann. Ausschweifende Diskussionen gibt es dort nicht. Aussprachen finden, wenn nötig, im Nachgang statt.

Eine gut sichtbare Uhr im Raum sorgt für Zeitdisziplin. Das Daily ist keine Profilierungsveranstaltung, sondern zeigt sachlich den Fortschritt der Arbeit. Unterschwellige Töne, abfällige Bemerkungen, persönliche Angriffe, Ego-Gehabe, Beleidigtsein und dergleichen haben dort nichts zu suchen.

Zu Beginn macht eine Sicherheitsfrage Sinn

Ein weiteres ursprüngliches Scrum-Element ist die Retrospektive. Dabei wird in einem zweckmäßigen Rhythmus zwischen zwei und vier Wochen die Zusammenarbeit reflektiert und gemeinsam überlegt, was man in Zukunft besser machen kann. Wie bei allen agilen Methoden bekommt auch hier die Visualisierung viel Raum.

„Retros“ ist geprägt von gegenseitigem Respekt, Offenheit und Stringenz. Wollen Sie damit beginnen, ist es klug, beim ersten Mal eine Sicherheitsfrage zu stellen, etwa so: „Auf einer Skala von null bis zehn: Wie frei denkst Du/denken Sie, in dieser Runde sprechen zu können?“ Die Skala wird am besten verdeckt präsentiert, so dass die Teilnehmer vorbereitete farbige Punkte unbeeinflusst von anderen aufkleben können.

Solche Skalierungsfragen können einen gefühlten Zustand sehr gut sichtbar machen, ohne dass er lang und breit erklärt werden muss. Statt eines kategorischen Gut oder Schlecht werden Grauzonen deutlich. Liegen die Werte unter acht, muss das zunächst thematisiert und bearbeitet werden. Möglich ist auch eine Stimmungscollage.

Für Retrospektiven gibt es verschiedene Formen

Bei einer Retrospektive arbeiten die Teilnehmer offen an folgenden Fragen: 

• Was lief gut? Haben wir unsere Ziele erreicht?
• Was lief (konstruktiv!) nicht so gut und warum?
• Wie können wir unsere Arbeitsprozesse weiter verbessern?

Eine zweite Umsetzungsform ist die Starfish-Retrospektive. Meist wird dazu eine Art Seestern mit fünf Armen auf ein (virtuelles) Board gezeichnet. Die einzelnen Arme tragen folgende Bezeichnungen: 

• Behalten (Keep)
• Verstärken (More)
• Beginnen (Start)
• Stoppen (Stop)
• Verringern (Less)

Die Mitarbeiter stellen sich vor der Wand auf und kleben Post-its mit ihren Ideen oder Diskussionspunkten an die entsprechende Stelle. Nachdem alle damit fertig sind, werden die einzelnen Punkte besprochen.

 © Anne Schüller

Was bei Retrospektiven zu beachten ist

Die Runde braucht einen methodensicheren Moderator. Jeder kommt bei Retrospektiven gleichrangig zu Wort. Verbesserungskonzepte werden in der Gruppe entworfen und von allen gemeinsam priorisiert. Getroffene Entscheidungen gehen zunächst für einen vordefinierten Zeitraum in ein Versuchsstadium. Erst danach legt man gemeinsam fest, ob damit weitergemacht werden soll oder nicht.

Auch die Retrospektive selbst erhält Feedback, wie man diese zukünftig optimieren kann. Jede Retrospektive wird mit einer Lobrunde beendet. Erfolge werden gefeiert. Der Ablauf einer Retrospektive sollte wechseln und auch mal spielerisch sein, damit die Spannung erhalten bleibt und das Vorgehen nicht zur drögen Routine verkommt.

Im Web kann man für die unterschiedlichsten agilen Besprechungsformate gute Anregungen finden. Für strategische Retrospektiven gilt ein Rhythmus von zwei- bis viermal im Jahr. Hierin kann es auch um rollierende Ziel- und Budgetplanungen gehen. Viel mehr dazu in meinem Buch „Die Orbit-Organisation“.

Das Buch zum Thema:

Die Orbit Organisation