Zeit gewinnen – Nehmen Sie Ihren Erfolg selbst in die Hand

8. März 2010

Zeit können Sie nur gewinnen, indem Sie Zeit sparen. Das heißt: Sie verwenden Ihre vorhandene Zeit effizienter. Dazu denken Sie in Zielen, beugen durch geschickte Planung Stress vor, verschaffen sich tägliche Erfolgserlebnisse und gewinnen jeden Tag mindestens 1 Stunde freie Zeit.

 

Nehmen Sie Ihren Erfolg selbst in die Hand

Schritt 1: Karriereplan erstellen

 

Ziel: Analysieren Sie Ihre Situation und entwickeln Sie daraus Ihre Vision

Als Grundlage für Ihren Erfolg müssen Sie Ihre persönlichen Ziele finden. Damit geben Sie die Richtung vor und legen den Maßstab fest, an dem Sie sich später selbst messen können. Achten Sie darauf, dass Sie Ziele formulieren, die Sie unmittelbar in Handlungen umsetzen können.

Wenn Sie beispielsweise das Arbeitsklima verbessern wollen, wäre dies ein Ergebnis. Erreichen können Sie das, indem Sie sich als Ziel Stecken, z. B. jede Woche eine Stunde mit Ihren Mitarbeitern wichtige Entscheidungen und anstehende Planungen zu besprechen.

Anhand einer Bestandsaufnahme können analysieren, mit welchen Mitteln Sie Ihre Ziele erreichen wollen. Überprüfen Sie, welche Erfolge Sie in der Vergangenheit vorweisen konnten und wie Ihnen diese gelungen sind.

Machen Sie sich Ihre Stärken bewusst und überlegen Sie, wem Sie damit konkret einen Nutzen bieten können. So ermitteln Sie, über welches Potenzial Ihnen zur Verwirklichung Ihrer Ziele verfügen.

 



  

Schritt 2: Planungsgrundlage schaffen

Ziel: Planen Sie die konkrete Umsetzung Ihrer Aufgaben

Planung heißt, Sie bereiten die Verwirklichung von Zielen vor. Je präziser Sie bei der Planung vorgehen, desto mehr Zeit können Sie anschließend bei der Durchführung sparen. 

 

Expertenrat

Machen Sie bei Ihrer Zeitplanung immer konkrete Vorgaben: in einer Stunde, bis nächste Woche etc. Vermeiden Sie dagegen vage Angaben wie etwas „möglichst bald“ o. Ä.

Nach einer bewährten Faustregel sollten Sie für die Zeitperiode, für die Sie planen (Tag, Woche, Monat oder Jahr), einen Anteil von maximal 1 % ansetzen.

Stellen Sie sich Ihre Zeitplanung als ein geschlossenes System vor: Aus Ihrem Lebens- oder Mehrjahresplan können Sie entsprechend Ihren Jahres-, Quartals-, Monats und Wochenplan ableiten bis herunter zur Planung Ihres Tagesgeschäfts.

 

Der Tagesplan ist die letzte und wichtigste Stufe Ihrer Zeitplanung. Hier setzen die gesteckten Ziele konkret in die Tat um. Gehen Sie deshalb bei Ihrer Planung schrittweise vor: Zerlegen Sie eine Gesamtaufgabe in mehrere überschaubare Teilbereiche. So können Sie verschiedene Aufgaben auf mehrere Zeitabschnitte verteilen.

Mit der ALPEN-Methode können Sie bei minimalem Aufwand täglich ein Vielfaches an Zeit gewinnen.

 

Schritt 3: Zeitreserven ermitteln

Ziel: Suchen Sie nach Entlastungsmöglichkeiten

Sie arbeiten erfolgreich, wenn Sie die richtigen Aufgaben zuverlässig und schnell erledigen. Dazu sollten Sie eindeutige Prioritäten setzen: Entscheiden Sie, welche Arbeiten Sie unbedingt selbst erledigen müssen und was Sie dauerhaft oder wenigstens einmalig an andere delegieren können.

 

Tipp

Delegation ist für beide Seiten ein Gewinn: Die Führungskraft gewinnt Zeit für wichtigere Aufgaben, fördert Selbstständigkeit und Fähigkeit der Mitarbeiter und fördert dadurch deren Motivation und Arbeitszufriedenheit.

Unterscheiden Sie dabei grundsätzlich zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben. Die wichtigen erledigen Sie in der Regel selbst, während Sie die dringenden eher delegieren können. Lassen Sie deswegen wichtige Aufgaben nie dringend werden. 

 

Schritt 4: Aktivitäten in den Griff bekommen

Ziel: Passen Sie Arbeitsgestaltung und Arbeitsstil Ihrer Tagesform an

Verfügen Sie bei der Organisation Ihres Arbeitstags über Ihre Arbeit – und nicht umgekehrt. Berücksichtigen Sie deswegen bei Ihrer Tagesplanung Ihre individuellen Leistungshochs und -tiefs.

Untersuchen Sie Ihren persönlichen Arbeitsstil und entwickeln Sie diesen ggf. weiter. Nehmen Sie dazu immer wieder neue Anregungen wie z. B. zur Vermeidung von Störfaktoren auf und integrieren Sie diese in Ihre Arbeitsweise.

Halten Sie ebenso die Augen ständig nach Verbesserungsmöglichkeiten (KVP) offen: Es gibt in der Regel immer einen Weg, Dinge einfacher zu erledigen. Stellen Sie dazu Ihre Arbeitsaufgaben zunächst grundsätzlich infrage und suchen Sie nach Möglichkeiten, wie Sie sich selbst entlasten können: Fragen Sie dazu, weshalb Sie überhaupt eine Aufgabe übernehmen müssen, warum gerade Sie, wieso gerade jetzt und in dieser Form.

 

Schritt 5: Informationsaustausch rationalisieren

Ziel: Gestalten Sie Ihre Kommunikation effizienter

In Ihrem Arbeitsalltag sind Sie gewöhnlich auf den Austausch von Informationen – Kommunikation – angewiesen. Dies geschieht über unterschiedliche Kanäle: Meetings, Telefonate oder E-Mails.

Prüfen Sie bei Besprechungen grundsätzlich zuerst, ob diese wirklich notwendig sind und ob Sie persönlich teilnehmen müssen. Eventuell können einzelne Themen auch in einer Telefonkonferenz oder über ein Forum im Intranet abgehandelt werden. Ebenso gut können Sie mit Wiki arbeiten.

Wenn Sie zu einem Meeting eingeladen werden, suchen Sie auf der Tagesordnung die für Sie relevanten Punkte heraus. Beantragen Sie dann gleich zu Beginn der Besprechung, diese Themen an den Anfang zu stellen.

Haben Sie selbst zu einer Konferenz eingeladen, setzen Sie ihr ein natürliches Ende: Eine Besprechung am Vormittag endet gewöhnlich um 12 Uhr – unabhängig davon, ob sie um 9 oder um 10 Uhr beginnt.

Begrenzen Sie die Teilnehmerzahl auf die Personen, die tatsächlich zur Lösung des anstehenden Problems etwas beitragen können. Verbeißen Sie sich während der Diskussion nicht an einzelnen Fragen. Wenn Sie feststellen, dass einzelne Probleme mehr Gesprächsbedarf erfordern, stellen Sie diese kurzfristig ans Ende der Besprechung.

Schirmen Sie sich in Ihrem normalen Arbeitsalltag nach Möglichkeit vor unerwünschten Besuchern ab. Planen Sie dazu sogenannte stille Stunden, in denen Sie auf keinen Fall gestört werden wollen. Richten Sie daneben Sprechzeiten ein, zu denen Ihre Mitarbeiter sich zu einem Gespräch anmelden können.

Das Telefon ist zwar ein effektives Instrument, um Zeit zu sparen. Gleichzeitig kann es aber auch einer der größten Störfaktoren sein. Wenn Sie eine Aufgabe konzentriert zu Ende erledigen wollen oder sich mit einem Mitarbeiter besprechen, sollten Sie keine Anrufe entgegennehmen.

Sofern Sie sich nicht durch Ihre Sekretärin abschirmen lassen können, nutzen Sie die Möglichkeit der Rufumleitung. Ein Kollege kann dann für einen begrenzen Zeitraum Ihre Anrufe entgegennehmen. Dabei kann er im günstigsten Fall die Fragen selbst beantworten oder dem Anrufer zumindest Ihren Rückruf in Aussicht stellen.

Wenn Sie vor Beginn einer umfangreicheren Aufgabe ein Telefonat erwarten, kommen Sie dem Anrufer zuvor. Rufen Sie ihn selbst an, dann werden Sie bei Ihrer Arbeit später nicht unterbrochen und haben den Kopf frei für Ihre Problemlösung.

Straffen Sie ebenso Ihre E-Mail Korrespondenz. Gewöhnen Sie sich an, E-Mails nur 2 oder 3 Mal am Tag zu beantworten. Wer eine spontane Rückmeldung braucht, greift ohnehin zum Telefon. Zwischendurch brauchen Sie dann auch gar keine E-Mails abzurufen. Stellen Sie Ihr Programm deshalb so ein, dass eingehende Nachrichten nicht in Ihrem Bildschirmfenster aufpoppen. 

 

Schritt 6: Erfolgskontrolle

Ziel: Überprüfen Sie die Einhaltung Ihrer Zeitpläne regelmäßig

Jede Planung ist nur so gut, wie Ihre spätere Einhaltung. Das macht Kontrolle Ihrer Zeitpläne unverzichtbar.

Unterscheiden Sie dabei zwischen Ablaufkontrollen, bei denen Sie Ihre Arbeitsorganisation überprüfen, und Ergebniskontrollen, die Sie am Ende einer Aufgabe durchführen.

Die Fragen der folgenden Checkliste sollten Sie bei einer Ablaufkontrolle mehrmals täglich durchgehen.

 

Checkliste für Ihren Download

Überprüfen Sie Ihre Arbeitsorganisation 

Bei der Ergebniskontrolle überprüfen Sie regelmäßig Ihre Jahres-, Monats-, Wochen- und Tagespläne darauf, ob Sie die vorgenommenen Ziele erreicht haben. Wenn etwas unerledigt blieb, forschen Sie nach den Ursachen.

Untersuchen Sie auch, wo Sie Zeit vergeudet haben und leiten Sie daraus Maßnahmen für die nächste Zielplanung ab.

 

Schritt 7: Anwendung im beruflichen Alltag

Ziel: Setzen Sie die vorgenannten Schritte gezielt in Ihre tägliche Praxis um

Um die einzelnen Schritte in Ihren beruflichen Alltag zu übernehmen, sollten Sie sich einen Ablaufplan machen. Fragen Sie dabei bei jedem einzelnen Abschnitt,

  • was Sie in Angriff nehmen wollen,
  • wer davon betroffen sein wird,
  • wann Sie damit beginnen und
  • wann Sie mit der Durchführung zu Ende kommen wollen.

 

Gehen Sie bei der Umsetzung auch wieder nach dem Prioritätsprinzip vor: Beginnen Sie mit dem für Sie wichtigsten Problem. Vermeiden Sie jeden Perfektionismus. Nehmen Sie sich nur Maßnahmen vor, die Sie auch tatsächlich umsetzen können.

 

 

Nehmen Sie sich für Ihren 1. Maßnahmenplan möglichst nur eine große Aktion und wenige kleine Aktivitäten vor. Sie wissen ja: Auch der längste Weg beginnt mit einem kleinen Schritt! Später können Sie sich – motiviert durch Erfolgserlebnisse – weitere Aktionen vornehmen.

Weihen Sie Kollegen, Mitarbeiter, Familie und Bekannte in Ihre Planungen ein. Das gibt Ihnen zusätzlichen Ansporn, Ihre Vorhaben auch in die Tat umsetzen.

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