Tipps für die optimale Planung Ihrer Geschäftsreise

Damit Ihre Geschäftsreise problemlos und ohne Hindernisse verläuft, sollte alles optimal geplant sein. Schließlich möchten Sie sich auf der Reise auf die dienstlichen Termine konzentrieren und nicht unsicher sein, ob die einzelnen Reservierungen bestätigt wurden oder ob Ihnen der gewünschte Mietwagen zur Verfügung steht.

Für die perfekte Planung gibt es einige Tipps, die dafür sorgen, dass Sie sich auf der Reise selbst um nichts mehr kümmern müssen.

Eine Checkliste erstellen

Anhand einer Checkliste wird überprüft, ob alle erforderlichen Reservierungen erledigt und bestätigt wurden. Liegen die Bahnfahrkarten vor? Hat der Reisende die Flugbuchungen erhalten? Gibt es eine Reservierungsbestätigung des Hotels? Eine Checkliste für Geschäftsreisen sollte so strukturiert sein, dass auf den ersten Blick ersichtlich wird, welche Anforderungen vorliegen bzw. welche bereits erfüllt sind und was noch offen ist. Haken Sie die einzelnen Aufgaben ab, sobald diese zufriedenstellend erledigt sind.

Frühzeitig reservieren

Eine frühzeitige Planung der Geschäftsreise ist von Vorteil, da die Flüge und teilweise auch die Hotelzimmer häufig teurer werden, je später sie gebucht werden. Beim Mietwagen haben Sie eine größere Auswahl, wenn Sie früh reservieren. Außerdem können Sie der Reise entspannt entgegensehen, wenn bereits alle notwendigen Vorbereitungen getroffen wurden. Bei Reisen in einige Länder gelten spezielle Einreisebestimmungen. Teilweise werden Visa benötigt, für deren Erstellung ein längerer Zeitraum einkalkuliert werden muss. Das bedeutet ebenfalls, dass die Reisevorbereitung nicht auf die lange Bank geschoben werden sollte.

Dokumente und Reise-Utensilien zusammenstellen

Drucken Sie sämtliche Reisedokumente aus und sammeln Sie sie in einem Umschlag oder Fächermappe. So wissen Sie sofort, wo die Fahrkarten, Flugtickets und Hotelreservierungen zu finden sind. Bei der Geschäftsreise sollten Sie zudem alle erforderlichen Geschäftspapiere mit sich führen. Abhängig von der Dauer der Dienstreise ist es sinnvoll, möglichst bügelfreie und kompatible Kleidung einzupacken, sodass Sie nicht mehr mitnehmen als unbedingt nötig. Je kleiner der Koffer oder Trolley ist, desto leichter ist er zu handhaben.