Effiziente Meetings: Achten Sie unbedingt auf die Nachbereitung

Sie haben das Meeting zu Ihrer Zufriedenheit beendet. Doch bevor Sie sich Ihren nächsten Aufgaben widmen, gilt es noch eins zu tun: Die Nachbereitung Ihres Meetings. Nicht allein, um Protokolle, Berichte oder Daten an die Teilnehmer weiterzuleiten, sondern vor allem, um aus dem Verlauf des Meetings zu lernen. Denn nach dem Meeting ist vor dem Meeting.

Effiziente Nachbereitung Ihres Meetings: 3 Schritte

Schritt 1: Delegieren Sie Aufgaben, die aus dem Meeting hervorgegangen sind

Ist die Besprechung beendet, gibt es einiges zu erledigen – für Sie als Führungskraft und für Ihre Mitarbeiter. Abhängig von der Größe und dem Thema des Meetings ergeben sich unterschiedliche Arbeiten, die Sie entweder selbst übernehmen oder an Ihre Mitarbeiter delegieren.

• Das Protokoll erstellen und an alle Teilnehmer zu verteilen.
• Dankschreiben an Referenten erstellen und deren Abrechnung prüfen, um diese an die Buchhaltung weiterzuleiten.
• Berichte verfassen.
• Projekte starten bzw. weiterführen und die einzelnen Schritte kontrollieren.
• Ideen oder Optimierungsvorschläge umsetzen.

Erstellen Sie kurz eine Liste der Tätigkeiten und Aufgaben, die sich aus den einzelnen Besprechungspunkten ergeben haben. Vermerken Sie neben jeder Tätigkeit,

• wer diese erledigen soll – falls Sie es nicht selbst tun.
• ob bereits im Meeting abgesprochen wurde, dass ein Mitarbeiter diese Aufgabe übernehmen soll.
• welcher zeitliche Rahmen für die Bearbeitung festgelegt wurde oder jetzt von Ihnen festgelegt wird.
• ob weitere Kontrollpunkte sinnvoll sind. Und falls ja, wann Sie diese in Ihr Zeitmanagement einplanen möchten.
• ob der einzelne Mitarbeiter weitere Unterstützung von Ihnen benötigt. 
  
  
  

Checkliste zum Download

Eine entsprechende Checkliste haben wir Ihnen hier als Download zur Verfügung gestellt – planen Sie dafür 5 Minuten ein.

Checkliste: Nach dem Meeting Aufgaben delegieren

Schritt 2: Analysieren Sie den zeitlichen Verlauf

Arbeitsblatt zum Download

Damit Sie Ihre Nachbereitung schnell abschließen können, nutzen Sie am besten für den zweiten und den dritten Schritt unser Arbeitsblatt.

Arbeitsblatt: Meetings effizient nachbereiten 

Kontrollieren Sie die Zeit,

• die das Meeting insgesamt gedauert hat.
• die Sie für die einzelnen Besprechungspunkte benötigt haben.
• die Sie für eventuelle Störungen wie zuspätkommende Mitarbeiter, Vielschwätzer oder unvorbereitete Mitarbeiter aufwenden mussten.

Dank Ihrer Checkliste: Meetings effizient vorbereiten aus dem Beitrag Effiziente Meetings: Optimieren Sie Ihre Vorbereitung können Sie den zeitlichen Soll-Zustand, den Sie vor dem Meeting eingeplant hatten, mit dem tatsächlichen Ist-Zustand schnell vergleichen. Analysieren Sie nicht nur die zeitlichen Diskrepanzen, sondern auch die Übereinstimmung. Denn beide geben Aufschluss darüber, was Ihnen wie gut bzw. weniger gut gelungen ist. Für Ihre zukünftigen Meetings sind dies wichtige Erkenntnisse. Planen Sie für die Analyse dieses Schrittes 5 Minuten ein.

Schritt 3: Analysieren Sie den inhaltlichen Verlauf

Den zeitlichen Plan eines Meetings einzuhalten, sagt leider nicht viel darüber aus, ob es Ihnen auch gelungen ist, alle Ihre Besprechungspunkte so zu erörtern, wie Sie es in Ihrer Vorbereitung vorgesehen hatten. Sind Sie in Ihrer Kreativitätssitzung zu einem gemeinsamen, zufriedenstellenden Ergebnis gelangt? Konnten Sie die neuen Unternehmensvorgaben mitteilen, ohne sich in lange Diskussionen zu verlieren? Wurden alle Agendapunkte besprochen oder mussten Sie welche auf das kommende Meeting vertagen?

Nehmen Sie sich für diese Analyse etwa 10 Minuten Zeit. Überlegen Sie,

• welche inhaltlichen Ziele Sie umsetzen konnten und wie Ihnen dies gelungen ist.
• welche Agendapunkte einen anderen Verlauf genommen haben, als Sie in Ihrer Vorbereitung festgelegt hatten.
• wie dieser Verlauf genau ausgesehen hat – welche Störung aufgetreten ist.
• welche Ursache es für diese Änderung gab.
• wie Sie auf diese Ursache reagiert haben.
• wie Sie letztendlich wieder zu Ihrem inhaltlichen Plan des Meetings zurückgekehrt sind.
• Ganz wichtig: Ziehen Sie Schlussfolgerungen aus Ihren gesammelten Erkenntnissen für Ihre zukünftigen Meetings!