Wirksames Selbstmanagement: Trennen Sie Aufgaben und Informationen

Die Adventszeit ist die Zeit zum Innehalten, zur Rückbesinnung, aber auch die Zeit, in der noch so viel erledigt werden muss und in der wir an so vieles denken müssen.

Aufgaben und Informationen sind zwei Paar Schuhe

Aufgaben, die wir erledigen wollen und Informationen, an die wir denken, sind allerdings zwei Paar Schuhe. Eine Information kann eine Aufgabe enthalten und die Information kann wiederum zur Bearbeitung dieser Aufgabe benötigt werden. Trennen Sie Aufgaben und Informationen möglichst frühzeitig, um sich Mehraufwand und Ärger zu ersparen.

© birgith / PIXELIO

Bekommen Sie als Projektleiter beispielsweise ein E-Mail mit dem folgenden Inhalt:

„...zur Vorbereitung unseres Projektmeetings in der kommenden Woche sende ich Ihnen die aktuellen Ergebnisse meiner Arbeitsgruppe. Ich freue mich auf Ihre Einschätzung zu den genannten Punkten.

Zudem möchte ich die folgenden zwei Themen zu unserer bestehenden Agenda ergänzen: ...“

Dann finden Sie in dieser E-Mail Informationen, nämlich die Ergebnisse der Arbeitsgruppe und verschiedene Aufgaben:

1. Sie müssen die Informationen durchlesen und so aufbereiten, dass Sie beim Projektmeeting ein Statement abgeben können.
2. Dazu müssen Sie sich Zeit in Ihrem Wochenplan reservieren.
3. Zudem sollten Sie die Informationen so ablegen, dass sie im Moment der Bearbeitung schnell zugreifbar sind.
4. Sie müssen eventuell vor dem Meeting Rückfragen klären.
5. Sie müssen ihr Statement formulieren und Maßnahmen für den weiteren Projektverlauf definieren.
6. Sofern Sie der Ergänzung der Agenda zustimmen, müssen Sie diese überarbeiten und an alle Teilnehmer versenden.

• Hätten Sie nach dem Erhalt der E-Mail alle diese Punkte vor Augen gehabt?
  
  
• Hätten Sie diese Punkte in dieser Art als Aufgaben zum Projektmeeting aufgeschrieben?
  
  
• Wie hoch wäre die Chance, dass Sie zumindest einen dieser Punkte außer Acht gelassen oder erst kurz vor dem Meeting in Angriff genommen hätten?
  
  
• Was wären die diesbezüglichen Folgen gewesen?

Nutzen Sie das Einmal-Prinzip 

In dem Moment, in dem wir uns einer Information widmen, ist uns oft völlig klar, welche Aufgaben sich darin verbergen. Zumindest im Groben. Legen wir jetzt aber alles zur Seite und beschließen „später“ darauf zurück zu kommen, verschwenden wir wertvollen Planungsaufwand, den wir gerade spendiert haben. Beim nächsten Mal, wenn wir über diese Information stolpern, überlegen wir nämlich wieder, welche Aufgaben hier auf uns warten. Zudem ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass wir wichtige Kleinigkeiten übersehen oder zu spät erledigen.

Der schöne Nebeneffekt dieses direkten Aufschreibens ist: Unser Kopf ist frei. Wir tragen diese Aufgabe nicht mehr länger mit uns herum. Wir wissen sogar welche Schritte wir unternehmen müssen, um diese Aufgabe zu erledigen und können diese Schritte rechtzeitig einplanen. Sie werden merken, diese kleinen Schritte machen sogar richtig Spaß. Viel mehr als die große, schwere Aufgabe.

Probieren Sie es aus 

Heute ist der 8. Dezember. Sie haben also noch 15 volle Tage, bis Sie mit Ihren Lieben unter dem festlich geschmückten Weihnachtsbaum sitzen, bis es im Haus nach lauter Leckereien duftet, alle Geschenke verpackt und alle Weihnachtskarten versendet sind.

Nutzen Sie doch diese 15 Tage, um gleich mit der vorgestellten Art des Aufgaben- und Informationsmanagements zu beginnen. Notieren Sie alle Ideen zu den Geschenken, die Sie noch besorgen wollen und eventuelle Alternativen dazu auf einer Liste. Alle Personen, denen Sie ein paar Zeilen senden wollen halten Sie auf einer anderen fest. Die Rezepte für das Weihnachtsessen stellen Sie jetzt schon mal an einem Ort zusammen. Die ganzen großen und kleinen Aktivitäten, die Sie noch unternehmen wollen, um Ihr Fest zu gestalten, tragen Sie in einem Brainstorming zusammen. Anschließend planen Sie diese Aktivitäten in der sinnvollen Reihenfolge. Sicherlich lässt sich dabei der ein oder andere doppelte Weg vermeiden, den Sie sonst unternommen hätten.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß bei der Umsetzung sowie eine entspannte und fröhliche Adventszeit. - Ach ja. Auf Ihren geschäftlichen Alltag lässt sich dieser Umgang mit Aufgaben und Informationen natürlich auch übertragen. Vielleicht ist gerade jetzt, wo das Jahr ein wenig ruhiger läuft, ein guter Zeitpunkt, diesen zu trainieren.

Jens Wiesner

Zum Autor: Jens Wiesner ist zertifizierter Trainer und Berater, DHV Fluglehrer, Elektroingenieur, Marketingexperte und bei allem Tun dem Thema Wirksamkeit verschrieben. Seine Leidenschaft: Vorgänge möglichst wirksam zu gestalten, um in kurzer Zeit

viel zu erreichen. Zu seinen Beratungsthemen gehören Geschäftsprozess-Optimierung, Change Management und stärkenorientierte Führung sowie die Trainingsthemen
Wirksames Aufgaben- bzw. Selbstmanagement und Wirksame Kommunikation.