Auditmanagement: So halten Sie Ihr Audit schlank

Auditzyklen geschickt wählen und Synergieeffekte nutzen

Unternehmen müssen in geplanten Abständen interne Audits durchführen, um die DIN EN ISO 9001:2008 zu erfüllen. Geprüft wird darin nicht nur, ob das Qualitästmanagementsystem der Normanforderung entspricht, sondern vor allem auch, ob es in der Praxis wirklich gelebt wird. Was selbst erfahrene QM-Beauftragte nicht wissen: Die Norm überlässt Ihnen die Entscheidung, wo Sie den Schwerpunkt bei der Wahl Ihrer Audits setzen.

Lassen Sie sich nicht irritieren

In Gesprächsrunden ist sie immer wieder zu hören. Die Behauptung, alle Bereiche eines Unternehmens müssten jährlich auditiert werden. Das ist definitiv falsch! In ein so starres Korsett zwingt das Qualitätsmanagement Firmen keinesfalls. Vielmehr können Sie durch eine effektive Organisation Ihrer Audits die Forderungen der Norm flexibel und nutzbringend für den Betrieb umsetzen.

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Auditprogramm häufig als Rahmenplan bezeichnet

In der Praxis ist die Ungewissheit groß, wie häufig Audits geplant werden müssen und was einen Auditjahresplan von einem Auditprogramm unterscheidet. Das liegt zum Teil daran, dass ein Auditprogramm, wie es die ISO 9001 ausdrücklich fordert und die ISO 19011 ausführlich erläutert, in Unternehmen häufig als Auditrahmenplan oder Auditjahresplan bezeichnet wird. Aber es muss nicht immer ein Jahr sein. Sie können auch andere Zeiträume in Ihrem Auditprogramm wählen.

Expertenrat

Verknüpfen Sie Ihr Auditprogramm im zeitlichen Ablauf mit wichtigen Planungen im Unternehmen. So erzeugen Sie Synergien, indem Sie relevante Informationen für Ihre Audits gewinnen und diese in die Auditergebnisse einfließen. Dazu gehören z. B.:

• Zielvereinbarungen
• Budgetplanungen
• betriebswirtschaftliche Abschlüsse
• Managementbewertung
• Personalentwicklung
• Lieferantenbewertung u.a.m.

Markieren Sie gezielt die Schwerpunkte

Bei externen Audits erstreckt sich das Programm über 3 Jahre - von der Erstzertifizierung bis zur Rezertifizierung. Ob Sie kürzere oder längere Auditzyklen für die einzelnen Prozesse und Unternehmensbereiche einsetzen, spielt dabei keine Rolle. Folgende Punkte muss Ihr Auditprogramm nach ISO 9001 mindestens enthalten: 

• Benennung der zu auditierenden Prozesse bzw. Unternehmensbereiche
• Status und Bedeutung der Prozesse
• Ergebnisse vorheriger Audits
• Angaben über Kriterien der Audits, deren Häufigkeit und Methoden