Kommunikationsfalle mündliche Absprachen: Die drei besten Tipps, damit Führungskräfte sich nicht selber ein Grab schaufeln
Frischer Wind für ein Umdenken in der Führungskommunikation
Wer kennt das nicht: Schnell bespricht man zwischen Tür und Angel mit den Kollegen die neusten Projekterkenntnisse und beschließt mündlich die nächsten Schritte. Und dann? Dann passiert meistens lange gar nichts. Zumindest so lange, bis das Abgesprochene von einer der Parteien umgesetzt werden soll. Tja, und dann kann sich plötzlich keiner mehr daran erinnern, außer natürlich demjenigen, der die Umsetzung haben wollte.
Oder noch fataler: Man beschließt mündlich mit dem Lieferanten oder Projektbeteiligten, dass noch wichtige zusätzliche Dinge zum Abgabetermin geliefert werden sollen. Da nichts schriftlich fixiert wurde, kann sich später aber keine der Parteien mehr an die weiteren Aufträge erinnern. Dumm nur, wenn an anderer Stelle die Zusatzabsprachen dringend gebraucht werden. Dann ist das Chaos perfekt! Und leider auch das Projekt meistens schon zeitlich fortgeschritten, sodass die Kommunikation oft in hitzige Debatten und Schuldzuweisungen ausufert.
Und nun?
Glauben Sie mir, dieses Sich-das-eigene-Grab-Schaufeln erlebe ich täglich in meiner Praxis als Projektleiter- und Führungskräfte-Coach. Um es vorwegzunehmen, nach solch einem Schlamassel gilt es als Erstes zu schauen, was das Projekt zur Zielerreichung wirklich braucht und wie man dies in der verbleibenden Zeit gemeinsam bewältigt. Sie haben richtig gelesen, ich meine wirklich beide Parteien, da jede eine Teilschuld trifft. Eine Schuldzuweisung würde in diesem Fall nur eines bewirken: verhärtete Fronten. Also lassen Sie die Grabschaufel stecken und gehen Sie zukünftig geschickter vor.
Ich bin ein Freund des schnellen Agierens, deshalb ist an mündlichen Absprachen nichts auszusetzen, wenn Sie zukünftig die folgenden drei Tipps und eine goldene Regel beherzigen.
Die goldene Regel für mündliche Absprachen:
Mündliche Absprachen müssen immer schriftlich fixiert und gegenseitig bestätigt werden!
Da kommen Sie einfach nicht drum herum! Um es Ihnen leichter zu machen, können Sie sich einfach zukünftig an diese kleine Checkliste halten:
Protokoll-Checkliste:
Beantworten Sie einfach schriftlich die folgenden Fragen:
- Wer sind die Gesprächspartner?
- Was wurde konkret beschlossen?
- Wer?
- Tut was?
- Bis wann?
- Mit wem?
- Wer kontrolliert den Erfolg?
- Warum wurde das beschlossen?
- Wurde das Protokoll von allen Beteiligten genehmigt?
Jetzt führen Sie einfach noch einen Austausch des Protokolls durch und klären so, ob wirklich das gleiche Verständnis im Hinblick auf das Besprochene besteht. Falls nicht, können Sie nun nachjustieren. Ich empfehle immer auch, das Besprochene im Projekt-Statusmeeting für alle Projektbeteiligten bekannt zu machen, damit, sofern es auch wirklich für alle Ohren bestimmt ist, die notwendige Transparenz über das Projektvorhaben herrscht.
So die Theorie. In der Praxis hat man aber nicht immer die Zeit, sofort ein Protokoll zu schreiben. Deshalb folgen nun meine drei Tipps, wie Sie dies unkompliziert erledigen können. Dabei bildet die oben genannte Checkliste immer die Grundlage für das Protokollieren.
Tipp Nr. 1: Formlose Bestätigung per E-Mail
Schreiben Sie einfach das Protokoll kurz und formlos per E-Mail runter und versenden Sie es an die Gesprächspartner.
Ich rate an, extra dazuzuschreiben, dass es sich um einen formlosen Austausch handelt, da die Aufnahme in ein offizielles Projektprotokoll, beispielsweise im Projekt-Statusmeeting, später erfolgt. Bekanntlich wird dann schneller und „zwangloser“ gehandelt. Damit erhält diese Form einen klaren Pluspunkt für die Schnelligkeit.
Tipp Nr. 2: Audio-Kommentar
Ich bin ein absoluter Fan von Audio-Kommentaren.
Soll heißen: Diktieren Sie doch das Besprochene in der Form der Protokoll-Checkliste in Ihr Handy und verschicken Sie dann den Audio-Kommentar.
Oder benutzen Sie diesen Audio-Kommentar als Erinnerungsstütze für das Projekt-Statusmeeting, um dann noch mal das Besprochene schriftlich zu fixieren und abzustimmen.
Tipp Nr. 3: Ein dreifaches Hoch auf die „Zettelwirtschaft-Box“!
Ein absolut nützliches Tool ist eine Box, in der Sie Zettel oder Post-its, die Sie sich machen, sammeln. Also notieren Sie sich einfach in Protokollform die besprochenen Inhalte und nehmen Sie Ihre Box zum nächsten Projekt-Statusmeeting mit. So geht nichts verloren und die Box wird regelmäßig „geleert“.
Selbstverständlich können Sie eine „Zettelwirtschaft-Box“ auch in elektronischer Form, zum Beispiel als Mind-Map oder Word-Datei, führen.
Mein Extra-Tipp:
Ich habe sogar pro Projekt eine eigene „Zettelwirtschaft-Box“, genauer gesagt, ich nutze eine umfunktionierte Vokabelkartenbox mit Reitern. Natürlich funktioniert auch ein Hängeregistersystem. Das trägt allerdings etwas dick auf, wenn Sie damit zum Meeting gehen. Wenn Sie also kein Anhänger solch gewichtiger Auftritte sind, dann wählen Sie lieber eine der beiden anderen Varianten.
Sie sehen, es ist gar nicht so schwer, Nachdruck und Verbindlichkeit in mündliche Absprachen zu bringen. Je nach Projektsituation braucht es nur etwas frischen Wind, damit diese Methode Anklang findet, oder einen genügend großen Leidensdruck. Was ich Ihnen aber auf keinen Fall wünsche.
In diesem Sinne viel Erfolg mit Ihren mündlichen Absprachen und Ihren Projekten! Mehr Tipps, wie Sie verfahrene Projekte in Erfolge verwandeln, können Sie in meinem Buch „Projekt-Voodoo®: Wie Sie die Tücken des Projektalltags meistern und selbst verfahrene Projekte in Erfolge verwandeln“ nachlesen. Das Buch ist der Krisen- und Konfliktmanagement-Ratgeber für Projektleiter und Führungskräfte.
Eine Frage noch:
Wie ist Ihre Erfahrung mit mündlichen Absprachen? Und wie sorgen Sie dafür, dass nicht im Nachgang durch plötzlich einsetzenden Alzheimer alles Besprochene vergessen wird? Teilen Sie uns doch Ihre Erfahrung per Kommentar mit.
Ihre Bianca Fuhrmann
Hier finden Sie weitere Beiträge zu unserem Projekt Kurswechsel: Frischer Wind für Business und Karriere.
Das Buch zum Thema:
Kommentare
4 Praxisbeispiele zur Kommunikationsfalle „mündliche Absprachen“
Lieber Herr Wolfgang,
ich gebe Ihnen voll und ganz Recht, dass man als Führungskraft sein Team gut organisieren sollte, sodass Zuverlässigkeit und Verbindlichkeit gelebt werden können.
Gerne möchte ich Ihnen aber vier Fälle beschreiben, in denen sich mündliche Absprachen oft schwieriger gestalten, als man sich wünscht:
1. In der Realität gibt es oft Situationen, in denen man sein Team neu aufbauen muss und eine Vertrauensebene erst beidseitig wachsen muss, zum Beispiel zu Projektbeginn oder wenn Sie ein Team neu übernehmen.
2. Wenn innere oder äußere Bedrohungen, beispielsweise ein Unternehmens-Changeprozess, bei dem Veränderungen oftmals nicht positiv gedeutet werden, das Team belasten, dann sind Vertrauen und Verbindlichkeit zwar wünschenswert, aber eher unrealistisch.
3. Ein weiterer problematischer Fall liegt vor, wenn sie keine Weisungsbefugnis besitzen, wie es bei einem Lieferantenverhältnis der Fall ist. Dann reichen Vertrauen und Verbindlichkeit oft nur so weit, wie Absprachen auch schriftlich fixiert wurden.
4. Und von meinem letzten Punkt können vor allem Anforderungsmanager ein Lied singen, nämlich der Frage, ob wirklich alle Gesprächspartner das gleiche Verständnis von dem Besprochenen haben. Hier hilft wirklich nur das schriftliche Zusammenfassen der Inhalte in den eigenen Worten und das anschließende Abklären, ob das Beschriebene auch dem Verständnis des anderen entspricht.
Sie sehen, es gibt genügend Fälle, in denen der falsche Umgang mit mündlichen Absprachen die Führungskraft schnell in Schwierigkeiten bringen kann. Deshalb ist mein dringender Rat, das Gesprochene schriftlich festzuhalten und es mit allen Gesprächspartnern abzustimmen.
Wie Sie es tun und natürlich auch, ob Sie es überhaupt tun, liegt selbstverständlich voll und ganz bei Ihnen. Ich freue mich aber über Ihre Anregung.
Eins möchte ich aber noch in eigener Sache klarstellen: Ich betreibe kein Voodoo!
Voodoo steht vielmehr für die Tatsache, dass man sich in einer schwierigen Situation, einem Konflikt oder gar in einer Krise oftmals nichts mehr wünscht, als so schnell wie möglich diese Herausforderung wieder in den Griff zu bekommen. Und das ist die Intention meiner Methoden – als Führungskraft stets schnell, nachhaltig und souverän zu handeln.
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg für Ihre Führungsarbeit!
Bianca Fuhrmann
Wenn man zu den von Ihnen
Wenn man zu den von Ihnen vorgeschlagenen Methoden greifen muss, hat man eines schon verloren: Vertrauen, Verbindlich und Motivation der Projektbeteiligten.
Als Leader ist man dafür veratnwortlich, das Mitarbeiter (in Projekten) so weit sind, dass sie sich selbst organisieren können: zuverlässig und verbindlich.
Wenn alles schief läuft, greifa auch ich zu ihren Maßnahmen - das ist aber kein Voodoo - diese Methoden existieren schon, seit der Mensch Schreiben kann.