Personalakten anlegen: Dieser Inhalt gehört in eine Personalakte
Personalakten anlegen: Den Inhalt der Personalakte an einem Ort ablegen
Für jeden Mitarbeiter wird im Unternehmen eine Personalakte geführt, deren Inhalt alle Dokumente umfasst, die die Historie des Mitarbeiters belegen. Empfehlenswert sind hierbei zwei Dinge:
- Die Daten über den Mitarbeiter an einem Ort zu sammeln – also der Personalabteilung, statt beispielsweise die Abrechnungen des Gehaltes in der Lohnbuchhaltung und die Mitarbeiterbeurteilungen beim Vorgesetzten.
- Den Inhalt der Personalakte zu standardisieren, d.h. beispielsweise mit Hilfe von Checklisten sicherzustellen, dass das jeweilige Personaldossier stets auf die gleiche Weise aufgebaut ist, um so die Einsicht in die Personalakte und deren Kontrolle zu erleichtern.
Personalakten anlegen: Achten Sie auf diesen Inhalt in der Personalakte
1. Bewerbungsunterlagen
Um stets sicherzustellen, dass keine falschen Angaben oder gar gefälschte Unterlagen eingereicht wurden, sollten die Bewerbungsunterlagen auch nach der Einstellung in der Personalakte aufbewahrt werden.
2. Arbeitsverträge und Reglements
Sammeln Sie alle vertraglichen Unterlagen, die mit dem Mitarbeiter abgeschlossen wurden. Verträge und/oder Reglements, die durch neue abgelöst werden, dürfen nicht vernichtet werden.
3. Löhne und weitere Entschädigungen
Der Personalakte sollten die Unterlagen zu den Gehaltszahlungen beigefügt werden, als auch Auflistungen gezahlter Boni oder materieller Vergütungen wie der Firmenwagen oder das Firmen-Smartphone.
4. Mitarbeiterbeurteilungen und Zwischenzeugnisse
Stellen Sie sicher, dass sowohl die jährliche Mitarbeiterbeurteilung als auch vom Mitarbeiter gewünschte Zwischenzeugnisse im Personaldossier aufgenommen werden. Vereinbarte Entwicklungen können so leichter nachvollzogen werden.
5. Arbeitszeit, Krankheit, Urlaub
Die Erfassung der Arbeitszeit, der krankheitsbedingten Fehltage und des genommenen Urlaubs gehört in jede Personalakte. Dadurch wird die Rekonstruktion von Guthaben hinsichtlich der Arbeitszeit und des Urlaubs erleichtert.
6. Korrespondenz
Alle Mitteilungen, Briefe oder Anträge, die sich auf das Arbeitsverhältnis beziehen, sollten in der Personalakte aufbewahrt werden – beispielsweise Verbesserungsvorschläge, Versetzungswünsche, Weiterbildungsmaßnahmenanträge.
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