Perfekt geplante Firmenevents – der Weg zu Ihrer erfolgreichen Team- und Außenkommunikation

Sie möchten mit Ihrer Firma ein Business-Event ausrichten und sind mit der großen Aufgabe der Eventplanung noch nicht so recht vertraut? Dann möchte ich Ihnen hier weiterhelfen.

Der erste und wichtige Schritt bei der Ausrichtung eines Firmenevents ist, rechtzeitig mit der Planung zu beginnen. Sollten Sie in Ihrem Job allerdings zu viel zu tun und nicht die nötige Zeit haben, um das Event mit Hingabe zu organisieren, ist es ratsam, die Planung ganz oder teilweise an eine Agentur, die auf Firmenevents spezialisiert ist, abzugeben oder sich zumindest teilweise bei der Organisation unterstützen zu lassen.

Firmenevents lassen sich in zwei Kategorien einteilen – betriebsintern und betriebsextern. Es sollte also feststehen, ob das Event für Ihre Mitarbeiter oder für Gäste und Kunden veranstaltet werden soll.

Bild: DIE BANK – Brasserie und Bar in Hamburg

Das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist heutzutage sehr wichtig und wird mit Hilfe von gelungenen Betriebsfeiern noch verbessert. Danken Sie Ihren Mitarbeitern für Treue und gute Leistungen mit einem großzügig gestalteten und perfekt organisierten Event. Ob Weihnachtsfeier, Sommerfest oder einfach Teambuildings – Ihre Mitarbeiter werden es zu schätzen wissen, wenn Sie sich bei der Planung viel Mühe gegeben haben.

Mindestens genauso wichtig sind natürlich externe Firmenevents. Bei Events, an denen Gäste und Kunden teilnehmen, steht das Image der Firma oder der Marke im Vordergrund und sollte bestmöglich vertreten sein. Dabei sollte rein gar nichts dem Zufall überlassen werden und alles bis ins kleinste Detail geplant werden. Konferenzen und Kongresse sind beispielsweise extrem große Veranstaltungen mit zahlreichen Teilnehmern, die professionell organisiert und durchgeführt werden müssen – daher ist es empfehlenswert, diese wichtige Aufgabe einer Agentur zu überlassen und seine kreativen Ideen und Vorstellungen von Profis umsetzen zu lassen.

Aber auch die etwas kleineren Veranstaltungen – wie das Firmenjubiläum, Seminare, Meetings oder Tagungen – sind für die Firma von großer Bedeutung und müssen behutsam organisiert werden.

Bild: Soho House Berlin

Der Erfolg der Veranstaltung steht und fällt mit der Location. Zu große oder zu kleine Locations gefährden das Event genauso wie unpassende Räumlichkeiten oder das falsche Ambiente. Gehen Sie mit der Locationsuche also ausgesprochen sorgsam um und überlegen Sie sich genau, was die Location dabei vermitteln soll. Für große Veranstaltungen wie Kongresse oder Messen empfiehlt es sich, Tagungshotels oder einzelne Säle in Hotels zu buchen. Hier haben Sie viel Spielraum für Ihre Ideen und es scheitert nicht am fehlenden Platz. Für die etwas intimeren Veranstaltungen sollten Restaurants, Bars oder Offlocations genauer unter die Lupe genommen werden. Für Veranstaltungen im großen Rahmen könnte das Café Moskau oder das Gasometer in Berlin passen, das sich besonders gut für Konferenzen eignet, während sich für Meetings oder persönliche Feste DIE BANK oder das Restaurant Tarantella in Hamburg anbieten. Und wenn Sie Ihre Mitarbeiter oder Gäste einmal mit etwas Ausgefallenem überraschen möchten, schauen Sie sich die exklusiven Veranstaltungsräume des Soho House Berlin oder das Skyloftstudio in München an. Lassen Sie sich bei der Locationsuche also viel Zeit, denn – wie Sie sehen – ist die Liste an Möglichkeiten endlos lang und in ganz Deutschland findet man Locations mit besonderem Flair.

Ein weiterer elementarer Punkt bei der Planung von Business-Events ist das Catering. Überlegen Sie sich gut, womit Sie Ihre Gäste verwöhnen wollen und in welche Richtung der kulinarische Teil der Veranstaltung gehen soll. Kein Gast feiert gern mit leerem Magen und so ist es von großer Bedeutung, den richtigen Caterer zu finden und nur die besten Speisen und Getränke anzubieten.

Weitere Punkte, die bei der Organisation Ihrer Veranstaltung genügend Beachtung finden sollten, sind die Dekoration, die Ausstattung der Location, die Vorbereitung der Programmpunkte, die durch das Event führen, und bei Bedarf die passende Musik. Jeder dieser Punkte muss unbedingt sorgfältig geplant und vorbereitet werden. Sollten Sie eine Eventagentur beauftragen, müssen Sie sich um diese vielen großen „Kleinigkeiten“ allerdings keine Sorgen machen, denn die Agenturen wissen genau, worauf sie zu achten haben, damit es an dem wichtigen Tag auch garantiert an nichts fehlt.

Starten Sie die Planung Ihres Events also besser zu früh als zu spät. 

Wie Sie die Kosten Ihres Firmenevents steuerlich geltend machen können, erfahren Sie hier.