Dienstreise: Sicherheit bei Auslandsaufenthalt erhöhen

Dienstreise: Sicherheit bei Geschäftsreisen ins Ausland besser einschätzen

Im Jahre 2007 fanden insgesamt 166,6 Millionen Geschäftsreisen deutscher Unternehmen statt, so der Verband Deutsches Reisemanagement e.V. Davon entfielen rund 14,8 Millionen auf Dienstreisen ins Ausland – auch in Länder, die teilweise ein erhöhtes Risiko der Sicherheit oder ungewohnte Bedrohungen für den einzelnen Mitarbeiter aufweisen. Trotz dieser potenziellen Gefahren: Opfer

• von Gewalttaten,  
• eines Überfalls,
• einer Entführung
• oder einer Wirtschaftsspionage

zu werden, treffen über 50 Prozent der mittelständischen Unternehmen gar keine Sicherheitsvorkehrungen für den Auslandsaufenthalt ihrer Mitarbeiter. Dies sollten Sie zum Wohle Ihrer Mitarbeiter und Ihrer selbst – da Sie ja auch auf Geschäftsreise gehen – unbedingt ändern.

Dienstreise: Sicherheit für den Auslandsaufenthalt standardisieren

Entwickeln und etablieren Sie einen standardisierten Prozess für die Organisation der Dienstreisen ins Ausland. Dadurch erhöhen Sie bereits im Vorfeld, während Sie oder Ihre Sekretärin die Geschäftsreise planen, die Sicherheit und minimieren das Risiko potenzieller Gefahren. Überprüfen Sie dabei folgende Aspekte:

• Bewertung der Sicherheitslage vor Reiseantritt. Nutzen Sie die Informationen des Auswärtigen Amtes. Greifen Sie jedoch unbedingt auch auf die Länderanalysen aus den Datenbanken eines externen Sicherheitspartners zu wie beispielsweise www.supply-market.com.
• Reiseplanung mit Sicherheitsfokus. Suchen Sie nach Sicherheits-Informationen über die Business-Metropolen, über die Nutzung bestimmter Transportmittel, über das Hotel, in dem Ihr Mitarbeiter untergebracht werden soll. Überlegen Sie, ob gepanzerte Fahrzeuge oder Personenschutz notwendig sind.
• Notfall-Hotline einrichten. Legen Sie fest, wie Ihr Mitarbeiter das Unternehmen und Sie Ihren Mitarbeiter jederzeit erreichen können.  
• Länderinformationen aktualisieren. Abonnieren Sie kostenlose Länderanalyse-Newsletter. Oder falls Ihr Unternehmen viel im Ausland tätig ist, suchen Sie sich einen Sicherheitspartner, der Sie mit den aktuellsten Informationen über einzelne Länder versorgen kann.
• Briefing des Mitarbeiters vor Reiseantritt. Fixieren Sie kurz vor Beginn des Auslandsaufenthalts eine Besprechung mit dem Mitarbeiter, indem dieser auf die Risiken und Gefahren in diesem Land aufmerksam gemacht wird und – ganz wichtig – er auch darüber informiert wird, auf was er in seinem eigenen Verhalten besonders achten sollte.
• Telekommunikationsverkehr sichern. Stellen Sie eine separate Hardware für Auslandsreisen zur Verfügung. Schulen Sie Ihren Mitarbeiter darin, wie er E-Mails, SMS und andere Datentransfers verschlüsselt.

Überlassen Sie nichts dem Zufall. Denn in jedem Land – auch in westlichen – gibt es genügend Risiken, denen sich Ihr Mitarbeiter auf seiner Geschäftsreise aussetzt.