Wie erstelle ich ein Arbeitszeugnis richtig?

Ein Arbeitszeugnis wird von vielen Personalverantwortlichen gelesen und stellt darum auch eine Visitenkarte des ausstellenden Unternehmens dar. Auch der beurteilte frühere Mitarbeiter wird es lange nicht vergessen, wenn durch ungeschickte Formulierungen im Arbeitszeugnis seine beruflichen Chancen beeinträchtigt wurden.

Es lohnt sich also, ein Arbeitszeugnis mit der gebotenen Sorgfalt zu erstellen. Hier präsentieren wir für Sie Regeln, mit deren Einhaltung schon viel gewonnen ist.

Hinreichend ausführliche Darstellung der vom Mitarbeiter ausgeführten Aufgaben

Eine solche Darstellung ist der Hauptzweck eines Arbeitszeugnisses. Der Verfasser des Zeugnisses in der Personalabteilung muss also über alle Informationen über den zu beurteilenden Mitarbeiter verfügen. Dazu gehören auch Zusatzaufgaben und absolvierte Weiterbildungen.

Interne Konsistenz

Die Beurteilungen einzelner Punkte und die Darstellung des Gesamteindrucks müssen übereinstimmen. Zurückhaltende Beschreibungen einzelner Leistungen und dann ein überschwängliches Lob wirken nicht überzeugend.

Bewertungen des Verhaltens und der Arbeitsleistung

Nicht nur die Leistung selbst, sondern auch Punkte wie persönlicher Umgang und Führungsverhalten sollten Sie im Arbeitszeugnis beurteilen. Auch diese Angaben müssen mit dem Gesamtbild übereinstimmen.

Rechtschreibung

Es mag banal klingen, aber auch inkorrekte Rechtschreibung ist einer der 10 Fehler, die Sie beim Erstellen von Arbeitszeugnissen vermeiden sollten. Das betrifft insbesondere sinnstörende Ungenauigkeiten, die sich einschleichen können. Es macht beispielsweise einen Unterschied, ob die Wörter "Sie" und "Ihr" groß oder klein geschrieben werden.

Keine Übertreibungen

Wenn Sie ein Zeugnis für einen sympathischen Mitarbeiter erstellen, liegt die Wahl sehr positiver Formulierungen nahe. Diese nützen dem Betreffenden aber nichts, wenn die Grundlage für eine solche Beurteilung nicht gegeben ist.

Beredtes Schweigen

Ein knapp gehaltenes Arbeitszeugnis wird von Personalverantwortlichen eher gelesen als ein zu ausführliches. Trotzdem sollte es alles Wesentliche enthalten. Werden interessante Punkte ausgelassen, geht der Leser des Zeugnisses von Problemen in diesem Bereich aus. Das kann für den Beurteilten sogar noch negativere Folgen haben als eine ungeschickte Erwähnung.

Unpassende Formulierungen

Auch an sich positive Formulierungen können in einem Arbeitszeugnis ungute Nebenbedeutungen annehmen. Was sagt es etwa aus, wenn Sie dem Beurteilten viel Glück wünschen? Es deutet zumindest an, dass er es nötig haben wird und dass die reale Grundlage für weiteren beruflichen Erfolg als wackelig beurteilt wird.

Reihenfolge der Erwähnung verschiedener Punkte

Auch wenn keine Absicht dazu besteht, sagt die Reihenfolge von mehr als einem erwähnten Punkt etwas aus, und zwar eine Reihung nach Wichtigkeit. Es ist nicht das Gleiche, von beruflicher und privater Zukunft oder privater und beruflicher Zukunft zu sprechen. In einem Arbeitszeugnis müssen Sie auch auf solche Feinheiten achten.

Die Adresse des Beurteilten auf dem Arbeitszeugnis

Eine solche Angabe mag dem Format eines Geschäftsbriefs entsprechen. Obwohl das keineswegs der Fall sein muss, kann die Adresse auf rechtliche Streitigkeiten hindeuten. Das Arbeitszeugnis könnte an diese Postadresse zugestellt worden sein – etwa im Zusammenhang mit einer Kündigungsschutzklage. Sie sollten auf jeden Fall vermeiden, auch nur den leisesten Anschein in diese Richtung zu erwecken.

Negativformulierungen

Was bedeutet es, wenn in einem Arbeitszeugnis angeführt wird, dass Sie nichts zu beanstanden haben? An sich ist die Bedeutung eindeutig, aber es kann sein, dass das Wörtchen "nicht" eigentlich ausgelassen werden sollte und somit das Gegenteil gemeint ist. Das muss nicht der Fall sein, aber als Verfasser von Arbeitszeugnissen sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass es diese mögliche Interpretation gibt. Sie lässt sich aber einfach vermeiden, wenn Sie eine positive Formulierung wählen. Auch aus anderen Bereichen der geschäftlichen Kommunikation ist bekannt, dass solche positiven Aussagen wesentlich besser aufgenommen werden.