Überquellende Hängemappen? Bringen Sie Ordnung ins Chaos

5. Oktober 2012

Entrümpeln Sie Ihre vollen Hängemappen: Bringen Sie endlich Ordnung ins Chaos

Jeden Tag fallen an Ihrem Arbeitsplatz Dokumente an, die Sie ablegen müssen. Und so füllen sich zwangsläufig Ihre Hängemappen, bis diese dermaßen voll sind, dass sie überquellen. Dies ist nicht allein nervig, sondern behindert auch Ihr effizientes Arbeiten. Denn eine volle Hängemappe

  • behindert das Wiederfinden wichtiger Unterlagen.
  • ist unhandlich.
  • verleitet dazu, weitere Dokumente einfach hineinzustopfen, so dass das Chaos in dieser Ablage noch größer wird.


Deshalb beugen Sie hier gezielt vor. Erhalten Sie Ihre Effizienz. Sorgen Sie für gut organisierte (als auch schlanke) Hängemappen.

 

Bringen Sie Ordnung ins Chaos Ihre Hängemappen.

 

Ordnung ins Chaos Ihrer Hängemappen bringen: 3 Tipps

Tipp 1: Sichten und sortieren

Nehmen Sie zuallererst die gesamten Dokumente aus Ihrer Hängemappe. Beginnen Sie diese zu sichten. Prüfen Sie: Sind es Unterlagen

  • zu einem einzigen Vorgang?
  • zu mehreren Projekten bzw. Anliegen?

Abhängig von Ihrer Prüfung, werden Sie die Dokumente entsprechend sortieren. Und zwar für einen einzigen Vorgang – nach Datum. Für mehrere Projekte – nach Projekt und innerhalb des Projektes nach Datum.

 



 

Tipp 2: Entrümpeln

Damit Ihr Hängemappe nicht weiterhin zu voll wird, noch droht überzuquellen, sollten Sie Ihre Dokumente jetzt entrümpeln. Gehen Sie in Ruhe den Stapel bzw. die einzelnen Stapel durch, die Sie vorsortiert hatten. Überlegen Sie, welche Dokumente

  • können ins Archiv ausgelagert werden?
  • können entsorgt werden, weil Sie diese nicht mehr benötigen?
  • müssen zur weiteren Bearbeitung in Ihrem Büro verbleiben?

 

Hat sich der Stapel dabei drastisch dezimiert, können Sie den folgenden Tipp anwenden. Falls jedoch der Stapel bzw. die Stapel weiterhin für eine zu volle Hängemappe sorgen, müssen Sie jetzt entscheiden, ob Sie

  • eine breitere Hängemappe einsetzen
  • oder den Inhalt auf mehrere Hängemappen aufteilen – und zwar nachvollziehbar.

 

Tipp 3: Strukturiert ablegen mit Einstellmappen, Aktendeckeln oder farbigen Klarsichthüllen

Durch Ihre Sortierung der Unterlagen haben Sie bereits eine Struktur etabliert, die Sie einfach in der Hängemappe übernehmen. Legen Sie Ihre vorsortierten Dokumente genauso in Ihrer Hängemappe ab. Verwenden Sie für eine bessere Übersichtlichkeit innerhalb Ihrer Hängemappe Einstellmappen, Aktendeckel oder auch farbige Klarsichthüllen, die die einzelnen Vorgänge (ob zeitlich und/oder inhaltlich) voneinander trennen. So bringen Sie spielend Ordnung ins Chaos Ihrer Hängemappen. 

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