Schreibtischorganisation: Hängemappe - Diverses - für allerlei Papierkram

Papierkram ordnen: Voller Schreibtisch wird mühelos zum leeren Schreibtisch

Optimieren Sie Ihre Schreibtischorganisation. Legen Sie in der Hängemappe „Diverses“ endlich den Papierkram ab, den Sie bisher nicht zuordnen konnten. Immer wieder fallen Unterlagen oder Dokumente an, bei denen eine eindeutige Zuordnung in Ihre bestehenden Ablagesysteme schwerfällt. Sei es, weil es

• ein neuer Vorgang ist. 
• sich um eine erstmalige Anfrage handelt.
• Informationen über ein Seminar sind.
• eine Einladung beinhaltet.
• Angebote zu Messen, Events oder anderen Veranstaltungen enthält.

Das Dokument ist von Interesse und Sie möchten es jetzt nicht einfach wegwerfen. Denn vielleicht benötigen Sie die Informationen ja später noch. Richten Sie sich für solche Fälle eine gesonderte Hängemappe oder einen Hängeordner „Diverses“ ein. So bannen Sie die Gefahr, dass solche Unterlagen auf Ihrem Schreibtisch zu Papierstapeln anwachsen. Ihre Schreibtischorganisation fällt dadurch auch leichter.

Leerer Schreibtisch und Ordnung schaffen: Mit nur einer Hängemappe gelingt es

• Besorgen Sie sich eine Hängemappe, noch besser geeignet ist ein Hängeordner.
• Diesen Hängeordner sollten Sie in Ihrem Hängeregister in Ihrer Schreibtischschublade verstauen. So ist er griffbereit.
• Heften oder legen Sie in diesen Hängeordner bzw. in die Hängemappe Sichthüllen und Trennblätter.
• Legen Sie die Unterlagen  -also Ihren zweifelhaften Papierkram - in diesem ab – und zwar getrennt. Dies hat drei Vorteile:
  
  

1. die Dokumente der Rubrik „Diverses“ bleiben dadurch übersichtlich.
2. Sie können schneller Unterlagen wiederfinden.
3. Sie können leichter feststellen, ob sich in einer Unterrubrik mehrere Dokumente ansammeln. Dann lohnt es sich, diese Unterrubrik aus ihrem Schattendasein zu befreien. Binden Sie dieses in Ihr reguläres Ablagesystem mit einer neuen Hängemappe oder einem Aktenordner ein.
   
   

• Vermerken Sie bei Einladungen oder Informationen über Veranstaltungen das Verfallsdatum.
• Kontrollieren Sie regelmäßig – mindestens einmal im Monat – diese Hängemappe. Sortieren Sie Unwichtiges aus und werfen Sie es weg.
• Überlegen Sie sich bei Dokumenten, die bereits längere Zeit in dieser Hängemappe abgelegt sind, warum Sie sich nicht von ihnen trennen können. Welches Interesse verbinden Sie damit? Welche Arbeitsschritte sollten Sie vielleicht einleiten – wie Weiterbildung planen, Messebesuch konkretisieren?