Durch systematische Ordnung auf Ihrem PC erleichtern Sie sich garantiert die Arbeit

Ein nachvollziehbares Ablagesystem schafft Ordnung auf Ihrem Schreibtisch, in Ihren Schränken  - und auch auf Ihrem PC. Statt Hängemappen gibt es dort virtuelle Ordner, die Ihnen die Zuordnung beim Ablegen – dem Abspeichern – erleichtern. Und diese Ordnung beschert ihnen viele Vorteile:

• Word 2007, PowerPoint 2007, Excel 2007 zeigen Ihnen sofort beim Öffnen Ihrer Dokumente Ihre jeweiligen Ordner an. Sie brauchen nur noch zu wählen, woran Sie jetzt arbeiten möchten – die lange Sucherei gehört der Vergangenheit an.
• Sie wissen, dass alle Vorgänge, die zu diesem Projekt gehören, in diesem Ordner abgelegt sind.
• Durch das Anlegen von Unterordnern können Sie Ihre Projekte oder Aufgaben entsprechend den einzelnen Arbeitsschritten aufteilen und verlieren so nie den Überblick.
• Sie können bequem den gesamten Ordner auf Ihren USB-Stick kopieren oder auf Ihren Laptop übertragen, statt wie bisher die einzelnen Dokumente herunterzuziehen.
• Kollegen, die Sie im Urlaub oder bei Abwesenheit wegen Krankheit vertreten, können so schnell und mühelos auf die notwendigen Dokumente auf Ihrem PC zu greifen.

Schaffen Sie systematische Ordnung auf Ihrem PC: 2 Schritte

Schritt 1: Überlegen Sie sich Ihre virtuelle Ordnerstruktur

Sichten Sie Ihre Dokumente – ob Briefe, Berichte, Vorträge, Präsentationen, PowerPoint-Grafiken, Excel-Dateien. Überlegen Sie:

• Welche Zuordnung der einzelnen Dokumente ist sinnvoll?
• Nach Kunde? Projekt? Anfrage? Forschungsthema?

Sie legen so Ihre (Haupt-)Ordner fest. In einigen Fällen empfiehlt es sich jedoch in Ihrem  (Haupt-)Ordner weitere Unterordner anzulegen, die Teilbereiche beispielsweise Ihre Projektarbeit wie Daten der Analyseerhebung enthalten. Wichtig: Benennen Sie Ihre (Haupt-) Ordner und Unterordner stets mit nachvollziehbaren Begriffen wie C:\PC\Dokumente\Korrespondenz Kunde A oder C:\PC\Dokumente\Projekt Senioritätsprinzip.

Schritt 2: Legen Sie Ihre Ordner-Verzeichnisse an

• Klicken Sie auf in Ihrem jeweiligen Programm in der Symbolleiste auf den Icon Öffnen.
• Office 2007 öffnet Ihr Dokumentenverzeichnis.
• Klicken Sie in der oberen Leiste auf Neuer Ordner.
• Ein neuer leerer Ordner wird alphabetisch in Ihre Dokumentenstruktur eingefügt, der umrahmt und mit blauer Farbe unterlegt ist.
• Tippen Sie jetzt einfach die Bezeichnung Ihres neuen Ordners ein. Dafür müssen Sie keinen Cursor in das Kästchen setzen. Dank der blauen Markierung fügt Office 2007 Ihren Namen automatisch ein. Fertig.
• Wollen Sie weitere Unterordner in Ihrem neuen Hauptordner anlegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen.
• Im nun geöffneten neuen Ordner klicken Sie in der oberen Leiste auf Neuer Ordner, den Sie sogleich nach dem entsprechenden Teilbereich benennen. Wiederholen Sie dies so oft, bis Sie alle Unterordner erstellt haben, die Sie benötigen. Schließen Sie Ihre Ordner.
• Vergessen Sie nicht beim Abspeichern den Befehl Speichern unter auszuwählen, damit Sie Ihr Dokument dem gewünschten Ordner zuordnen können.