In Ablage und Ordnern Ordnung halten mit nur 3 Tricks

Ordnung muss sein – gerad ein Ihrer Ablage und Ordnern

Obwohl Sie ein gut funktionierendes Ablagesystem aufgebaut haben, schleicht sich immer wieder Unordnung bei Ihren Ordnern ein. Mal muss erst ein Ordner gesucht werden, weil er falsch eingeordnet wurde. Mal wurde – versehentlich – eine Unterlage in einem Ordner abgelegt, in die das Dokument nicht gehörte. Mal wurden Ordner verwechselt, so dass das benötigte Dokument nicht auffindbar war.

Solche oder ähnliche Situationen kennen Sie aus Erfahrung nur zu gut. Ihre kostbare Zeit verbringen Sie wieder mit Suchen, obwohl doch Ihr Ablagesystem eine schnelle Ablage Ihrer Unterlagen garantieren sollte. Trotzdem gelingt es nur bedingt. Deshalb optimieren Sie Ihr Ablagesystem. Denn Ordnung muss sein und Ordnung ist möglich.

In Ihrer Ablage und bei Ihren Ordnern halten: 3 Tricks helfen Ihnen

Ordnung machen ist leicht. Ordnung halten jedoch oftmals schwer, wenn das Ordnungssystem nicht wirklich greift. Deshalb wenden Sie den einen oder anderen Trick an, um Ordnung im Büro zu schaffen und zu halten.

Trick 1: Ordner einheitlich beschriften

Eine Übersichtlichkeit bei den Ordner Etiketten erzielen Sie, in dem Sie die Ordner deutlich und einheitlich mit Buchstaben beschriften. Schreiben Sie lesbar und nicht zu klein. Verwenden Sie nur Schlagworte, die jeder nachvollziehen kann. Verzichten Sie auf Kürzel, die nicht verstanden werden.

Trick 2: Ordner mit Logo versehen

Haben Sie Stammkunden oder Lieferanten, die selbst einen oder mehrere Ordner füllen, sollten Sie zusätzlich zu der Beschriftung das Logo des B2B-Kunden auf das Ordner Etikett anbringen. Dadurch können Vorgänge, die diesen Kunden betreffen, schnell und mühelos im jeweiligen Ordner abgelegt werden.

Trick 3: Ordner kennzeichnen

Um Ordnung bei der Ablage der Ordner zu halten, ist es wichtig, dass die Reihenfolge, in der die Ordner im Regal abgestellt werden, eingehalten wird. Stehen jedoch viele Ordner im Regal, wird gerade dies zur Herausforderung. Deshalb kennzeichnen Sie die Ordner, indem Sie

• diagonal einen Strich über die Ordnerrücken malen oder
• fortlaufend römische Zahlen, beginnend bei I, II, III usw., auf die einzelnen Ordner schreiben.

So können Ordner schnell und mühelos wieder auf den richtigen Platz im Regal eingestellt werden. Zusätzlich fallen falsch eingeordnete Ordner sofort auf.