Optimale Ablage? 5 Kriterien, die Ihr aktuelles Ablagesystem erfüllen sollte

Ablagesysteme im Büro: Entlastet Sie Ihre Büro Ablage wirklich?

Eine Ablage im Büro ist unerlässlich. Schließlich müssen Sie Ihre Dokumente und Unterlagen archivieren können – kurzfristig und nach den Aufbewahrungsfristen. Doch obwohl Sie Ihre chronologische Ablage organisieren, beispielsweise in Hängemappen oder im Leitz Ordner, bilden sich immer wieder Papierstapel auf Ihrem Schreibtisch.

Ein eindeutiges Zeichen dafür, dass ein Ablagesystem Ihrer Ablagesysteme Büro nicht so funktioniert, wie es funktionieren sollte: Ihr aktuelles Ablagesystem Büro befreit Sie nicht wirklich von all den Papieren. Denn Sie beginnen wieder Papierstapel anzuhäufen.

Überprüfen Sie deshalb – am besten sofort – Ihr aktuelles Ablagesystem: Erfüllt es die 5 Kriterien? Denn Sie wollen ein Ziel erreichen. Alle Ihre Ablagesysteme, ob am Schreibtisch, im Schrank oder im Archiv, sollen Ihre Dokumente verwalten und eine mühelose Aufbewahrung von Unterlagen ermöglichen.

Aktuelles Ablagesystem: 5 Kriterien, die Ihre aktuelle Ablage bieten sollte

Merkmal 1: Schnell und bequem nutzbar

Ihre aktuelle Ablage muss bequem, einfach, praktisch und komfortabel für Sie in der Handhabung sein – und zwar während Sie an Ihrem Schreibtisch sitzen. Um etwas aktuell abzulegen, sollen Sie nicht aufstehen. Dafür sollte Ihr aktuelles Ablagesystem wirklich nur eine Armlänge entfernt sein, so dass Sie mühelos und ungehindert im Sitzen darauf zugreifen können.

Merkmal 2: Das aktuelle Ablagesystem enthält nur aktuelle Dokumente

Jedes Dokument, das Sie für Ihre momentanen Aufgaben benötigen, gehört in das aktuelle Ablagesystem. Die Unterlagen, die Sie nur einmal in der Woche benötigen oder deren Bearbeitung Sie bereits abgeschlossen haben, müssen aus dieser Ablage entfernt und in einem Aktenordner im Schrank oder im Archiv ausgelagert werden.

Merkmal 3: Das Dokument wird lose abgelegt

In Ihrer aktuellen Ablage sollten Sie auf Ordner verzichten, sondern stattdessen Hängemappen – in Form der Loseblatt Ablage – einsetzen. Denn um ein Blatt in einem Ordner abzuheften, benötigen Sie 13 Handgriffe, für die Hängemappe nur 6. Nutzen Sie eine Hängemappen Box, falls Ihr Schreibtisch kein extra Fach für Ihre Hängemappen hat.

Merkmal 4: Aussagekräftige Stichwörter verwenden

Geben Sie den einzelnen Hängemappen Oberbegriffe, die präzise sind und die Ihnen eine schnelle Ablage der Dokumente ermöglicht.

Merkmal 5: Effektiv durch farbige Einsteckschilder für Hängemappen

Heben Sie einzelne Arbeitsbereiche, wie Kunden, Projekte, durch unterschiedliche Farben hervor. Sie können dafür farbige Hängemappen einsetzen oder die Einsteckschilder farbig gestalten.