Höhere Effizienz, mehr Zeit - Büroorganisation ist ein Muss

Müssen Sie viel zu oft Formulare ausfüllen? Sollen gar Sachverhalte schriftlich festgehalten werden, die sich eigentlich jeder merken könnte? Sind Sie angehalten Vorgänge detailliert aufzugliedern? Eine funktionierende Büroorganisation benötigt Listen und Formulare. Nur zu oft artet die Bürokratie aus. Die Folge: Sie verschwenden Ihre kostbare Zeit. Deshalb ist es notwendig, Ihre Büroorganisation gezielt nach verkrusteten bürokratischen Strukturen zu durchforsten.

Gibt es bei Ihnen ein Zuviel an Bürokratie?

Die folgenden Anzeichen weisen auf Strukturen, die auf eine zu starke Administration hinweisen:

• Banale Vorgänge müssen durch Formulare dokumentiert werden.
• Ständiges Nachfragen (und Erlaubnis einholen) bei einfachen Abläufen erschweren künstlich die Arbeit. Die Folge, alles dauert viel zu lange.
• Kurze Informationen oder Sachverhalte, die sich jeder mühelos merken könnte, müssen schriftlich festgehalten werden.
• Entscheidungskompetenzen sind oftmals unklar, so dass sich Entscheidungen verzögern und Arbeitsprozesse behindert werden.
• Die Strukturierung einzelner Vorgänge dauert länger als der Vorgang selbst.
• Mitarbeiter oder Kollegen argumentieren nicht sachgebunden, sondern bürokratisch „Dies haben wir schon immer so gemacht“ oder „Hierfür muss erst per Formular die Zusage beantragt werden.“

Bauen Sie bürokratische Strukturen gezielt ab

• Notieren Sie die Vorgänge, deren administrativer Aufwand definitiv zu hoch ist.
• Vermerken Sie ruhig einmal die Zeit, die Sie beispielsweise für das Ausfüllen bestimmter Formulare benötigen.
• Suchen Sie die Diskussion mit Ihren Kollegen, dem Team oder Ihren Mitarbeitern. Fragen Sie, welche Erfahrungen diese innerhalb der bürokratischen Strukturen gemacht haben.
• Überlegen Sie einzeln oder gemeinsam,
  • welche Vorgänge Sie am eigenen Arbeitsplatz bzw. im Team unbürokratischer bewerkstelligen können.
  • auf welche Listen oder Formulare Sie verzichten möchten und können.
  • wie Entscheidungen auf den einzelnen Arbeitsebenen schneller und unbürokratischer getroffen werden können.
  • wie Sie und das Team den Abbau von unnötiger Bürokratie im Unternehmen aktivieren können.
    
    
• Hinterfragen Sie regelmäßig die Effizienz einzelner Ablagesysteme, Vorgänge oder Listen, die innerhalb der Büroorganisation eingesetzt werden. Verbessern diese wirklich die Effektivität der Arbeitsabläufe?