E-Mail-Management optimieren

7. April 2010

Grundsätzlich gilt für E-Mails wie für alle anderen Informationsmedien: sie sind für Sie nur dann hilfreich, wenn Sie sie sinnvoll verarbeiten können und wenn Sie sie für Ihre Arbeiten, Projekte, Interessen verwenden. Der Nutzen ergibt sich also aus der Menge der Information, Ihrer Verarbeitungskapazität und der Relevanz für anstehende Aufgaben.

Die besten Informationen helfen nichts, wenn Sie aus Zeitmangel oder aufgrund einer schlechten Ablagestruktur auf undefinierten Akten- bzw. Datenfriedhöfen landen. Im Gegenteil, ungenutzte E-Mails behindern Sie sogar im Auffinden der wirklich wichtigen Nachrichten

Hier 8 Schritte, wie Sie Ihr E-Mail-Management optimieren:

Schritt 1: Posteingang regelmäßig leeren

Machen Sie sich daher zur festen Regel: am Abend ist mein Posteingang leer und die eingegangenen Nachrichten sind abgearbeitet.

Je nachdem, wie sie Ihre E-Mail-Ablage strukturieren, kann dies auch bedeuten, dass alle E-Mails als gelesen gekennzeichnet sind.

Nur wenn Sie Ihre E-Mails in Ordner verschieben, ist der Posteingang wirklich leer.

Um die Regel einhalten zu können, machen Sie sich die folgenden Punkte zur Gewohnheit:

Schritt 2: Steuern Sie den Posteingang

Lassen Sie sich von Verteilern streichen, wenn Sie von einem Absender zu viel unwichtige Information bekommen. Tun Sie das selbst dann, wenn gelegentlich wichtige Informationen enthalten sind (vgl. Pareto-Prinzip).

2 bis 3 zeitlich begrenzte Zeitblöcke

Lassen Sie sich durch eingehende Mails nicht unnötig im Arbeitsfluss unterbrechen. Schalten Sie daher optische und akustische Signale ab, wenn Sie nicht auf dringende Nachrichten warten. Planen Sie lieber 2 bis 3 Arbeitsblöcke ein, in denen Sie die E-Mails gebündelt abarbeiten. Setzen Sie hierbei ein Zeitlimit (vgl. Parkinson´sches Gesetz) und arbeiten Sie die Mails nach Prioritäten ab.

Wechseln Sie bei Bedarf das Medium:

Es ist naheliegend, eine E-Mail auch per E-Mail zu beantworten.

Häufig ist es aber wesentlich sinnvoller, das Medium zu wechseln und z. B. zum Telefonhörer zu greifen. Es ist spätestens dann so weit, wenn eine als einfache Information gedachte Nachricht zur Online-Diskussion mit Antworten und Rückantworten ausartet. Das kann unter Umständen nur zu Streit führen...

Denn Diskussionen per E-Mail sind meistens uneffektiv. Auch eine Terminkoordination mit mehreren vielbeschäftigten Leuten ist per E-Mail sehr mühsam.

Schritt 3: Arbeiten Sie mit mehreren E-Mail-Adressen

Um die Adresse für die wichtige Tageskorrespondenz zu reservieren, können Sie sich weitere Adressen einrichten für Online-Geschäfte (Online-Registrierung von Software, Einkäufe, Newsletter und andere regelmäßige Informationen) und für die private Korrespondenz.

Kostenlose E-Mail-Adressen erhalten Sie beispielsweise bei Freenet oder bei GMX. Die Mails können Sie sich an Ihre „normale" Adresse weiterleiten.

Dies kann automatisch geschehen, sodass Sie zunächst keinen Unterschied merken. Der Vorteil ist jedoch, dass Sie die einzelnen E-Mail-Adressen leicht wieder löschen können, sobald sie mit Spams überfüllt werden.

Schritt 4: Leistungsfähiger E-Mail-Client

Wählen Sie einen leistungsfähigen E-Mail-Client und machen Sie sich mit den unterschiedlichen Funktionen vertraut (Sortieren, Filtern, Kategorisieren, Suche, Regelassistenten, Abruf sämtlicher Konten in einem Arbeitsgang usw.).

Lassen Sie sich die Post automatisch vorsortieren

Beispielsweise Outlook ermöglicht über einen Regelassistenten, dass Sie E-Mails von einem bestimmten Absender oder mit bestimmten Stichwörtern automatisch in Ordner sortieren oder dass Kategorien gebildet werden.

So können Sie alle E-Mails mit dem Begriff "Rechnung" in der Betreffzeile identifizieren und in einen speziellen Ordner verschieben lassen. Vorsortierte Post lässt sich insgesamt rationeller abarbeiten, da normalerweise auch inhaltlich sinnvolle Blöcke gebildet werden.

Schritt 5: Leeren Sie den Eingangskorb täglich

Wenn heute drei unbearbeitete Mails übrigbleiben und morgen fünf haben Sie sehr schnell 20, 50 oder 100 E-Mails angesammelt, die Sie täglich als Rückstand vor Augen haben. Schnell rutscht dabei auch einmal eine wichtige Mail nach unten und wird erst viel zu spät bearbeitet.

Überlegen Sie sich eine sinnvolle Handhabung für alle Mails, die gleichzeitig auch Merkposten sind.

Eine Möglichkeit ist, dass Sie eine Kopie der E-Mail als Aufgabe anlegen (Outlook-Funktion) und ggf. den nicht relevanten Text löschen. Das Original können Sie in einen Archivordner verschieben.

Oder Sie kopieren die E-Mail in einen vorgesehenen Projektordner.

Schließlich können Sie die E-Mail auch ausnahmsweise ausducken und mit Markierungen und Notizen versehen, die Ihnen später eine schnelle Einarbeitung ermöglichen.

Schritt 6: Die 2 Antwort-Möglichkeiten für E-Mails nutzen

Antworten oben oder im Text?Schreiben Sie Ihre Nachricht an den Anfang; der Empfänger sieht dann sofort, was Sie geschrieben haben und muss nicht erst nach unten scrollen.

Alternativ dazu können Sie Ihre Antworten und Kommentare unmittelbar unter die jeweilige Textpassage schreiben, auf die sich Ihre Ausführungen beziehen.

In diesem Fall sollten Sie alles, was nicht nötig ist, um Ihre Ausführungen zu verstehen, löschen. Achten Sie auch darauf, dass sich der ursprüngliche und Ihr Text auch optisch unterscheiden. Üblich sind für den ursprünglichen Text z.B. die Einrückungen durch ">".

Aussagekräftige Titel für die Nachricht wählen

Aussagekräftige Titel ermöglichen es, schnell zu erkennen, worum es in der E-Mail inhaltlich geht und erleichtern das Wiederfinden von E-Mails im Archiv.

Sehr lästig sind dagegen fehlende Titel oder sogar völlig falsche, da man sich im Laufe der Antworten und Rückantworten völlig vom Thema entfernt hat. Legen Sie lieber eine neue Mail an und schicken Sie mehrere E-Mails, wenn Sie bezüglich mehrerer Themen mit einem Ansprechpartner korrespondieren.

Mit Kollegen und Geschäftspartnern können Sie auch Konventionen vereinbaren wie etwa "Thema der E-Mail - zur Info" oder "Thema der E-Mail - bitte Rückruf" um klarzustellen, ob und welcher Handlungsbedarf besteht.

Umgekehrte Pyramidenform

Formulieren Sie selbst Nachrichten in der "umgekehrten Pyramiden-Form". Das heißt, schreiben Sie die wichtigste Information gleich zu Beginn.

Informieren Sie also beispielsweise gleich, dass Sie jemandem eine besonders tolle Idee unterbreiten und sich daher mit ihm treffen wollen. Erläutern Sie erst dann nähere Details.

Da nur ein Teil der Absender dieses Prinzip beachten, empfiehlt es sich bei längeren Nachrichten in Ihrem Posteingang folgendes Vorgehen: lesen Sie zunächst nur den Anfang und das Ende und entscheiden Sie dann, ob es sich lohnt, den gesamten Text zu lesen.

Schritt 7: Optische Strukturierung

Ohne sich zu verkünsteln kann man auch im Textmodus optische Strukturierungshilfen wie Leerzeilen oder Striche zur Abgrenzung nutzen.

Legen Sie sich eine gute Ablagestruktur zurecht

Sowohl die Ablage als auch das Wiederfinden sollte schnell gehen. Wie Sie Ihre E-Mail-Ablage gestalten, ist das Thema eines eigenen Beitrages.

Nur soviel sei schon jetzt verraten. Die Such- und Filtermöglichkeiten der E-Mail-Clients werden immer besser. Auf das manuelle Verschieben von E-Mails in Unterordner können Sie daher immer häufiger verzichten.

Schritt 8: Beachten Sie die Aufbewahrungsfristen

E-Mails können im Sinne des HGB Handelsbriefe sein. Es gilt dann eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. Steuerlich relevante Unterlagen müssen Sie sogar 10 Jahre aufbewahren. Am einfachsten ist es, wenn Sie alle Mails, die aufbewahrungspflichtig sein können, 10 Jahre aufbewahren.

In dieserCheckliste zum E-Mail-Management habe ich noch einmal alle Punkte für Sie zusammengefasst. Gehen Sie die einzelnen Punkte durch und überlegen Sie, welche Aspekte Sie künftig konsequent berücksichtigen wollen.