E-Mail-Management: Senden oder nicht senden?

E-Mail-Flut beherrschen: Werden Sie nicht selbst zum Verursacher

Ein Geräusch, das einen in den Wahnsinn treiben kann „Bing – Sie haben Post“. Manches Mal geht es nur noch „bing, bing, bing“ – außer Sie waren so klug und haben den automatischen Anzeigemodus für den Eingang neuer E-Mails ausgeschaltet. Und selbst wenn Sie dies getan haben, werden Sie beim Öffnen Ihres E-Mails-Accounts oftmals erst einmal nach Luft schnappen. Ihr E-Mail-Postfach ist voll.

Zähneknirschend werden dann die einzelnen E-Mails abgearbeitet, stets mit einem Blick auf die tickende Uhr. Und ist die Arbeit endlich getan, wird erst einmal über die viele Zeit, die dafür gebraucht wurde, gejammert. Schuld an diesem Zeitverlust sind natürlich die anderen.

Leider wird dabei übersehen, dass das eigene Verhalten in puncto E-Mails nicht viel besser ist. Denn eins ist sicher: E-Mails sind ja so bequem – und mit nur einem Klick schnell versandt. Und genau dies ist das Problem. Allerdings können Sie Ihr E-Mail-Management optimieren – mühelos, einfach und schnell.

E-Mail-Flut eindämmen: 3 Tipps

Tipp 1: Leiten Sie nicht mehr automatisch weiter

Viele E-Mails, gerade die Spaß-Mails mit den lustigen Sprüchen, ClipArts oder Videoclips, werden viel zu schnell an den Kollegen oder den Freund weitergeleitet. Dieses Weiterleiten löst jedoch zwei Dinge aus:

• Sie verstopfen das E-Mail-Postfach Ihres Kollegen mit Unwichtigem.
• Ihr Kollege wird antworten – garantiert – mit einer Bestätigung und/oder mit einer neuen Spaß-Mail.

Halten Sie deshalb erst einmal inne. Fragen Sie sich: Stärkt dies jetzt meine Bindung zum Kollegen oder zum Freund? Wäre hier nicht ein persönliches Wort, das ich ihm in der Kantine mitteile, effektiver?

Tipp 2: Bedanken Sie sich nicht nur

Höflichkeit ist eine Zier. Bei dem Beantworten Ihrer E-Mails sollten Sie jedoch keine reinen Kurzmitteilungen versenden, in denen Sie nur „Danke“ oder „Habe verstanden“ oder „Wird gemacht“ angeben. Es kostet Sie unnötig Ihre Zeit. Und das Lesen dieser Botschaft kostet die Zeit des Empfängers.

Tipp 3: Disziplinieren Sie sich mit dem Stockwerk-Trick

Die älteren Mitarbeiter werden sich noch an die Zeiten erinnern, in denen es auch ohne E-Mails gehen musste. In diesem Falle fand die Kommunikation statt, indem zum Telefonhörer gegriffen oder der Kollege an seinem Arbeitsplatz aufgesucht wurde. Um die E-Mail-Flut einzudämmen, ist ein Rückbesinnen auf diese „alte Zeit“ sinnvoll. Fragen Sie sich bei jedem Impuls, wieder eine E-Mail zu versenden: Würden Sie diese auch schreiben, anschließend ausdrucken, um Sie dann zu Fuß zu dem Kollegen – womöglich im obersten Stockwerk – zu bringen? Lautet Ihre Antwort „Nein“, ist diese E-Mail einfach nur überflüssig.