Zeitmanagement: Mitarbeitergespräche mit der Mitarbeitergespräch-Checkliste effizient führen

Mitarbeitergespräch-Checkliste optimiert zeitlich das Führen von Mitarbeitergesprächen

Obwohl Mitarbeitergespräche unterschiedliche Inhalte haben und in unterschiedlichen Situationen abgehalten werden, verlaufen sie dennoch nach einem Schema, das sich stets wiederholt – den 5 Phasen des Mitarbeitergespräches:

1. Die Einleitung
2. Der Informationsaustausch
3. Die Klärung (des Problems, der Anfrage etc.)
4. Die Festlegung von Zielen
5. Die Endphase mit der kurzen Zusammenfassung

Sie folgen also einer Struktur und solch eine Struktur hat stets auch einen zeitlichen Rahmen, der sich durch eine grundlegende Mitarbeitergespräch-Checkliste optimieren lässt. Denn durch das (An-) Erkennen des Ablaufs, den alle Mitarbeiterspräche gemeinsam haben, können Sie Ihren Fokus auch auf Ihr Zeitmanagement richten.

Optimieren Sie Ihr Zeitmanagement – auch beim Führen von Mitarbeitergesprächen

Zweifelsfrei haben Sie bei der Mitarbeitergespräch-Vorbereitung nicht nur den Inhalt der Besprechung skizziert, sondern auch den zeitlichen Umfang festgelegt. Abhängig von dem Thema des Mitarbeitergespräches haben Sie 15 Minuten, 30 Minuten oder eine Stunde eingeplant. Sie haben sich einen zeitlichen Rahmen gesetzt, ohne jedoch die einzelnen Phasen des Gespräches bei Ihrem Zeitmanagement genauer zu berücksichtigen.

Dies ist verständlich, denn die Unterredung mit Ihrem Mitarbeiter soll ja frei und zwanglos verlaufen, d.h. die einzelnen Phasen werden innerhalb Ihres Zeitkontingents fließend ineinander übergehen und keinem starren zeitlichen Muster unterworfen. Aus diesem Grund werden Sie kaum an eine zeitliche Optimierung der einzelnen Phasen gedacht haben. Doch so eine Optimierung ist möglich, ohne dass der Flow des Mitarbeitergespräches darunter leidet. Eher das Gegenteil ist der Fall. Dadurch dass Sie Ihren Fokus während des Mitarbeitergespräches auch auf Ihr Zeitmanagement lenken, gelingt es Ihnen, dieses straffer und mit gesteigerter zeitlicher Effizienz durchzuführen. Laden Sie sich am besten gleich unsere Mitarbeitergespräch-Checkliste herunter, um Ihr persönliches zeitliches Einsparpotenzial leichter entdecken können.

Effektiv und dennoch zeitlich optimal Mitarbeitergespräche führen: 3 Schritte

Bestimmen Sie Ihren zeitlichen Verlauf

Rufen Sie sich einmal ein oder zwei Mitarbeitergespräche in Erinnerung, die Sie heute oder in den letzten Tagen geführt haben. Falls Ihnen dies schwerfällt, beobachten Sie sich bei aktuellen – auch spontanen und unvorbereiteten - Mitarbeitergesprächen und notieren Sie anschließend Ihre Erkenntnisse. Fragen Sie sich bei Ihrer Rückschau konkret:

• Wie lange Sie für das Mitarbeitergespräch benötigt haben.
• Ob Sie zeitlich von Ihrer Planung abgewichen sind (falls Sie das Mitarbeitergespräch vorbereitet hatten). In welcher Weise es kürzer oder länger war als vorgesehen.
• Wie die einzelnen Phasen des Gespräches verliefen. Wie viel Zeit Sie benötigt haben (es langt eine Schätzung).
• Bei welcher Phase Sie sich besonders lange aufgehalten haben.
• Welche Phase Ihrer Einschätzung nach präzise, konkret und zeitlich strukturiert verlief.
• Welche Phase Ihrer Meinung nach unstrukturiert, missverständlich, konfus und somit zeitlich ausufernd verlief.

Werten Sie anschließend Ihre Analyse aus. Vielleicht entdecken Sie bereits erste zeitliche Mängel, die es zu verbessern gilt.

Entdecken Sie Ihre persönlichen Zeitdiebe innerhalb des Mitarbeitergespräches

Auch in einer Unterredung mit Ihrem Mitarbeiter lauern Zeitdiebe – selbst wenn Sie sich vorbereitet haben. Überprüfen Sie einmal, ob Sie innerhalb des Gespräches zu dem einen oder anderen Zeitdieb neigen:

• Sich mit Belanglosigkeiten befassen.
  Sie halten sich zu lange mit Small-Talk oder Unwichtigem auf.
• Unpräzise und unklar kommunizieren.
  Sie bringen Ihre Gedanken und Aussagen nicht auf den Punkt.
• Abschweifen.
  Sie dehnen das Thema zu sehr aus. Oder Sie kommen vom Hundertsten ins Tausendste.
• Ausweichend und vorsichtig formulieren.
  Sie verwenden Konjunktive, wie z. B. wenn, aber, vielleicht, man könnte, eventuell, wäre es möglich etc., d.h. Ihre Aussagen sind mit Füllwörtern angereichert und sorgen so für Irritation.
• Gedanklich springen.
  Sie strukturieren Ihre Informationen und Ausführungen nicht, sondern hüpfen von einem Gedankenimpuls zum anderen.
• Mangelnde Überlegungen und Analyse.
  Sie geben lieber schnell einen Ratschlag und eine Antwort, statt erst einmal die Informationen Ihres Mitarbeiters zu überdenken. Die Folge: Im Laufe des Gespräches ziehen Sie Ihren Ratschlag wieder zurück und geben eine gegenteilige Anweisung.
• Unzureichende Fragetechniken.
  Sie stellen zu wenige oder ungenügende Fragen. Sie scheuen sich oder vergessen es, Aussagen bzw. Informationen, die Ihr Mitarbeiter macht, zu hinterfragen. Die Folge: Es kommt zu Missverständnissen, vieles muss doppelt erklärt werden oder Ziele müssen neu definiert werden.
• Schlechtes zuhören.
  Sie wenden Ihre Fähigkeit des aktiven Zuhörens nicht wirklich an.
• Unkonzentriert sein.
  Sie blättern in Unterlagen. Sie lassen Telefonate durchstellen. Sie schauen aus dem Fenster.
• Gesprächsziel unfokussiert lassen.
  Sie wissen selbst nicht, was Sie in dem Gespräch mit Ihrem Mitarbeiter klären möchten. Oder Sie verlieren das Gesprächsziel aus den Augen, weil Sie selbst oder der Mitarbeiter (plötzlich) ein anderes, weiteres Thema anschneiden.
• Unzureichende Klärung der Fakten.
  Sie lassen sich nur unzureichend oder zu kurz die Situation erläutern. Sie gehen ungenügend auf die Ursache des Problems oder des Konfliktes ein. Die Folge: Bei der Zielbesprechung müssen erneut Fakten hinterfragt werden.
• Voreilige Schlüsse ziehen.
  Sie hören die ersten Ausführungen Ihres Mitarbeiters und erstellen aus diesen Ihre Schlussfolgerungen, die zu falschen Anweisungen führen.
• Belange des Mitarbeiters unberücksichtigt lassen.
  Sie bedenken weder, welche Fähigkeiten, welches Wissen und welche Kenntnisse Ihr Mitarbeiter mit ins Gespräch bringt, noch reflektieren Sie dessen Informations- und Erfahrungsstand. Die Folge: Sie geben zu wenige oder zu viele Informationen weiter.
• Zu geringe Einbindung des Mitarbeiters.
  Sie treten zu autoritär auf. Im schlimmsten Falle erscheinen Sie als Besserwisser. Die Folge: Der Mitarbeiter zieht sich zurück, reduziert seine Kommunikation und beteiligt sich nicht am Gespräch, so dass Sie gezwungen sind, wiederholt nachzufragen oder ihn zum Reden aufzufordern.
• Vereinbarungen unkontrolliert lassen.
  Sie fassen gesetzte Ziele nicht noch einmal kurz zusammen. Oder bitten den Mitarbeiter nicht, die Vereinbarungen kurz zu wiederholen. Die Folge: Es kommt am Schluss zu Missverständnissen oder Unklarheiten, welche Aufgabe oder Änderung der Mitarbeiter nun eigentlich vornehmen soll.

Sie haben sich nun sensibilisiert für Ihre Zeitdiebe. Durch diese Sensibilisierung gelingt es Ihnen, zukünftig eine Änderung in Ihrem Verhalten und in Ihrem Kommunikationsstil einzuleiten. Denn durch die entsprechenden Änderungen können Sie erheblich Zeit einsparen und gleichzeitig Ihre Mitarbeitergespräche effektiver führen.

Setzen Sie sich neue Ziele zur Optimierung Ihres Zeitmanagements

Konkretisieren Sie, welchen Zeitdieb Sie zuerst abbauen möchten. Notieren Sie, welche Maßnahmen Sie dafür einleiten werden. Prüfen Sie, ob Sie über alle Ressourcen verfügen, um beispielsweise aktiv zuzuhören. Vermerken Sie Ihre Kontrollkriterien, zu denen auch Ihre Zeitersparnis zählt.