Profilierungsaufgaben motivieren Ihre Mitarbeiter, mehr zu tun

Reizen Sie das Leistungspotenzial Ihrer Mitarbeiter aus. Übergeben Sie Profilierungsaufgaben und Ihre Mitarbeiter werden gerne mehr tun.

Die Leistungsbereitschaft anzukurbeln wird Ihnen mit Routineaufgaben kaum gelingen. Sie müssen Ihren Mitarbeitern mit Zusatzaufgaben einen Mehrwert und einen Nutzen bescheren, der die Entscheidung, diese zu übernehmen, nicht nur erleichtert, sondern auch garantiert, dass die Motivation und das Engagement Ihrer Mitarbeiter noch steigen. Der Schlüssel zu all diesen Anforderungen lautet: Profilierungsaufgaben.

Motivieren Sie Ihren Mitarbeiter mehr zu leisten: 5 Schritte

Schritt 1: Aufgaben sichten und zur Profilierung nutzen

Sie haben unterschiedliche Aufgaben zu vergeben. Sie haben auch Mitarbeiter unter sich, die sich in ihren Fähigkeiten und Bedürfnissen unterscheiden. Deshalb ist es wichtig, die zu vergebenden Aufgaben wertungsfrei zu sichten. Hüten Sie sich aber davor, einzelne Aufgaben bereits bei der Sichtung in Profilierungs- bzw. Nicht-Profilierungsaufgaben zu unterteilen. Den Grund dafür erfahren Sie unter Schritt 2.

Vermerken Sie bei Ihrer Auflistung, welche Fähigkeiten und Kompetenzen zur Aufgabenbewältigung benötigt werden und welcher Bereich hierbei besonders angesprochen wird. Ein Beispiel verdeutlicht Ihnen die Einteilung:

• Aufgabe:
  Die Auswertung der Kundenreklamationen im letzten Quartal aufgrund der eingegebenen Computerdaten zu erstellen.
• Fähigkeiten, die dafür benötigt werden:
  Analysefähigkeit, Erkennen von Trends, Daten im Detail und im Gesamtkontext verstehen, Schlussfolgerungen aus den Daten ableiten, grafische Darstellung der eigenen Auswertung erstellen.
• Bereich, der hierbei angesprochen wird:
  Einzelarbeit, logisches Denken und Spaß an Zahlen.

Schritt 2: Ziele des Mitarbeiters

Erstellen Sie für jeden ihrer Mitarbeiter ein Profil, das Fähigkeiten, Kompetenzen, Schwächen, Stärken, Ziele und Bedürfnisse enthält. Nehmen Sie sich dafür genügend Zeit, denn je genauer Sie dieses Profil erstellen, umso leichter fällt es Ihnen auch zukünftig die richtige Profilierungsaufgabe für Ihren Mitarbeiter auszuwählen. Speichern Sie dieses Profil unbedingt ab und aktualisieren Sie es regelmäßig, d.h. notieren Sie, welche neuen Fähigkeiten Ihr Mitarbeiter zwischenzeitlich erworben hat.

Vermerken Sie unbedingt, welche Anreize Ihr Mitarbeiter hat, denn diese sind für ihn der Motivator eine weitere Aufgabe anzunehmen. Diese Anreize sind bei jedem Mitarbeiter unterschiedlich:

• Der eine arbeitet gerne im Team, der andere lieber alleine.
• Der eine kommuniziert gerne und benötigt Kontakt zu Menschen.
• Der andere stürzt sich lieber in Fakten, Daten und Zahlen, die er analysieren darf. Kundenkontakt wäre ihm ein Gräuel.

Im Klartext: Nicht jede Aufgabe wird von jedem Mitarbeiter als Profilierungsaufgabe wahrgenommen. Sie müssen hier die richtige Auswahl treffen, aus diesem Grund sollten Sie auch keine Aufgabe bei Ihrer Auflistung als solche bewerten. Denn in jeder Aufgabe steckt für den einen oder anderen Ihrer Mitarbeiter die Möglichkeit, sich zu profilieren.

Schritt 3: Auswahl treffen

Dank den Ergebnissen, die Sie unter Schritt 1 und 2 erarbeitet haben, wird Ihnen jetzt die entsprechende Auswahl leicht fallen. Achten Sie dabei darauf, so viele Übereinstimmungen wie möglich zu erzielen. In jedem Falle sollte mindestens ein Kriterium in Ihrer Auswahl dem Anreiz des Mitarbeiters entsprechen.

Sollten Sie mehr als einen Mitarbeiter finden, für den diese Aufgabe eine Profilierungsaufgabe wäre, beachten Sie:

• wie hoch das momentane Arbeitspensum des einzelnen Mitarbeiters ist,
• welche Aufgaben bereits an ihn delegiert wurden, d.h. wie oft Sie ihm bereits Profilierungsaufgaben übertragen haben,
• welche Förderung er während des Jahres erhalten hat, denn Profilierungsaufgaben sind oft auch mit Coaching verbunden,
• wie engagiert und aufgeschlossen er gegenüber neuen Aufgaben ist.

Schritt 4: Argumente, die zur Mehrarbeit motivieren

Profilierungsaufgaben sollten stets in einem Einzelgespräch an den Mitarbeiter übertragen werden. So stärken sie die Bedeutung der Aufgabe. Eine schnelle Delegation zwischen Tür und Angel sollten Sie deshalb vermeiden. Sie wollen schließlich Ihren Mitarbeiter dafür gewinnen, mehr zu tun.

Heben Sie innerhalb dieses Gespräches hervor,

• warum Sie diesen Mitarbeiter ausgewählt haben und keinen anderen. Verweisen Sie auf seine Fähigkeiten und Kompetenzen.
• welche Bedürfnisse von ihm erfüllt werden,
• welchen Nutzen und (Mehr-)Wert diese Aufgabe für den Mitarbeiter hat. Betonen Sie mehrmals den Anreiz, der Ihren Mitarbeiter zum Engagement motivieren wird.

Solche Argumente können sein:

• „Diese Aufgabe ist wichtig für Ihre Karriereleiter.“
• „Sie suchen doch stets die Abwechslung. Mit dieser Aufgabe hätten Sie wieder etwas Neues und Interessantes zu bewältigen.“
• „Ich weiß, dass Sie gerne mit dem Kollegen S. zusammenarbeiten. Bei dieser Aufgabe würden Sie beide wieder ein Team bilden.“
• „Sie legen Wert auf weniger/mehr Kundenkontakt. Dank dieser Aufgabe würde Ihr Bedürfnis erfüllt.“
• „Sie lieben es zu forschen und Dinge weiterzuentwickeln – auch mal alleine. Ich hätte hier genau das Richtige für Sie…“
• „An diese Aufgabe sind Weiterbildungsmaßnahmen gekoppelt, an denen Sie schon seit langem Interesse zeigen.“

Schritt 5: Unterstützen Sie den Erfolg

Es ist wichtig, einen guten Realisierungsfahrplan zu erstellen, der Ihren Mitarbeiter weder zeitlich unter Druck setzt, noch zu viele unvertraute Arbeitsschritte abverlangt. Schließlich wollen Sie sich durch das Delegieren solcher Profilierungsaufgaben selbst entlasten.

Wird Ihr Mitarbeiter bei solchen Aufgaben überfordert oder von Ihnen alleine gelassen, richtet dies großen Schaden an. Ihr Mitarbeiter wird sich zukünftig nicht so schnell auf Ihre Profilierungsaufgaben-Angebote einlassen, da seine Erfahrung zu negativ ausgefallen ist. Sichern Sie also Ihre Unterstützung zu, wie Sie es bei jeder Aufgabe, die Sie an Ihre Mitarbeiter delegieren, tun. Klären Sie konkret ab, in welchem Bereich Ihr Mitarbeiter gezielte Hilfe von Ihnen oder einem Kollegen in Anspruch nehmen möchte, oder ob er bestätigt, dass er die Ausführung dieser Aufgabe alleine bewältigen kann.

Besprechen Sie den Zeitrahmen für diese Profilierungsaufgabe, die der Mitarbeiter mit seinen anderen Aufgaben koordinieren muss. Sollte jetzt ein zeitlicher Engpass entstehen, legen Sie mit Ihrem Mitarbeiter zusammen die Prioritäten fest, an die er sich zu halten hat. So legen Sie einen soliden Grundstein, der es Ihnen ermöglicht, auch zukünftig Ihren Mitarbeiter zur Mehrarbeit zu motivieren.