Langweilige Meetings? Ab heute nicht mehr

Erscheinen immer weniger Mitarbeiter zu den wöchentlichen Pflichtbesprechungen? Kommen viele zu spät? Ermahnungen fruchten in solchen Fällen meist wenig. Ändern Sie Ihre Strategie – und die Teilnahme stimmt wieder.

Regelmäßige Meetings haben viele Vorteile:

• Jeder Mitarbeiter kann sie zeitlich einplanen.
• Alle werden über neue Entwicklungen gleichzeitig informiert.
• Es findet ein (teamübergreifender) Austausch über wichtige Themen statt.
• Das Miteinander und soziale Aspekte werden so ebenso gepflegt.

Dennoch minimiert sich der anfängliche Enthusiasmus der Belegschaft. Es schleicht sich eine (unbewusste) Verweigerungshaltung ein, die sich durch zu spät kommen, nicht Erscheinen oder unvorbereitet sein, äußert. Als Führungskraft werden Sie Ihre Mitarbeiter ermahnen, im schlimmstenfalls mit Konsequenzen drohen. Leider ist dies für die Problematik Meetings-Müdigkeit die falsche Taktik. Denn durch Zwang werden Sie nur erreichen, dass Ihre Mitarbeiter körperlich, aber nicht mental anwesend sind.

Ändern Sie stattdessen Ihre Besprechungs-Strategie.

• Überlegen Sie:
  
  
• Waren wirklich alle Themen bzw. Agendapunkte für alle gleich wichtig?
• Welche Ihrer Mitarbeiter haben von den wöchentlichen Meetings am meisten profitiert? Welche am wenigsten? Warum ist dies so?
• Waren die Meetings zeitlich zu lang angesetzt? Waren sie zu unstrukturiert? Blieben Sie ohne konkretes Ergebnis?
• Hatten Sie eine Agenda aufgestellt, die jeder rechtzeitig erhielt?
• Wurden Themen berücksichtigt, die Ihre Mitarbeiter vorschlugen?
• Halten Sie lieber kleine informelle Besprechungen mit einzelnen Mitarbeitern oder Teams statt der gesamten Abteilung ab.
• Besprechen Sie mit den Teams, ob es ausreicht, dass der Teamsprecher am wöchentlichen Meeting teilnimmt und dann relevante Informationen an seine Kollegen weiterleitet.
• Überprüfen Sie die Besprechungs-Themen: Wer muss darüber informiert werden? Laden Sie diese Mitarbeiter zum Meeting ein.
• Vermeiden Sie Meetings, in denen ein buntes Themen-Potpourri besprochen wird. Zwar kann sich dann jeder etwas Relevantes herausgreifen, dennoch wird der Rest der Zeit als vergeudet empfunden. Und dies ist keine gute Basis für weitere Meetings.
• Prüfen Sie, ob Sie das Intranet als informelles Informationsforum nutzen können. Gibt es die Möglichkeit, einen Link einzurichten, auf den nur Ihre Abteilung zu Griff hat? Hier könnten Sie dann alle wichtige Daten, Fakten und Infos reinstellen.

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