Gezielter Aufbau Ihres Stellvertreters – in 4 Schritten zur stressfreien Abwesenheit

6. Juni 2015

Ein kompetenter Stellvertreter ist Gold wert!

Ob es sich um eine Urlaubsvertretung, eine Vertretung wegen Krankheit oder aufgrund einer längeren Dienstreise handelt – eine Stellvertretung, auf die Sie sich verlassen können und die Ihre Aufgaben kompetent und zuverlässig erfüllt, ermöglicht Ihnen eine stressfreie Abwesenheit vom Arbeitsplatz.

Doch solch eine Stellvertretung findet sich nicht von alleine – Sie müssen sich Ihren Vertreter aufbauen, Schritt für Schritt!

Förderung Stellvertretung

Laut Definition ist ein Stellvertreter (Abkürzung: Stellv.) eine Person, die mit den notwendigen Befugnissen ausgestattet ist, bei Abwesenheit des eigentlichen Funktionsinhabers dessen Funktion zu übernehmen.

Verabschieden Sie sich von dem Gedanken: Stellvertretung überbrückt lediglich eine Vakanz

Eine Stellvertreterregelung, die sich lediglich auf die zu vertretenden Aufgaben, und nicht auf die zu vertretende Position richtet, stellt die Anforderungen an spezielle Tätigkeiten in den Vordergrund. Diese Betrachtungsweise führt dazu, dass die Aufgabe der Stellvertretung oft als „lästiges Übel“ angesehen wird, als zusätzliche Belastung und schnell mit einem negativen Ansehen verbunden ist.

Nutzen Sie statt dessen die Stellvertretung als ein Instrument der Motivation für potentielle Führungskräft

Ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Aufgabe als Manager ist die Überprüfung Ihrer Mitarbeiter auf potentielle Führungseigenschaften.

Die Stellvertreterregelung ist eine hervorragende Möglichkeit, zukünftige Führungskräfte aufzubauen. Denn mit der Übertragung der Funktion des Stellvertreters Ihrer Position und der damit verbundenen zeitweiligen Übertragung eines Teils Ihrer Arbeit geben Sie einem Führungskandidaten die Gelegenheit, seine Fähigkeiten unter Beweis zu stellen.

In diesem Fall beschränken Sie die Tätigkeiten Ihres Stellvertreters nicht auf die zu erledigenden Sachinhalte, sondern erweitern sein Tätigkeitsfeld um verantwortungsvolle Führungsaufgaben.

Und was könnte eine potentielle Führungskraft stärker motivieren, als während Ihrer Abwesenheit ihre Qualitäten erfolgreich unter Beweis stellen zu können.

Auswahl des Stellvertreters – auf diese Eigenschaften sollten Sie achten

Bei der Auswahl Ihres Stellvertreters - unter dem Aspekt eines potentiellen zukünftigen Führungskandidaten – sollten Sie alle Eigenschaften erwägen, die Ihr Mitarbeiter mitbringt. Achten Sie insbesondere auf

seine Loyalität zum Unternehmen
sein Engagement für den Beruf
seine Kommunikationsfähigkeiten
seinen Charakter (ausgeglichen und ausgewogen)
sein Selbstvertrauen

Schritt 2: Führungstraining – Ermöglichen Sie Ihrem Stellvertreter Weiterbildung und Praxiserfahrung

Das Angebot an Führungsseminaren ist groß. Gute Weiterbildungen zeichnen sich dadurch aus, dass sie die relevanten Eigenschaften und Qualitäten der potentiellen Führungskraft verstärken.

Doch das theoretische Wissen ist nicht ausreichend. Führung ist eine zwischenmenschliche Fähigkeit, die in der Praxis erprobt und ausgebaut werden muss. Geben Sie Ihrem Stellvertreter, Ihrem Führungskandidaten die Möglichkeit, eigene Erfahrungen zu sammeln und sich vor den Kollegen zu beweisen.

Es gibt genügend Gelegenheiten in der Praxis:

Leitung einer Arbeitsgruppe
Leitung eines kleinen Projektteams
Organisation einer abteilungsinternen Veranstaltung

Schritt 3: Delegieren Sie Befugnisse an Ihren Stellvertreter

Ein Stellvertreter ohne entsprechende Befugnisse ist keine wirkliche Stellvertretung, sondern wird zu einem Platzhalter reduziert.

Die Übertragung von bestimmten Aufgaben an Ihren Stellvertreter verlangt auch die Erweiterung seiner Verantwortlichkeiten. Je mehr Befugnisse Sie an ihn delegieren, desto stärker fordern Sie ihn, seine Kenntnisse und Fähigkeiten einzusetzen. So findet eine kontinuierliche Weiterentwicklung statt.

Angenehmer Nebeneffekt: Sie gewinnen wieder mehr Zeit, sich weiteren wichtigen Aufgaben zu widmen.

Geben Sie Ihrem Stellvertreter die Freiheit, auf seine persönliche Art und Weise zu handeln. So wie Sie Ihren persönlichen Stil entwickelt haben, muss auch Ihr Vertreter die Möglichkeit bekommen, sich entsprechend seiner Persönlichkeit zu positionieren.

Aufgepasst

Befugnisse zu delegieren bedeutet nicht, dass Sie diese abtreten. Letztendlich bleiben Sie als Vorgesetzter immer der Verantwortliche!

Schritt 4: Zeigen Sie Ihr Vertrauen in Ihren Stellvertreter

Die Auswahl Ihres Stellvertreters sollte ausschließlich auf dessen Leistungen und Fähigkeiten basieren.

Ernennen Sie einen Mitarbeiter über dessen Fähigkeiten hinaus, fühlt dieser sich schnell unwohl – und diese Unsicherheit beeinträchtigt seine Leistung. Bei Mitarbeitern, die sich übergangen fühlen, führt eine falsche Wahl leicht zu Demotivation.

Zeigen Sie darum deutlich Ihr Vertrauen in Ihren Stellvertreter. Haben Sie Ihre Wahl aufgrund seiner Befähigungen getroffen, wird er bereits nach kurzer Zeit Ihre Erwartungen erfüllen und Ihre Entscheidung rechtfertigen.

Wenn Sie sich für Ihren Stellvertreter entschieden haben, müssen Sie diese Information im Unternehmen offiziell bekannt geben. Eine kurze Information in der Abwesenheitsnotiz ist nicht ausreichend.

Es gehört auch zu Ihren Aufgaben, Ihre Vertretung allen relevanten Ansprechpartnern vorzustellen und sie im Vorfeld bereits in Arbeitsgruppen, Gremien etc. zu involvieren. Nur so kann Ihre Stellvertretung in Ihrer Abwesenheit erfolgreich und in Ihrem Sinne agieren.

Ihr Stellvertreter – ein Spiegel Ihrer Führungsqualitäten

Ihr Engagement in den Aufbau und die Förderung Ihres Stellvertreters wird belohnt!

Die Zeit, die Sie für diesen Auswahlprozess und dessen Umsetzung investieren, sparen Sie sich zukünftig in unliebsamen beruflichen Telefonaten während Ihres Urlaubs, in nächtlichen Email-Sitzungen während Ihrer Dienstreise, in aufwendiger Aufarbeitung an den ersten Arbeitstagen nach Ihrer Abwesenheit, etc.

Darüber hinaus gewinnen Sie Zeit für neue Aufgaben und Herausforderungen, die an Sie gestellt werden, während sich Ihr Stellvertreter verantwortungsvoll um die an ihn delegierten Aufgaben kümmert.

So spiegeln sich in der Umsetzung Ihrer Stellvertretung Ihre Führungsqualitäten wider: