Effiziente Meetings: 3 Tipps für den Umgang mit Störenfrieden

Effizientere Meetings: Richten Sie Ihren Blick auf all die Störenfriede

Es gibt viele Gründe, warum ein Meeting scheitert. Es scheitert, weil

1. es länger dauert als geplant.
2. nicht alle Agendapunkte besprochen werden konnten.
3. kein zufriedenstellendes Ergebnis erzielt wurde.
4. die Teilnehmer am Ende im Grunde nicht wissen, wer welche Aufgaben übernimmt.
5. zu viel und zu lange über Nebenschauplätze gesprochen wurde.
6. Störenfriede auftreten, die im Meeting den geplanten Ablauf subtil - und in den meisten Fällen aber ohne böse Absicht - boykottieren.

Die ersten beiden Punkte können dadurch behoben werden, indem Sie das Meeting gut vorbereiten und die Besprechung in Ruhe organisieren. Die Lösung für die Punkte 3 – 5 lautet: Besprechungen erfolgreich durch den Einsatz guter Kommunikationsmethoden – wie beispielsweise die „6-denkenden-Hüte“ - zu moderieren. Und auch für den letzten Punkt – Kollegen als Störenfriede – gibt es Möglichkeiten, deren Einfluss auf den Verlauf des Meetings zu reduzieren.

3 Tipps, wie Sie mit Störenfrieden umgehen – und so für effiziente Meetings sorgen

Tipp 1: Die 12 Störenfriede identifizieren

Wollen Sie eine Besprechung führen, ist das A und O das Vorbereiten. Nutzen Sie diese Zeit der Vorbereitung, um sich auch klarzuwerden, welche Störenfriede womöglich in der Besprechung „auftreten“ könnten. Sensibilisieren Sie sich dafür erst einmal für die 12 typischsten Störenfriede. Die interaktive Infografik „Meet the meeting killers“ stellt sie alle vor – und bietet Ihnen signifikante Merkmale der einzelnen „Querulanten“.

Für eine größere Darstellung der Grafik klicken Sie bitte hier. 

Identifizieren Sie in Ruhe die Typen, die üblicherweise in den vergangenen Meetings in Erscheinung getreten sind. Fragen Sie sich:

• Welchen Kollegen ordnen Sie welchem Typus zu?
• Woran erkennen Sie, dass er diesem Typus entspricht? Wie verhält er sich?
• Welcher Störenfried-Typus tritt regelmäßig auf – vielleicht auch in unterschiedlicher Besetzung?
• Wie wirkt sich dieser Typus auf das Meeting aus? Ruft er gar andere Störenfried-Akteure auf den Plan? Falls ja, welche? Welche Interaktion wird also durch ihn ausgelöst?
• Welcher Störenfried-Typus trat zur großen Freude bisher gar nicht auf?
  
  

  
  

Durch Ihre Analyse erkennen Sie, dass nicht alle Kollegen und/oder Mitarbeiter als Querköpfe auftreten und den Erfolg der Besprechung behindern. Vielmehr sind es einzelne, die durch ihr Verhalten ein effizientes Meeting in weite Ferne rücken lassen. Nur – und dies ist ganz wichtig -, gibt es eine hohe Anzahl von Kollegen, auf die Sie sich stützen können. Auch im Hinblick auf einen optimaleren Umgang mit Störenfrieden.

Tipp 2: Neue kommunikative Wege einschlagen

Dank Ihrer Analyse wissen Sie, welche Art der Störung auftreten kann. Vielleicht agiert ein Kollege als „Erbsenzähler“ und verwickelt alle in unnötige Detailfragen. Oder ein anderer Kollege lässt niemanden zu Wort kommen, weil er zum Dauerredner wird. Vielleicht werden Sie auch mit Killerphrasen konfrontiert.

In all diesen Momenten haben Sie als Moderator reagiert. Prüfen Sie in Ruhe:

• Welche Strategie haben Sie angewandt?
• Wie hat diese gegriffen?
• Wie können Sie zukünftig anders agieren?

Setzen Sie Ideen frei. Ideen, die Ihnen Raum bieten, neue kommunikative Wege einzuschlagen – beispielsweise

• beim Umgang mit Killerphrasen nachzufragen.
• mit Schlagfertigkeit zu kontern.
• Dauerredner geschickt zu unterbrechen und auf das Thema zurückzulenken.
• den „Erbsenzähler“ mit Worten wie „Das ist eine Detailfrage, die im Moment nicht von Belang ist. Wir klären gerade das Gesamtkonzept …“ zu stoppen.

Tipp 3: Teamkollegen einbinden

Als Moderator haben Sie die Zügel in der Hand. Sie lenken und steuern das Meeting. Allerdings heißt dies nicht, dass Sie alleine für den Umgang mit Störenfrieden verantwortlich sind. Die Teamkollegen spielen dabei eine entscheidende Rolle. Schließlich lassen sich die Kollegen vielleicht in Detailfragen verstricken, die der „Erbsenzähler“ auflistet. Oder alle schweigen, wenn der Dauerredner seine Monologe hält.

Überreichen Sie am besten bei Beginn des Meetings Kommunikationsregeln, die allen helfen, das Meeting zu einem erfolgreichen und effizienten zu machen. So binden Sie Ihre Teamkollegen in die Gestaltung der Besprechung mit ein. Denn, falls doch eine Regel gebrochen werden sollte, ist es dann ja ein leichtes auf diese hinzuweisen „Jeder redet nur eine Minute. Deine Redezeit hast du gerade überschritten.“