Effektivere Meetings: Ohne Vorbereitung konsequent vertagen

Viele Meetings büßen ihre Effektivität ein, weil Mitarbeiter unvorbereitet erscheinen. Ermahnungen führen oft zu nichts. Vertagen Sie konsequent die Besprechung – und Ihre Mitarbeiter werden zukünftig vorbereitet sein.

Die Gründe, die für dieses unvorbereitete Erscheinen sind immer dieselben:

• „Es war einfach keine Zeit.“
• „Die Unterlagen lagen zu spät vor.“
• „Im Arbeitstrubel habe ich dies vollkommen vergessen.“
• „Ein wichtiges Kundengespräch kam dazwischen.“
• „Mir war unklar, dass diese Unterlagen für dieses Meeting gelesen werden sollten.“

Meetings: Ohne Vorbereitung konsequent vertagen

Bisher haben Sie all diese (Pseudo-)Erklärungen akzeptiert und versucht das Beste daraus zu machen. In der Regel heißt es für Sie und Ihre vorbereiteten Mitarbeiter, eine kurze Zusammenfassung der Unterlagen zu geben. Im schlimmsten Falle müssen Sie noch unnötige Fragen beantworten, da die unvorbereiteten Mitarbeiter einiges missverstehen.

Fazit: Sie verlieren Zeit, müssen mehr Energie aufwenden und die vorbereiteten Mitarbeiter werden für ihren Einsatz bestraft. Beenden Sie dieses Spiel, Vertagen Sie ab heute konsequent jedes Meeting, sobald nur ein Mitarbeiter unvorbereitet erscheint. Der Lerneffekt wird garantiert groß sein.

Die Kunst des Vertagens

Schieben Sie Bedenken, wie es kostet zu viel Zeit oder löst ein Chaos in der Terminplanung aus, strikt beiseite. Denn die eventuell kurzfristigen Unannehmlichkeiten werden mittel- und langfristig vollkommen wettgemacht, da Ihre Mitarbeiter alle vorbereitet erscheinen werden. Bleiben Sie deshalb in jedem Falle konsequent, auch wenn der Erfolg nicht schon bereits beim nächsten Meeting eintritt. Teilen Sie dies Ihrem Team und Ihren Mitarbeitern mit, indem Sie klarstellen jedes Meeting zu vertagen, wenn nur ein Mitarbeiter unvorbereitet erscheint. 3 Varianten ein Meeting zu vertagen

• Die 15-Minuten-Variante: Verschieben Sie den Beginn des Meetings einfach um 15 Minuten. „Da Sie keine Gelegenheit gefunden haben, die Unterlagen durchzuarbeiten, stelle ich Ihnen nun 15 Minuten zur Verfügung. In dieser Zeit lesen Sie diese durch, während ich das restliche Team zu einem Kaffee in die Kantine einlade.“
• Die Heute-Nachmittag-Variante: Vertagen Sie die Besprechung auf den Nachmittag „Damit Sie ausreichend Zeit haben, die notwendigen Unterlagen zu studieren, treffen wir uns alle heute Nachmittag um 14.00 Uhr.“
• Die Morgen-um-10.00 Uhr-Variante: Verlegen Sie das Meeting um exakt einen Tag. Wenn Sie möchten, können Sie natürlich auch die Uhrzeit variieren. „Gerne räume ich Ihnen die zeitliche Möglichkeit ein, die Unterlagen zu lesen. Ich gebe Ihnen dafür 24 Stunden Zeit. Wir alle sehen uns morgen um 10.00 Uhr wieder.“

Hinweis:

Sollten einzelne Mitarbeiter wichtige Termine wahrnehmen müssen, befreien Sie diese selbstverständlich von der Teilnahme am Meeting. Das Besprechungsprotokoll und ein persönliches Gespräch wird sie später über den Inhalt des Meetings informieren.

Vertagen bringt Bewegung ins Team

Ihre neue Vorgehensweise wird für Unruhe sorgen. Denn durch das Vertagen müssen Ihre Mitarbeiter die eigene Zeitplanung umdisponieren. Für den einen oder anderen Mitarbeiter kann gar ein zeitlicher Engpass entstehen. Lassen Sie sich dadurch nicht von Ihrem Vorhaben abbringen.

Sie haben durch Ihr Vertagen eine Grenze gesetzt – für sich und für das Team. Sie akzeptieren nicht länger unvorbereitetes Erscheinen. Dank Ihrer Nicht-Akzeptanz erhalten auch vorbereitete Mitarbeiter das Recht ihren Unmut gegenüber unvorbereiteten Teammitgliedern zu äußern. Solche Äußerung hatte ja bisher keine Auswirkungen für den Betroffenen, dies hat sich jetzt  durch Ihre neue Vorgehensweise geändert. Sie stärken dadurch jedem vorbereiteten Teammitglied den Rücken.

Der bisher unterschwellige Unmut erhält somit Macht. Es entsteht ein Gruppendruck, der Ihr Vorhaben beschleunigen wird. Zukünftig wird jeder Mitarbeiter vorbereitet erscheinen, da er sonst Gefahr läuft, von Ihnen zurechtgewiesen zu werden oder von seinen Kollegen ein verärgertes Feedback zu erhalten.

Glaubwürdiges Vertagen gelingt nur mit eigener Verpflichtung

Der Lerneffekt funktioniert nur, wenn Sie auch Ihre Aufgaben im Vorfeld des Meetings erfüllen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern keinen Anlass mit Entschuldigungen den Ablauf des Meetings zu behindern. Prüfen Sie, ob alle Punkte von Ihnen erledigt wurden, damit jeder sich wirklich vorbereiten kann:

1. Unterlagen. Überlegen Sie, welche Unterlagen für das Meeting benötigt werden. Stellen Sie diese zusammen. Lassen Sie Ihre Sekretärin Kopien anfertigen. Diese Kopien erhält jeder Mitarbeiter mindestens eine Woche vor dem Meeting.

2. Ziele und Agenda. Formulieren Sie die Schwerpunkte, die anhand der Unterlagen besprochen werden sollen. Stellen Sie klar, welche Probleme anhand der Unterlagen diskutiert werden sollen, welche Zielfragen erörtert werden und welche Ergebnisse Sie anstreben. Dieser kleine Leitfaden dient Ihrem Mitarbeiter als Fokus. Beim Lesen der Unterlagen werden so Fakten und Informationen bewusster wahrgenommen.

3. Bestätigung des Erhalts. Entweder fordern Sie eine Lesebestätigung per E-Mail an oder Ihre Sekretärin lässt sich auf einer Namensliste den Erhalt quittieren.

4. Nachfragen. Fragen Sie am besten zwei Tage vor dem Meeting bei allen Mitarbeitern nach, ob die Unterlagen bereits gelesen wurden. Falls nein, fordern Sie sie verbindlichen auf, dies bis zum Meeting zu erledigen.